Beveiliging Excel: zo lek als een mandje!

‘Mij kan niets gebeuren. Ik beveilig mijn bestanden en werkbladen altijd. Niemand kan dus bij mijn gegevens. Een goed gevoel!’

Helaas is de beveiliging in Excel zo lek als een mandje. Hoe goed je je bestanden, werkbladen, vensters en structuren beveiligt, met de juiste programma’s zijn deze wachtwoorden relatief gemakkelijk te kraken.

Jij bepaalt

Heeft beveiligen dan geen zin? Natuurlijk heeft beveiligen wel voordelen. Door een wachtwoord op een bestand aan te brengen, kun je bijvoorbeeld zelf bepalen wie van je collega’s een bestand kan openen of bewerken. Een wachtwoord op een werkblad kan ervoor zorgen dat niemand cellen kan aanpassen buiten jouw medeweten.

Beveiligen = veilig stellen

‘Maar mijn collega’s vertrouw ik wel!’ Gelukkig maar. Je mag er ook van uitgaan dat de meeste mensen te goeder trouw handelen en niet direct al je wachtwoorden proberen te kraken.

Toch is het goed om je kostbare documenten ook tegen collega’s te beveiligen. Niet omdat ze kwaad willen, maar omdat er op de werkvloer zo gemakkelijk iets fout kan gaan. Formules worden per ongeluk veranderd, cellen zonder opzet gewijzigd, werkbladen per vergissing verwijderd. ‘Sorry. Stom van me!’

Zet er dus wel een wachtwoord op. Voor alle zekerheid.

Beveiliging tegen derden

Stuur je wel eens beveiligde, maar gevoelige informatie via een Excelbestand naar derden? Nooit doen! Het lijkt handig: je hebt een mooi Excel bestand dat zó naar de klant kan. Alleen de kolommen met BSN nummers gaan hem niets aan.

Geen probleem: je verbergt deze kolom gewoon. Zo gedaan. Maar net zo goed als jij zelf een kolom kunt verbergen, kan een ander het wachtwoord kraken en de kolom weer tevoorschijn halen.

Advies: maak in zo’n geval een pdf van het bestand. Stuur dus nooit een Excel bestand met verborgen kolommen naar derden. Voor je het weet liggen de gegevens op straat.

Wachtwoord kwijt?

Je hebt netjes beveiligd maar nu ben je je wachtwoord kwijt. Geen nood. Er zijn diverse programma’s die wachtwoorden kunnen kraken. Maar de vraag is wat die programma’s vervolgens met je bestanden en wachtwoorden doen.

Mijn advies? Niet gebruiken!

Hoe beveilig je een bestand?

• Kies voor Opslaan als in het menu Bestand
• Selecteer Extra en dan Algemene opties
• Geef een wachtwoord in voor Openen en (indien gewenst) Schrijfbevoegdheid
• Herhaal het wachtwoord of de wachtwoorden
• Sla het bestand op.

Nu zit er een wachtwoord op het bestand.

Een beveiliging op een werkblad?

• Selecteer de cellen die aangepast mogen worden na beveiliging
• Kies vervolgens Celeigenschappen
• Klik op het tabje Bescherming
• Haal het vinkje weg bij Geblokkeerd, en sluit af met Ok
• Klik in het menu Controleren op Blad beveiligen. (In Excel 2003 ga je naar Extra > Beveiliging > Blad beveiligen)
• Bepaal door vinkjes te plaatsen wat de gebruiker nog wel en niet mag uitvoeren. Zo kun je er voor kiezen om filteren of het aanpassen van celeigenschappen nog wel toe te staan
• Klik op Ok. Er wordt nu nogmaals gevraagd het wachtwoord in te geven.

Het werkblad is nu beveiligd.

Handige Excel tips

De EN functie kan je veel rekenwerk uit handen nemen. Helaas weten veel mensen alleen niet hoe deze handige rekenfunctie werkt. Wat kun je eigenlijk met de EN formule in Excel?

Kom je er toch niet (helemaal) uit? Of heb je vragen of advies nodig over het beveiligen van bestanden of werkbladen? Neem dan gewoon even contact op!

Jort van Woggelum

Ter Zake Excel staat voor inzicht, overzicht en resultaat!

Ter Zake Excel levert je overzicht en inzicht. Je ontdekt het scala aan mogelijkheden dat Excel biedt. Met die informatie kun je jouw vaardigheden uitbreiden en boek je gegarandeerd resultaat.

‘Als je focust op kosten, gaat de kwaliteit omlaag. 
Als je focust op kwaliteit, gaan de kosten omlaag.’