De basis voor een zakelijke Engelse brief: voorbeeldzinnen

Testje: weet jij het verschil tussen yours sincerely en yours faithfully? Niet? Toch zit er wel degelijk een verschil tussen. Ken je de regels voor het schrijven van Engelse zakelijke brieven dan wel goed genoeg?

Aan een formele brief moet je net wat meer aandacht besteden dan aan een normale brief, vooral als deze Engels is. Er is namelijk ineens sprake van een zakelijke omgeving. Een brief is ook een soort ‘visitekaartje’ van het bedrijf. Als je ervoor zorgt dat er geen fouten in staan, geeft dat een professioneel imago mee.

In dit artikel lees je een aantal voorbeeldzinnen voor in brieven om je op weg te helpen.

Aanhef

Een zakelijke brief kan gericht zijn aan drie verschillende soorten ontvangers: bekend, onbekend of een groep mensen. Een bekende geadresseerde groet je bij naam. Dit kan zijn met de voor-en achternaam of een titel gevolgd door de achternaam.

Dear Mrs Walker,
Dear Tom Walker,

Als de geadresseerde onbekend is kun je Sir of Madam gebruiken.

Dear Sir/Madam,

Als je een groep mailt, kun je gebruik maken van ‘all’. Als je een specifieke mail stuurt naar leden van eenzelfde groep, bijvoorbeeld mensen met dezelfde functie, kun je deze groep benoemen.

Dear supervisors [leidinggevenden],
Dear all,

Reden van schrijven

Een brief kun je kort beginnen met het bedanken voor een eerdere e-mail als daar sprake van is, of het voorstellen van je bedrijf. Dit kan in een enkele zin. Daarna kun je het onderwerp van de brief introduceren door gebruik van één van de volgende standaardzinnen:

I am writing to enquire about…
I am writing in reference to…
I am writing in response to…

Een verzoek doen

Er zijn verschillende soorten verzoeken: sommige zijn erg direct en sommige zijn juist heel voorzichtig en indirect. Voorbeelden van zo’n heel beleefd, voorzichtig verzoek zijn:

Would you mind if…
I would be grateful if you could…
Would you be so kind as to…

Wat directere manieren om iets te vragen zijn:

Could you recommend…
You are urgently requested to…
We are interested in receiving…
Would you please send me…

Afsluiting

De afsluiting kun je gebruiken voor een tal van opties. Als je de ontvanger wilt inlichten waar hij of zij terecht kan voor verdere informatie, gebruik je:

If you have any questions, don’t hesitate to contact me.
If you require any further information, feel free to contact me.

Als je de klant wilt bedanken, gebruik je:

Thanks in advance,
Many thanks for your time,

Als je de klant vriendelijk wilt verzoeken om te antwoorden:

I look forward to hearing from you soon.
Please reply as soon as possible.

Groet

Een brief eindigt altijd met een groet, gevolgd door de ondertekening.

Yours sincerely,
Yours faithfully,
Kind regards,

Om even terug te komen op de test in het begin van het artikel: yours faithfully wordt gebruikt wanneer de geadresseerde onbekend is (dus bij Dear Sir/Madam) en yours sincerely wordt gebruikt als er een aanhef is waarin de naam van ontvanger wordt genoemd (bijvoorbeeld Dear Mrs Walker). Wedden dat jij dat nog niet wist?

Tip!
Lees ook het artikel “Zelfverzekerd telefoneren in het Engels? Zo doe je dat!”

Geschreven door: Anneke Panella – Drijver