Wat is Microsoft Visio en hoe gebruik je het?

De ‘standaard’ office 365 programma’s zoals Outlook, Teams, Word en Excel zijn ons wel bekend. Office 365 heeft echter ook nog wat minder bekende programma’s, die eigenlijk ook heel handig zijn om eens te proberen. Een van deze programma’s is Microsoft Visio: een tool voor het maken van bijvoorbeeld (stoom)diagrammen, werkprocessen, plattegronden en andere visuals. In deze blogpost leggen we uit hoe Visio werkt en geven we een 5-tal handige tips.

Wat is Visio?

Visio is een applicatie binnen het Office 365 pakket, waarmee je professionele diagrammen kunt maken. Het biedt vele standaard sjablonen en vormen die je kunt gebruiken om processen, stroomschema’s en/of bijv. organogrammen te maken.

Waar vind je Microsoft Visio?

• Open daarvoor je Office 365 account, klik op de 9 puntjes aan de linkerkant en zoek daar tussen de apps naar Visio. Zie je Visio niet direct staan, klik dan eerst nog even op ‘al uw apps verkennen‘. Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien:

• Kies bijvoorbeeld voor Alle sjablonen. En zoek naar naar een passende diagram (er zijn er aardig wat beschikbaar).
• Je kunt ook nog kiezen uit verschillende andere categorieën, zoals bijvoorbeeld een procesbeschrijving en/of een figuur met daarin bijv. een productontwikkeling (deze vind je via algemeen). Zie onderstaand voorbeeld.

• Je kunt alles aanpassen, de kleur, tekst etc. etc.

Een lege tekening maken

• Klik op ‘nieuwe lege tekening maken’
• Sleep vervolgens de gewenste vormen naar het canvas en plaats ze op de juiste positie.
• Verbind de vormen met elkaar door lijnen te trekken. Dit kun je doen door op de gewenste vorm te klikken en vervolgens op een andere vorm te klikken om er een verbinding tussen te maken.
• Vul indien nodig tekst in bij de vormen om extra informatie toe te voegen.

Handige tips voor Microsoft Visio

• Gebruik rasterlijnen: om ervoor te zorgen dat je figuren netjes uitgelijnd zijn, kun je rasterlijnen inschakelen via het tabblad “View” (Weergave) en vervolgens “Gridlines” (Rasterlijnen). Dit helpt je om alles symmetrisch en georganiseerd te houden.
• Maak gebruik van lagen: Visio biedt de mogelijkheid om lagen aan je diagram toe te voegen. Hierdoor kun je bepaalde elementen op de voorgrond of achtergrond plaatsen, waardoor je meer controle hebt over hoe je diagram eruitziet. Je kunt lagen toevoegen via het tabblad “Home” (Start) en vervolgens “Layer” (Lagen).
• Pas automatische uitlijning toe: als je meerdere figuren hebt die je op een bepaalde manier wilt uitlijnen, kun je de automatische uitlijningstools van Visio gebruiken. Selecteer de objecten die je wilt uitlijnen, klik met de rechtermuisknop en selecteer “Align” (Uitlijnen) en vervolgens het gewenste type uitlijning, zoals “Align Left” (Links uitlijnen).
• Gebruik thema’s: Visio biedt verschillende thema’s waarmee je snel het uiterlijk van je diagram kunt aanpassen. Je kunt thema’s toepassen via het tabblad “Design” (Ontwerp) en vervolgens “Themes” (Thema’s). Hiermee kun je eenvoudig de kleuren en stijlen van je diagram wijzigen.
• Maak gebruik van sjablonen: naast de standaard sjablonen in Microsoft Visio kun je ook aangepaste sjablonen maken voor veelvoorkomende diagrammen of processen binnen jouw organisatie. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat alle documenten dezelfde professionele look hebben. Sjablonen kunnen worden opgeslagen via het menu “File” (Bestand) en vervolgens “Save As Template” (Opslaan als sjabloon).