Zo werkt de functie Voorwaardelijke Opmaak in Excel
Werk jij met Excel? Vast wel. Of het nu een klein overzichtje met een aantal bedragen of taken is of een groot aantal bestanden met veel gegevens, er is een functie die ideaal is om snel inzicht te krijgen.
Je doet dit met de functie Voorwaardelijke opmaak. Deze functie is in tal van situaties te gebruiken. Ik leg het je graag uit aan de hand van 2 voorbeelden.
Voorbeeld 1
Soms heb je een tabel met veel gegevens en wil je snel zien welke gegevens opvallen. Bijvoorbeeld omdat je in 1 oogopslag wilt zien welke verkoper het meeste heeft verkocht, welke vestiging het beste draait – of juist het slechtst. Met de functie Voorwaardelijke opmaak zie je dit direct. Bovendien hoef je niet handmatig gegevens te arceren als de cijfers wijzigen, de functie past dit rechtstreeks aan.
Voor dit voorbeeld heb ik een aantal verkopers met een omzet van dit jaar en een omzet van vorig jaar. De gegevens zijn (uiteraard) fictief. Welke verkoper vorig jaar de meeste omzet heeft gedraaid zie je vrij snel, voor dit jaar is het echter een stuk minder snel te zien.
Om dit eenvoudig te zien selecteer ik kolom C door eenmaal met de linkermuisknop op de C te drukken. Vervolgens ga ik op tabblad Start naar Voorwaardelijke opmaak, kies ik voor “Regels voor bovenste/onderste” en vervolgens voor “Bovenste 10 items…”.
Ik krijg dan dit scherm:
Hierin kan ik aangeven hoeveel cellen ik wil opmaken en hoe ik ze wil opmaken. Ik kies voor de 3 beste verkopers (dus 3 cellen) met een lichtgroene opvullen met donkergroene tekst (bij “Aangepaste indeling…” kan ik meer indelingen kiezen). Ik krijg direct te zien welke verkopers de beste opzet gedraaid hebben.
Zodra je gegevens aanpast, wordt de opmaak ook aangepast – als er tenminste een andere verkoper topverkoper is.
Ik kan dit ook voor kolom B toepassen. Kijk goed naar wat je wilt. Moeten de gegevens in de kolommen onderling vergeleken worden of niet? Wanneer ik kolom A en B apart vergelijk krijg ik andere gegevens dan wanneer ik kolom A en B samen vergelijk.
Natuurlijk zijn er ook vele andere opties mogelijk. Misschien wil je dat er een rode arcering wordt weergegeven als er een omzet minder is dan 10.000 euro en een groene arcering bij verkoop boven de 10.000 euro. Kies dan voor Markeringsregels voor cellen.
Voorbeeld 2
Voor een bepaald evenement wil ik mensen uitnodigen en ik wil snel kunnen zien wie zich al wel/niet heeft opgegeven. Natuurlijk kan ik dan een filter toepassen – zoals ik onlangs voor een blogartikel deed – maar het kan ook met Voorwaardelijke opmaak.
Ik selecteer kolom J, kies op tabblad Start voor Voorwaardelijke opmaak, Markeringsregels voor cellen en vervolgens voor “Tekst met…”.
Ik heb ook een kolom aangemaakt met een melding wanneer ik de persoon weer mag bellen. Hier heb ik ook een voorwaardelijke opmaak toepast, want ik wil dat het extra opvalt wanneer we de persoon weer mogen bellen.
Dan kies ik bij de Voorwaardelijke opmaak voor “Een datum op of in…”.
Deze opties geven dan het volgende resultaat. Ik zie direct wie zich nog niet opgegeven heeft en wie we komende maand mogen bellen.
Legio mogelijkheden
De mogelijkheden zijn natuurlijk eindeloos. Misschien heb je een cijferlijst waarop je de onvoldoendes extra op wilt laten vallen? Een takenlijst waarbij je openstaande taken snel wilt zien? Een overzicht met openstaande casussen waar je voor een bepaalde datum op moet reageren? Een lijst met apparaten die binnenkort weer gekeurd moeten worden? Of een lijst met een aantal dubbele e-mailadressen waarbij je de dubbele adressen wilt laten markeren?
De functie is in basis niet heel moeilijk toe te passen. Kijk even rustig tussen de mogelijkheden, waarschijnlijk vind je al snel wat je nodig hebt. Op mijn eigen website, Haal Meer Uit Office, schreef ik al eerder de volgende blogartikelen:
- Duplicaten weergeven of verwijderen
- Voorwaardelijke opmaak Excel tekst
- Voorwaardelijke opmaak Excel cijfers
Leestip: Bespaar veel werk met de functie Snel aanvullen (ook geschreven door Joyce)
Volg ons