Alles over notuleren

Vergaderingen zijn er in alle soorten en maten: fysiek, online, kort of eindeloos lang. Maar wat ze allemaal gemeen hebben? Er moet vaak een verslag van worden gemaakt. Notuleren klinkt misschien simpel, maar het vraagt best wat vaardigheden. Hoe zorg je ervoor dat je alles helder en beknopt vastlegt, zonder belangrijke punten te missen? En vooral: hoe maak je notulen die écht bruikbaar zijn voor iedereen? In dit artikel leggen we uit wat notuleren precies inhoudt, welke soorten notulen er zijn en geven we handige tips en tools waarmee jij als secretaresse het verschil kunt maken.

Wat is notuleren?

Notuleren betekent kort gezegd opschrijven wat er tijdens een vergadering is besproken en afgesproken. Het resultaat? Een verslag dat je collega’s helpt om bij te blijven, ook als ze er niet bij waren. Daarnaast zorgt het ervoor dat iedereen precies weet welke acties zijn afgesproken en wie wat gaat doen.

Als ondersteuner ben jij vaak degene die deze taak op zich neemt – en dat is best een verantwoordelijkheid. Heldere notulen maken echt het verschil: ze besparen tijd, zorgen voor duidelijkheid en voorkomen misverstanden. Zeker nu vergaderingen steeds vaker zowel fysiek als online plaatsvinden, is het belangrijker dan ooit dat je verslag kort, krachtig en vooral bruikbaar is.

Welke soorten notulen zijn er?

Zoveel organisaties, zoveel wensen. Het verschilt vaak per afdeling wat voor notulen er gemaakt moeten worden. Want de ene manager wil een schriftelijk verslag, de ander wil alleen een actie- en besluitenlijst. Over het algemeen zijn er drie soorten notulen:

• Een woordelijk verslag
  Bij een woordelijk verslag noteer je letterlijk wat elke spreker zegt. Dit wordt vaak gebruikt in formele situaties, zoals rechtbankverslagen of vergaderingen van de Tweede Kamer. Omdat dit type notulen veel werk vereist, wordt het meestal gedaan door stenografen in plaats van notulisten.
• Een samenvattend verslag
  Dit is de meest gebruikelijke vorm binnen bedrijven. Je vat samen wat er tijdens de vergadering is besproken. Dit type notulen is vooral handig bij vergaderingen waar veel onderwerpen behandeld worden. Hierin geef je de kern van de discussie weer zonder alle details.
• Een actie- en besluitenlijst
  Een actielijst is de kortste en meest overzichtelijke vorm van notuleren. Je noteert alleen de genomen besluiten en de acties die eruit voortvloeien. Dit is handig wanneer er snel duidelijkheid nodig is over wie wat moet doen, zonder dat mensen zich door een heel verslag hoeven te worstelen.

Hoe maak je goede notulen?

Goede notulen zijn helder, overzichtelijk en geven duidelijk weer wat er besproken is tijdens een vergadering. Ze bevatten voldoende details, maar zijn niet te langdradig. Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat je notulen altijd van hoge kwaliteit zijn:

• Probeer de notulen op dezelfde dag of de dag erna uit te werken, zodat alles nog vers in je geheugen zit. Dit helpt je om halve zinnen en steekwoorden die je tijdens de vergadering hebt genoteerd snel om te zetten in complete gedachten.
• Begrijp je een onderwerp niet helemaal? Vraag dan om uitleg aan je leidinggevende of een collega die aanwezig was. Je hoeft niet alles te weten, maar wel de essentie van wat besproken is.

Notuleren in hybride vergaderingen

Met de toename van hybride werken, waarbij sommige collega’s fysiek aanwezig zijn en anderen online deelnemen, zijn er extra aandachtspunten voor het notuleren. Hier zijn enkele tips voor als je gaat notuleren bij hybride vergaderingen:

• Zorg dat je de techniek op orde hebt. Iedereen moet, zowel online als in de vergaderruimte zelf, goed te verstaan zijn.
• Probeer de balans tussen fysieke en virtuele deelnemers goed in de gaten te houden. Soms kan een virtuele deelnemer minder zichtbaar zijn in de discussie, wat belangrijk is om te noteren.
• Overweeg om vergaderingen op te nemen (als de organisatie dat toestaat). Dit helpt bij het terugluisteren van details die je mogelijk gemist hebt.

