6 adviezen voor het boeken van zakenreizen

Als secretaresse is het jouw taak om de zakenreizen van je manager te plannen en te boeken. Dit kan een uitdagende taak zijn, maar door de juiste stappen te volgen kun je een succesvolle zakenreis plannen en zo de eventuele stress verminderen. In dit blog hebben we een aantal adviezen om je te helpen bij het boeken van zakenreizen.

Ken de details van de reis

Voordat je begint met het boeken van de reis, moet je de details van de voorgenomen reis kennen. Waar gaat je manager heen? Wat gaat hij (of zij) doen op reis en wanneer? Vraag ook meteen naar eventuele loyaliteitsprogramma’s van bijvoorbeeld vliegtuigmaatschappijen. In dit stadium vraag je ook eventuele andere voorkeuren van je manager, zoals waar hij bijvoorbeeld graag zit in het vliegtuig (bij het raam? Of aan het gangpad?). Als hij gaat reizen binnen de EU, is reizen per trein of boot een optie?

Belangrijke Tip: Informeer ook meteen aan het begin van je zoektocht naar een eventueel reisbeleid van het bedrijf.

Maak een checklist

Een checklist zorg ervoor dat je niets over het hoofd ziet. De checklist bevat informatie over o.a. het regelen van visa, vaccinaties, conferentietickets, hotel- of dinerreserveringen.

Denk na over de behoeften van je manager

Denk na over wat je manager zoal nodig heeft tijdens de reis, zoals vluchten, transport, accommodatie, technologie, dinermogelijkheden en vrije tijd. Vragen die je jezelf hierbij kunt stellen zijn bijvoorbeeld:

• Wat zijn de favoriete reistijden of luchtvaartmaatschappijen?
• Is er een voorkeur voor bepaald vervoer, zoals een taxi, huurauto of het OV?
• Moet het hotel in de buurt zijn van een conferentiecentrum of kantoorgebouw?
• Welke restaurants zijn binnen handbereik en welke zijn ideaal voor lunch- of dinerbijeenkomsten?
• Is de wifi van het hotel gratis en veilig?
• Zijn reisadapters vereist voor de laptop en/of het opladen van de telefoon?
• Is het handig om een vertaalapp te downloaden of een lijst met populaire zinnen in een andere taal klaar te hebben?

Bespreek het budget

Houd rekening met de kosten van de reis en bespreek een duidelijk budget met je manager. Dit voorkomt verrassingen achteraf en maakt het gemakkelijker om keuzes te maken tijdens het boekingsproces.

Communiceer en adviseer

Zodra je alle boekingen hebt gemaakt en het reisplan hebt opgesteld, is het tijd om het te communiceren met je manager. Maak een afspraak om de details van het reisplan te bespreken en zorg ervoor dat alles goed is afgestemd. Zorg dus dat hij weet hoe laat hij waar moet zijn en ook hoe lang van tevoren hij op de luchthaven aanwezig moet zijn. Leg uit welke documenten hij wanneer nodig heeft (zoals een visum). Bespreek de te verwachte weersomstandigheden en adviseer je manager over wat hij het beste kan inpakken. Zorg er ook voor dat je eventuele vragen van je manager kunt beantwoorden (of kom er op een later moment  op terug) en geef advies waar nodig.

Wees flexibel en bied ondersteuning

Zelfs als je alles tot in de puntjes hebt gepland, kunnen er altijd onverwachte situaties ontstaan tijdens de reis. Zorg ervoor dat je flexibel en bereikbaar bent om eventuele problemen op te lossen. Op die manier zorg je ervoor dat je manager geen stress heeft tijdens de reis. Mochten er dan bijvoorbeeld problemen zijn met de vlucht, dan weet je manager dat hij op jou kan rekenen bij het vinden van alternatieve reisopties.

Tot slot

Het plannen van een zakenreis kan een hele uitdaging zijn, maar door deze stappen te volgen ben je weer een stuk beter voorbereid. Zo kan je je manager een succesvolle en stressvrije zakenreis bezorgen.

Leestip

• De verschillen tussen Nederlandse en Duitse omgangsvormen