Vakantie? Laat Outlook het werk doen!

“Beste Wilma, Het is bijna vakantie en ik heb er zin in. Tijdens mijn vakantie is er niemand die mijn mails beantwoordt. Eerlijk gezegd, zie ik nu alweer op tegen mijn eerste werkdag. Ik ben mijn vakantie van drie weken dan meestal in een uurtje weer vergeten. Heb je een tip voor het snel verwerken van mijn e-mails?”

Een vraag die ik vaak krijg. Het antwoord erop is: JA. Ik geef je graag een paar tips om je e-mail sneller te kunnen verwerken. De stress die je ervaart bij terugkomst is voor een groot deel niet nodig. Is er niemand die jouw e-mails verwerkt tijdens je vakantie? Laat Outlook dat dan voor je doen.

JA/NEE sticker

Vergelijk je inbox met je deurmat thuis. Op mijn brievenbus prijkt een ja/nee sticker. Ik besluit daarmee grotendeels zelf wat er op mijn deurmat valt. Algemene folders en spam filter ik er op deze manier al uit. Voor geadresseerde folders of reclame meld ik me direct af. Doe dit ook voor oninteressante nieuwsbrieven die je in Outlook ontvangt, het scheelt je tijd.

Filteren

Automatische meldingen van ICT, mails met het woord ‘gebak’ of ‘taart’, nieuwsbrieven van de personeelsvereniging of mails met vakinhoudelijke tips. Dit zijn meestal niet de e-mailberichten die je na je vakantie als eerste wilt lezen. Laat ze door middel van een ‘regel’ binnenkomen in een speciale map. Zet deze map vervolgens bij je favorieten, zodat je er direct zicht op hebt. Na je vakantie vink je de ingestelde regels gewoon weer uit! Of wie weet vind je het zo handig, dat je ze laat aanstaan.

Gespreksweergave

In je telefoon of in webmail, worden e-mailberichten vaak standaard gegroepeerd op onderwerp weergegeven. Herken je dat? In Outlook staan standaard alle e-mailberichten over hetzelfde onderwerp ‘los’ verspreid in je inbox. Zeker als je terugkomt van vakantie, scant het natuurlijk veel makkelijker en sneller als de mails over hetzelfde onderwerp bij elkaar staan. Hoe doe je dat? Rangschik je e-mails op ‘datum’ of ‘ontvangen’, ga naar tabblad Beeld en vink het vakje voor Gespreksweergave aan. Nu worden alle e-mailberichten over hetzelfde onderwerp gegroepeerd weergegeven. Slim & snel!

Geschreven door: Wilma Nedermeijer

Wilma Nedermeijer is Microsoft Office Specialist en trainer in het (nog) slimmer werken met de Microsoft Office programma’s. Met ruim 25 jaar ervaring als managementondersteuner op zak leert zij secretaresses efficiënter te werken door óptimaal gebruik te maken van Microsoft Office. Hoe gebruik JIJ je gereedschap?