Moderne hulpmiddelen gebruiken

Naast de traditionele manieren van notuleren, zoals met pen en papier of een laptop, zijn er tegenwoordig ook AI-tools die het notuleren eenvoudiger en sneller maken. Er is veel keuze in notulen software. Denk hierbij aan tools zoals bijvoorbeeld Ibabs, Indeqa en Parlaeus, waarbij de notulen, actielijsten en alle vergaderstukken samenkomen in één systeem. Dit zorgt voor een papierloze en overzichtelijke werkwijze.

Hoe kan je efficiënt(er) notuleren?

• Gebruik sneltoetsen: als je notuleert op je laptop, is het handig om sneltoetsen te gebruiken voor functies zoals kopiëren, plakken en het aanmaken van nieuwe alinea’s.
• Maak gebruik van sjablonen: dit helpt je om consistentie te bewaren en tijd te besparen.
• Werk met kleuren of vetgedrukte tekst: om belangrijke actiepunten of besluiten eruit te laten springen, kun je deze vetgedrukt maken of markeren met een kleur.

Hoe benadruk je de acties en besluiten in het verslag?

Vaak is de actie- en besluitenlijst het belangrijkste onderdeel van de notulen, omdat ze aangeven wat de vervolgstappen zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo maak je acties en besluiten herkenbaar in het verslag:

• Maak acties en deadlines vetgedrukt, zodat ze direct opvallen.
• Voeg een kort overzicht toe van alle acties en besluiten aan het einde van de notulen, zodat iedereen snel kan zien wat er is afgesproken.

Wat doe je bij discussies tijdens de vergadering?

Wanneer er tijdens een vergadering een discussie plaatsvindt, is het belangrijk om de belangrijkste voor- en tegenargumenten op te schrijven. Vermijd het gebruik van namen in alle soorten notulen om de discussie zo objectief mogelijk te houden.

Kan je Chatgpt gebruiken om notulen te maken?

Ja, dat kan. ChatGPT kan je op verschillende manieren helpen bij het maken van de notulen. Zo kan ChatGPT voor jou:

• Samenvattingen te schrijven
  Na een vergadering kun je de belangrijkste punten, acties en besluiten in steekwoorden of korte zinnen invoeren, en ChatGPT kan deze informatie omzetten in een goed gestructureerde, leesbare samenvatting of verslag.
• Helpen met de structuur
  ChatGPT kan helpen bij het opzetten van een duidelijke en overzichtelijke indeling voor je notulen. Bijvoorbeeld door te adviseren hoe je de notulen kunt opdelen in secties zoals “Opening,” “Besproken onderwerpen,” “Acties,” en “Besluiten.” Dit zorgt voor consistentie in je verslagen.
• Notulen opfrissen
  Als je notulen hebt geschreven, kan ChatGPT helpen om de tekst leesbaarder en professioneler te maken door zinnen vloeiender te formuleren, jargon te verduidelijken of dubbelzinnigheden te verbeteren.
• Informatie samenvatten uit vergaderingen
  Als je een transcript hebt van een vergadering (bijvoorbeeld met behulp van een tool zoals Otter.ai), kun je dat naar ChatGPT sturen en vragen om een samenvatting te maken of om de belangrijkste actiepunten en besluiten eruit te halen.
• Controle van spelling
  Na het maken van het verslag kan je ChatGPT vragen om de spelling te checken.

Wil je meer weten over hoe je ChatGPT effectief kunt inzetten bij het notuleren? Lees dan ons uitgebreide artikel Notuleren met ChatGPT en ontdek alle mogelijkheden!