De balans in een grote vergadering
In dit artikel ga ik in op de balans in een grote vergadering en graag geef ik je een tip om die op een prettige en resultaat gerichte manier te laten verlopen.
Het is lastig om met een grote groep te vergaderen en toch van iedereen de inbreng te krijgen die hij of zij zou kunnen geven. Je beoogt met een vergadering om optimaal gelegenheid te geven aan de deelnemers om hun kennis en ervaring in te zetten.
Hoe doe je dat in een grote vergadergroep? Hoe vind je de balans tussen met veel mensen vergaderen en toch alle meningen, kennis en ervaringen meenemen?
Ik raad je aan om de groep voor de belangrijke discussieonderwerpen te splitsen in kleinere groepen. Een groepje van 5 of 6 mensen is ideaal. Vraag in elke groep of iemand het wil voorzitten. En vraag of iemand aantekeningen maakt.
Geef ze beperkte tijd. Zeg dat ook. Zeg dat ze bijvoorbeeld een kwartier de tijd hebben om hun meningen te geven over het discussieonderwerp.
In een kleinere groep kan iedereen zijn of haar zegje doen en zijn of haar kennis en ervaring inbrengen.
Vraag of ze aan het eind de conclusies verwoorden in de groep.
Dan staat iedereen in de kleine groep achter hetgeen de vertegenwoordiger later vertelt.
Dan vertelt in de hele groep één iemand van elke groep wat er uit zijn of haar groep is gekomen. Aanvullingen vanuit de groep zijn welkom, maar hou dat kort.
De voordelen van deze aanpak:
- Je krijgt de inbreng van iedereen.
- De deelnemers zijn meer betrokken bij het agendapunt en weten zich gehoord.
- Het scheelt veel tijd. Je besteed een kwartier extra aan uiteen gaan in groepen, maar daarna is maar één iemand van de groep aan het woord. Wat hij of zij zegt is goed doordacht en al een samenvatting van de meningen in de groep. Je krijgt een overzichtelijke, kortere vergadering
Carla van den Bos
Wil je meer over besluitvorming in grote groepen weten? Dat is één van de onderwerpen in de online training ‘Besluitvorming, de verdieping’, die Carla op dinsdag 19 november geef. Opgeven doe je via deze link.
Volg ons