Zo maak je eenvoudig en snel formulieren in Microsoft Forms

Het maken van formulieren kan soms een tijdrovende klus zijn, vooral als je het telkens opnieuw in Word moet opzetten. Gelukkig is er een slimmere manier om formulieren te maken en te beheren: met behulp van Microsoft Forms. Of je nu snel feedback wilt verzamelen, een aanmeldingsformulier voor een evenement moet maken, of een enquête wilt afnemen binnen je team, Forms biedt de perfecte oplossing. In dit artikel laten we je zien hoe je eenvoudig en professioneel een formulier kan maken met behulp van Forms.

Waarom Microsoft Forms?

Forms is zo simpel opgezet, dat iedereen het kan. Door de intuïtieve interface kun je snel formulieren opzetten, en omdat het onderdeel is van Microsoft 365, kun je het eenvoudig integreren met andere apps zoals Excel, Teams en SharePoint. Je hoeft dus niet langer tijd te verspillen aan het handmatig verzamelen en organiseren van antwoorden; Forms doet het gewoon voor je.

Stapsgewijze handleiding voor het maken van een formulier

Stap 1: Forms openen Om te beginnen, ga je naar de Microsoft Forms-website. Dit kan door simpelweg de ‘wafel’ (de 9 stipjes) linksboven in je Microsoft 365-dashboard te openen en ‘Forms’ te selecteren. Je kunt ook direct naar forms.office.com gaan en inloggen met je werkaccount.

Stap 2: Een nieuw formulier maken Klik op de knop ‘Nieuw formulier’. Geef je formulier een duidelijke titel en beschrijving. Dit helpt de invuller om te begrijpen waar het formulier over gaat en wat je van hen verwacht.

Tip: Forms heeft al een aantal standaard sjablonen voor je. Je kunt deze vrij gebruiken en naar wens aanpassen.

Stap 3: Vragen toevoegen Microsoft Forms biedt verschillende vraagtypen:

• Keuzevragen, tekstvakken voor open antwoorden, beoordeling etc.

Kies wat het beste past bij je situatie. Voeg vragen toe door simpelweg op ‘Nieuwe vraag’ te klikken. Denk erom dat je niet te veel verplichte vragen gebruikt, dit kan invullers afschrikken.

Stap 4: Gebruik vertakkingen voor dynamische formulieren. Met vertakkingen kun je de route die de invuller door het formulier volgt, aanpassen op basis van hun antwoorden. Dit is handig als je bijvoorbeeld verschillende secties hebt voor verschillende doelgroepen. Om vertakkingen in te stellen, klik je op de drie puntjes bij een vraag en selecteer je ‘Vertakkingen’.

Stap 5: Secties gebruiken. Als je veel vragen hebt, kunnen secties helpen om het formulier overzichtelijk te houden. Dit geeft de invuller de mogelijkheid om na elke sectie op ‘Volgende’ te klikken, waardoor het formulier minder overweldigend lijkt. Sectie vind je rechtsonder bij “nieuwe vraag toevoegen”.

3. Forms integreren met andere Microsoft 365-apps

Een van de sterke punten van Microsoft Forms is de naadloze integratie met andere Microsoft-apps. Zo kun je formulieren eenvoudig delen.

• Microsoft Teams: Je kunt een formulier direct in een Teams-kanaal delen of het gebruiken in een vergadering om real-time feedback te verzamelen. Dit is perfect voor snelle polls tijdens vergaderingen of om direct input van je team te krijgen.
• OneDrive en SharePoint: Sla je formulieren en de bijbehorende resultaten op in OneDrive of SharePoint om deze later met je team te delen. Zo heb je altijd alles bij de hand en raak je niets kwijt.
• Outlook: Stuur het formulier rechtstreeks vanuit Outlook naar de gewenste ontvangers. Hierdoor kun je snel reageren op verzoeken en feedback verzamelen zonder dat je aparte tools hoeft te gebruiken.

4. Praktische tips voor Microsoft Forms

Nu je de basis onder de knie hebt, zijn hier een paar tips om je formulier nog beter te maken:

• Wees voorzichtig met verplichte vragen. Te veel verplichte vragen ontmoedigt de invuller.
• Gebruik sjablonen: Heb je een formulier gemaakt dat je vaker gaat gebruiken? Sla het dan op als sjabloon voor toekomstig gebruik.
• Test je formulier: Bekijk altijd de preview van je formulier om te controleren hoe het eruitziet op verschillende apparaten, zoals desktop en mobiel.

5. Data analyseren en gebruiken

Als de antwoorden binnenkomen, kun je deze in Forms zelf bekijken, of je kunt de data exporteren naar Excel.

6. Tips voor een professioneel ogend formulier

Ook al zijn de opmaakopties in Microsoft Forms enigszins beperkt, er zijn toch enkele trucs die je kunt gebruiken om je formulier er professioneel uit te laten zien:

• Kies een passend thema: Het thema van je formulier kan bijdragen aan de uitstraling. Kies er eentje die past bij de huisstijl van je organisatie.
• Gebruik afbeeldingen en video’s: Voeg afbeeldingen of zelfs video’s toe om je formulier aantrekkelijker te maken en extra context te bieden.