De kunst van diplomatiek zijn: praktische communicatietips

Als secretaresse bevind jij je in het hart van de organisatie, waar je continu schakelt tussen verschillende mensen en taken. Je communiceert dagelijks met collega’s, managers en externe partijen. In deze dynamische en hectische omgeving is het belangrijk om je boodschap duidelijk en respectvol over te brengen. Diplomatiek zijn is hierbij een sleutelvaardigheid; het maakt het verschil tussen een soepele samenwerking en situaties vol frustratie. In dit artikel delen we praktische tips om je communicatievaardigheden te versterken. We laten zien hoe je assertief kunt zijn zonder agressief over te komen, hoe je empathie kunt tonen en hoe je professioneel taalgebruik kunt hanteren. Concrete voorbeelden die je echt gaan helpen.

#1 Assertiviteit: de basis van sterke communicatie

Assertiviteit is het vermogen om je eigen mening en behoeften duidelijk en respectvol te uiten, zonder de ander te schaden.

Tip: Gebruik hiervoor de Ik-boodschap

• In plaats van te zeggen: “Jij bent altijd te laat met je rapporten,” kan je ook zeggen: “Ik merk dat ik moeite heb mijn werk op tijd af te krijgen als de rapporten te laat binnenkomen.”
• In plaats van te zeggen: “Je luistert nooit naar mijn ideeën,” kan je ook zeggen: “Ik zou graag zien dat mijn ideeën ook overwogen worden in onze discussies.”

Door de Ik-boodschap te gebruiken, vermijd je beschuldigingen en creëer je een open en constructieve dialoog. Dit helpt misverstanden te voorkomen en bevordert een positieve werkomgeving.

#2 Empathie: inleven in de ander

Empathie is het vermogen om de gevoelens en perspectieven van anderen te begrijpen en te delen. Het helpt je om beter te communiceren, conflicten te vermijden en is een belangrijk aspect van diplomatiek zijn.

Tip: Actief luisteren

• Wanneer een collega zijn zorgen deelt over een project, kan je reageren met: “Het klinkt alsof je je echt zorgen maakt over de deadline. Wat kunnen we doen om dit te verlichten?”
• Als een klant ontevreden is over een dienst of product kan je zeggen: “Ik begrijp dat dit frustrerend voor u is. Laten we kijken hoe we dit kunnen oplossen.”

Actief luisteren betekent volledig aanwezig zijn in het gesprek, oogcontact maken en bevestigen wat de ander zegt. Dit toont respect en helpt je om de kern van het probleem te begrijpen, zodat je effectiever kunt reageren.

#3 Professioneel taalgebruik: helder en respectvol communiceren

Tip: Vermijd jargon en gebruik duidelijke taal

• In plaats van te zeggen: “We moeten de KPI’s alignen met de Q3 targets,” kun je zeggen: “We moeten ervoor zorgen dat onze doelstellingen voor het derde kwartaal overeenkomen met onze prestatie-indicatoren.”
• In plaats van: “Kun je ASAP de feedback doorsturen?” kun je zeggen: “Kun je de feedback zo snel mogelijk doorsturen?”

Het vermijden van jargon en het gebruik van duidelijke taal zorgt ervoor dat iedereen de boodschap begrijpt. Dit is vooral belangrijk in een diverse werkomgeving waar niet iedereen dezelfde achtergrondkennis heeft.

4. Conflictoplossing: blijf kalm en constructief

Conflicten zijn onvermijdelijk, maar hoe je ermee omgaat, kan een groot verschil maken.

Tip: Blijf kalm en neutraal

• Als er een conflict is tussen twee collega’s is, kan je zeggen: “Laten we even rustig gaan zitten en proberen te begrijpen waar het probleem ligt. Wat zijn jullie zorgen?”
• Bij een meningsverschil met een manager, kan je zeggen: “Ik begrijp je standpunt, maar ik zou graag mijn perspectief willen delen om een beter beeld te krijgen van de situatie.”

Door kalm en neutraal te blijven, laat je zien dat je bereid bent om naar beide kanten van het verhaal te luisteren en een oplossing te vinden die voor iedereen werkt. Zo voorkom je escalatie en help je bij het vinden van een constructieve oplossing.

5. Feedback geven en ontvangen: constructief en respectvol

Feedback is een belangrijk onderdeel van professionele groei en diplomatiek zijn: het moet echter wel op de juiste manier worden gegeven en ontvangen.

Leestip: Hoe ga je om met een getalenteerde, maar ineffectieve manager?

Tip: Gebruik daarvoor de sandwich-methode

• Voorbeeld 1: “Je hebt geweldig werk geleverd met het organiseren van dit bedrijfsevenement. Een verbeterpunt is om de volgende keer nog meer aandacht te besteden aan de planning. Maar over het algemeen was het een groot succes!”
• Voorbeeld 2: “Ik waardeer echt hoe je met klanten omgaat. Een suggestie zou zijn om iets meer tijd te besteden aan het documenteren van klantvragen. Maar je klantgerichte houding is een groot pluspunt.”

De sandwich-methode houdt in dat je begint met een positief punt, gevolgd door het verbeterpunt en eindigt met iets positiefs. Dit zorgt ervoor dat de feedback niet te hard aankomt en de ontvanger zich gewaardeerd voelt.

Effectieve communicatie is een vaardigheid die constante oefening en aandacht vereist. Door assertiviteit, empathie en professioneel taalgebruik te integreren in je dagelijkse interacties, kun je niet alleen je eigen werk verbeteren, maar ook bijdragen aan een positievere en productievere werkomgeving. Onthoud dat diplomatiek zijn niet betekent dat je jezelf moet wegcijferen, maar dat je manieren vindt om je boodschap duidelijk en respectvol over te brengen.