De impact van kunstmatige intelligentie (AI) op het secretariaat

In de afgelopen jaren hebben de mogelijkheden op het gebied van kunstmatige intelligentie een enorme vooruitgang geboekt. In potentie biedt dit ook heel veel mogelijkheden voor toepassing ervan op het secretariaat. Maar naast kansen, zijn er ook mogelijke bedreigingen die de vooruitgang van kunstmatige intelligentie met zich meebrengen. In dit blog gaan we op zowel de voor-als nadelen in.

De voordelen

1: Automatisering van routinematige taken:

Kunstmatige intelligentie maakt het mogelijk om bepaalde routinematige taken (grotendeels) te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan agendabeheer, het beantwoorden van veelvoorkomende vragen en andere veelvoorkomende en repeterende werkzaamheden. Het voordeel hiervan is dat je als secretaresse meer tijd overhoudt om uitdagendere en complexe taken op te pakken.

Leestip: Zo werkt de Voorwaardelijke Opmaak functie in Outlook

2: Efficiëntie

Wanneer je kunstmatige intelligentie inzet ter ondersteuning bij een aantal taken verhoog je je eigen productiviteit. Je kunt hierdoor je tijd efficiënter en effectiever inzetten. Denk bijvoorbeeld aan taken als document- en e-mail beheer. Dit kan met de inzet van kunstmatige intelligentie vele malen effectiever dan je tot nu toe gewend was.

Leestip: Hoe kan je ChatGPT gebruiken om beter met Office te werken?

3: Communicatie en samenwerking

De communicatie binnen jouw organisatie kan je ook met behulp van kunstmatige intelligentie verbeteren. Een hele praktische toepassing is bijvoorbeeld het in real-time (laten) maken van notulen tijdens een overleg of vergadering (bijvoorbeeld met Slack GPT). En deze te delen met de deelnemers en andere belanghebbenden. Hierdoor  is iedereen veel sneller op de hoogte van relevante ontwikkelingen en kan dit de onderlinge samenwerking verbeteren.

De mogelijke nadelen

1: Mogelijk verlies van werkgelegenheid

Het verregaand automatiseren van met name routinematige taken vormt een potentiële bedreiging voor de werkgelegenheid van secretaresses. Maar de toepassing van kunstmatige intelligentie op de werkvloer biedt ook nieuwe mogelijkheden. Er ontstaan juist door de toepassing van kunstmatige intelligentie ook nieuwe taken en rollen op het secretariaat. Vaak met meer inhoud en specialisaties.

2: Privacy en gegevensbeveiliging

Kunstmatige intelligentie en de toepassing daarvan maakt dat allerlei systemen enorme hoeveelheden data verwerken. Vaak ook data die allerlei vertrouwelijke en privacy gevoelige inhoud hebben als e-mails en andere documenten. Het is dus noodzakelijk dat onze datastromen en systemen optimaal beveiligd zijn om hacks en als gevolg daarvan datalekken te voorkomen. Hierin zijn de komende jaren enorme investeringen nodig in het Nederlandse bedrijfsleven.

3: Gebrek aan menselijke interactie

Het op grote schaal inzetten van kunstmatige intelligentie op de werkvloer kan leiden tot veel minder menselijke interactie. En dat wordt door veel mensen als onwenselijk gezien. Kan jij je voorstellen dat je de hele dag alleen met een computer of robot zou moeten communiceren? Het is dus belangrijk om in de toekomst een gezonde balans te vinden tussen het efficiënt gebruik maken van kunstmatige intelligentie en het in stand houden van menselijke relaties met collega’s en klanten.

De mogelijkheden om kunstmatige intelligentie te gebruiken in je werk zijn legio. Ze maken dat je efficiënter en effectiever kunt zijn. Bovendien verbeteren ze de kwaliteit van je output. Tegelijkertijd is er nog best veel onduidelijk over de mogelijke risico’s. Dat niets helemaal hetzelfde zal blijven is wel duidelijk. Zorg er dus voor dat je op de hoogte blijft van de ontwikkelingen op dit gebied.

Tip: wekelijks op de hoogte blijven van al het nieuws op secretarieel gebied? Abonneer je dan gratis op onze e-zine.