5 Tips voor het maken van een goede procesbeschrijving

Secretaresses en Support Professionals zijn binnen hun organisatie vaak betrokken bij het vastleggen en up-to-date houden van allerlei procesbeschrijvingen. Goede procesbeschrijvingen zijn onmisbaar om uniformiteit- en kwaliteit van het werk te bereiken. Het maken van een goede procesbeschrijving is alleen bepaald geen sinecure. In dit blog geven we je daarom een aantal tips die je kunnen helpen om goede procesbeschrijvingen te maken en up-to-date te houden.

1. Stel vast wat het doel is

Voordat je begint met het maken een procesbeschrijving is het van doorslaggevend belang om eerst vast te stellen wat het doel van het betreffende proces is. Wat moet dit proces opleveren?  Dit kunnen ook cijfermatige doelen zijn. Of kwaliteitsdoelstellingen. Welke collega’s en afdelingen zijn er bij betrokken? Baken dit duidelijk af.

2. Gebruik duidelijke taal

Een goede procesbeschrijving moet duidelijk en begrijpelijk zijn. Dus iemand die niet direct is betrokken op het betreffende proces zou het ook moeten kunnen begrijpen. Hou dit continue in je achterhoofd terwijl je bezig bent met de procesbeschrijving. Gebruik zo min mogelijk vakjargon. En laat je procesbeschrijving ook regelmatig lezen door iemand die niet betrokken is bij het betreffende proces. Dit kan bijvoorbeeld een collega zijn van een andere afdeling.

3. Visualiseer het proces met afbeeldingen

Naast het beschrijven van het proces is het ook heel belangrijk om het proces inzichtelijk te maken met afbeeldingen. Dit maakt het makkelijker om de logica van het proces te begrijpen. Vaak worden hiervoor stroomdiagrammen gebruikt. Pijlen voor de richting van het proces bijvoorbeeld. En rechthoeken voor stappen in het proces. Maar stroomdiagrammen zijn niet de enige mogelijkheid. Je kan in een procesbeschrijving ook afbeeldingen gebruiken die een bepaalde handeling in het proces laten zien, dus hoe bijvoorbeeld een bepaald apparaat gebruikt moeten worden in het betreffende proces.

4. Betrek belanghebbenden bij de procesbeschrijving

Als support professional ben je vaak degene die processen beschrijft. Maar dit kan je natuurlijk niet doen zonder anderen te betrekken. Ten eerste moeten dit altijd de collega’s zijn die direct betrokken zijn bij het betreffende proces. Zij zijn immers degenen die er dagelijks mee werken. Maar betrek ook managers. Wellicht hebben zij inzichten die het proces kunnen vereenvoudigen of verbeteren. Wanneer het proces een doel heeft, is het ook heel belangrijk om te laten beoordelen of het betreffende proces de betreffende doelstelling behaald. Dit kan bijvoorbeeld een accountant zijn of een collega die verantwoordelijk is voor kwaliteitsmanagement.

Leestip: Zo kan jij als secretaresse ook procesoptimalisatie toepassen

5. Procesbeschrijvingen moeten up-to-date gehouden worden

Processen binnen organisatie veranderen continue. Vaak door nieuwe inzichten, mogelijke verbeteringen en andere doelstellingen. Het is daarom belangrijk om procesbeschrijvingen met enige regelmaat te toetsen en indien nodig te updaten. Plan door het jaar heen aan aantal momenten waarop de bestaande procesbeschrijvingen getoetst worden. Betrek hierbij dan, net als bij het opstellen van de oorspronkelijke procesbeschrijving weer degenen die in de praktijk bij het betreffende proces betrokken zijn. Zo zorg je er op een gestructureerde manier voor dat de procesbeschrijvingen waarvoor jij verantwoordelijk bent altijd zo up-to-date als mogelijk zijn.