Besluiten nemen is zo helemaal niet moeilijk
Door op een creatieve manier om te gaan met besluitvorming loopt een vergadering makkelijker.
Pas geleden zat ik een vergadering voor in een gebouw waar een werkruimte leeg zou komen. Er waren 3 kandidaten. Tijdens de discussie was duidelijk dat er geen eenstemmigheid was voor één van de kandidaten. Werd het een lang en moeizaam proces? Nee, hoor! Door te besluiten op de manier, die ik hieronder uitleg, werd het inzichtelijk voor iedereen, voorkwam ik een eindeloze discussie én vond iedereen het bovendien leuk.
In dit artikel geef ik je een methode om snel en op een visuele, leuke manier te besluiten. Besluitvorming duurt vaak (te) lang. Soms is het niet inzichtelijk wat er precies gebeurt en herhalen mensen zich. Ik beschrijf in dit artikel één situatie. Daarbij geef ik je handvatten om het sneller, leuker en inzichtelijker te gaan doen. Natuurlijk zijn er veel meer situaties denkbaar en ook veel meer methoden om snel tot een besluit te komen.
In jullie vergadering moet gekozen worden tussen verschillende alternatieven. Alle informatie is duidelijk. Toch is het moeilijk om erover te besluiten, want een deel van de mensen is voor het ene voorstel, een deel is voor een ander en de rest aarzelt nog. Er moet in deze vergadering besloten worden. Er ligt een behoorlijke tijdsdruk op.
In het ideale geval is de vergadering goed voorbereid en is alle informatie voor de vergadering al duidelijk. Jullie weten dat ik sterk voorstander ben van het heel goed voorbereiden van een vergadering. Tijdens de vergadering kunnen mensen vragen stellen en is er ruimte voor argumenten voor en tegen de voorstellen. Als dit allemaal helder is moet er besloten worden.
Een leuke en visueel inzichtelijk manier is mensen te laten kiezen door gekleurde post-its te plakken bij de verschillende voorstellen. Zet hiervoor de verschillende keuzemogelijkheden met een paar trefwoorden flink uit elkaar op een groot vel papier, een flip-over of een schoolbord. Geef iedereen 3 kleuren post-its. De ene kleur is de 1e keus, de tweede kleur is de 2e keus en de derde kleur de 3e keus. Plak alle drie de post-its in een hoek van het grote vel papier dat je gemaakt hebt met bij elk de rangorde. Zo ziet iedereen ook voor zich welke kleur welke keus is.
Iedereen kiest nu wat zijn of haar 1e, 2e en 3e keus is. Dat gebeurt door de verschillende gekleurde post-its bij de keuzemogelijkheden van het voorstel te hangen.
Kortom, door van te voren te bedenken hoe je een agendapunt vorm geeft, kan je het zowel snel als leuk en inzichtelijk laten gebeuren. Probeer deze methode eens!
Dit is maar één manier. Ik ken veel meer manieren om tot een besluit te komen.
Je kunt gratis op mijn website het e-boekje ’10 Tips over Besluitvorming’ aan vragen én je kunt meedoen op donderdag 21 februari 2013 van 16 tot 17 uur aan het gratis webinar (korte training) ‘Besluitvorming in je vergadering.’
Voor het webinar moet je je opgeven via deze link. vergaderendoejezo
Volg ons