5 redenen waarom ik zakelijk niet meer zonder OneNote kan 

OneNote… waar was je al die tijd?

Ik geef het toe: ik kan niet meer zonder, zowel zakelijk als privé, OneNote! Vroeger bewaarde ik informatie, acties en ideeën in papieren notitieblokken en links naar interessante websites in de ‘favorieten’ in mijn browser. Ik vond het ongestructureerd en merkte dat ik het lastig vond om informatie terug te vinden.

Wat is OneNote nu eigenlijk?

OneNote is een verzameling digitale notitieblokken, die, afhankelijk van hoe het binnen jouw bedrijf is ingeregeld, toegankelijk is op al je apparaten (mobiele telefoon, desktop, tablet etc.). In deze notitieblokken kun je niet alleen tekst kwijt (geschreven, gescand en getypt), maar ook afbeeldingen, filmpjes, links, audio-opnames en nog veel meer. De notitieblokken kun je gebruiken voor jezelf, maar je kunt er ook (gelijktijdig) in samenwerken met collega’s. Delen dus!

Hoe kun je OneNote gebruiken als secretaresse?

Wil je papierarm werken en minder e-mailen? Dan is OneNote een ideale oplossing. Maar hierover meer in een volgende blogpost! Ook vertel ik je later graag hoe je actielijsten en een secretariaatshandboek kunt maken en hoe je OneNote kunt inzetten als vergader- en notuleertool. Ook hoe je OneNote kunt inzetten om nóg beter met je manager te kunnen samenwerken.

Maar eerst..

5 manieren waarop ik OneNote zakelijk gebruik

Ik heb verschillende notitieblokken, net als ik dat had toen ik nog met papieren notitieblokken werkte. Eentje voor privé en meerdere voor zakelijk gebruik. Ik kan wel 100 manieren bedenken hoe ik OneNote inzet om slimmer te werken, maar ik heb een eerste selectie gemaakt van vijf.

1. Ideeën

“The mind is for having ideas, not holding them.”, zei David Allen al eerder. Helemaal mee eens. Ik bárst vaak van de ideeën voor een training, een blogpost of ik heb ineens de oplossing voor een probleem. Ik zet dit direct in OneNote. Ook als ik een interessante internetpagina tegenkom, waar ik later nog iets mee wil, zet ik die in mijn notitieblok. Ik hang er ook nog eens een ’tag’ of ‘label’ aan, dat ik ‘idee!’ heb genoemd. Makkelijk om later al mijn ideeën terug te vinden.

2. Informatie verzamelen voor nieuwe training

Een nieuwe training zet ik op in OneNote. Ik speur naar informatie op internet, sla interessante links of boeiende filmpjes op die op Twitter voorbijkomen. Alle informatie gaat in het notitieblok voor het opzetten van deze nieuwe training. Langzaam wordt alles steeds concreter en gestructureerder, net zo lang tot het perfect is! Dit notitieblok deel ik met mijn collega op basis van ‘alleen lezen’, zodat ze kan zien waar ik mee bezig ben.

3. Samenwerken met mijn collega

Mijn collega Vanessa Simons en ik bellen, appen, mailen, chatten en Skypen dagelijks. De ideeën, acties en vragen voor elkaar vlogen ons om de oren en voor we het wisten, zagen we door de bomen het bos niet meer. Practice what you preach! Om het bel-, app- en mailverkeer te beperken én overzicht te krijgen, zetten we verzonden offertes, afspraken, acties en vragen voor elkaar in ons gezamenlijke notitieblok.

4. Overdracht

Mijn collega en ik vervangen elkaar tijdens vakanties. Een goede overdracht is heel belangrijk. Natuurlijk kun je een overdracht over en weer mailen, maar ons doel is: e-mailverkeer beperken. Daarom dragen wij werk naar elkaar over in OneNote. Op basis van een paginasjabloon, waar de standaard werkzaamheden al in genoemd staan. Slim en snel!

5. Organiseren van een evenement

Stel dat je samen met twee collega’s een personeelsevenement organiseert. OneNote is daar perfect voor! Deel het notitieblok met elkaar. Maak secties voor bijvoorbeeld ‘restaurant’, ‘activiteit’, ‘vervoer’ en ‘deelnemers’ en zet hier je ideeën, afspraken, links, deelnemerslijst en reserveringen in. Zo ben je continue op de hoogte van elkaars bezigheden en afspraken.

Véél meer tips

Omdat ik nog véél meer tips heb over hoe je OneNote kunt inzetten in je dagelijks werk als secretaresse, volgt er nog een tweede deel van deze blogpost!

Tip: Nedermeijer Office organiseert samen met TopEfficiency op 7 maart 2017 een training OneNote voor ervaren secretaresses, managementondersteuners en PA’s. Leer die tips en trucs die voor jóu handig zijn!

Gebruik jij OneNote? Wil je met ons delen hóe?

Wilma Nedermeijer

Wilma Nedermeijer is Microsoft Office Specialist en trainer in het (nog) slimmer werken met de Microsoft Office programma’s. Met ruim 25 jaar ervaring als managementondersteuner op zak leert zij secretaresses efficiënter te werken door óptimaal gebruik te maken van Microsoft Office. Hoe gebruik JIJ je gereedschap?