De secretaresse: een onmisbare schakel voor iedere organisatie

In de loop der jaren is de rol van secretaresse nogal veranderd. In dit blog bespreken we wat een secretaresse is, wat de taken en verantwoordelijkheden zijn, welke vaardigheden deze persoon nodig heeft en waarom de rol een onmisbare schakel is voor iedere organisatie.

Een secretaresse is iemand die werkt als ondersteuner of assistent van een afdeling, manager, directeur en/of andere functionaris binnen een organisatie. De rol van secretaresse is veelal organiserend en administratief van aard, maar de laatste jaren komen daar ook taken en verantwoordelijkheden op het gebied van Marketing, Communicatie en Personeelszaken (HR) bij.

De werkzaamheden

Er zijn een aantal ‘algemene’ secretariële werkzaamheden die een secretaresse bij vrijwel ieder bedrijf wel uitvoert. Denk hierbij aan (complex) agendabeheer en het organiseren en notuleren van vergaderingen en evenementen.

Verder zijn er ook nog een groot aantal ‘extra’ of andere ‘complexere’ werkzaamheden te bedenken die wel per organisatie kunnen verschillen. Zo zal een secretaresse die werkt bij een internationale organisatie ook de zakenreizen organiseren. Een juridisch secretaresse die bij een advocatenkantoor werkt zal voornamelijk bezig zijn met het opmaken en corrigeren van contracten en andere juridische documenten. Deze persoon zal er ook voor moeten zorgen dat de documenten, op tijd, bij een rechtbank aangeleverd zijn. Een medisch secretaresse die in een ziekenhuis of andere medische instelling werkt, zal weer meer werkzaamheden hebben die gericht zijn op het beheer van het elektronisch patiënten dossier.

Daarnaast zijn er ook secretaresses die coördinerende en/of leidinggevende taken hebben. Zij zijn dan ook belast met het inplannen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. En zij zullen dan ook de dagelijkse werkzaamheden van zijn of haar team moeten coördineren. Kortom, de werkzaamheden van een secretaresse zijn heel erg divers en natuurlijk ook afhankelijk van de organisatie waar deze persoon werkzaam is.

Belangrijke vaardigheden

Om een succesvolle ondersteuner te zijn moet je beschikken over een aantal belangrijke vaardigheden. De eerste vaardigheid die we bespreken zijn de organisatorische vaardigheden. Het is erg belangrijk dat je als ondersteuner overzicht kunt aanbrengen én houden in de verschillende werkzaamheden. Je moet daarbij ook in staat zijn om in de werkzaamheden te prioriteren en te plannen. Daarbij is het nodig dat je niet meteen in de stress schiet als er veel werk is.

De volgende vaardigheid zijn de communicatieve vaardigheden. Een ondersteuner moet in staat zijn om helder en beknopt te communiceren met collega’s en klanten, op verschillende niveaus.

Een andere vaardigheid betreft het vermogen om informatie te verwerken en te analyseren. Je moet als secretaresse in staat zijn om de informatie zo snel mogelijk ‘echt te begrijpen’. Op die manier ben je in staat om snel actie te ondernemen als dat nodig is. Dit vereist een combinatie van zowel analytische als creatieve vaardigheden.

Digitale vaardigheden zijn ook steeds belangrijker. Op technologisch gebied veranderen er zoveel dingen in een rap tempo, dat het al een hele uitdaging op zich is om alles bij te houden. Een ondersteuner moet daarom ook echt digitaal vaardig zijn. Met het volgen van cursussen op het gebied van Office 365, Outlook, PowerPoint, Teams, Excel en andere online tools schroef je je digitale vaardigheden een heel eind op. En vergeet ook vooral niet de vaardigheden op het gebied van Security. Werknemers zijn vaak een zwakke schakel en dat komt door onwetendheid. Zo voeren zij vaak updates uit terwijl dat helemaal niet nodig is. De secretaresse kan daarbij helpen door het creëren van een stukje bewustwording bij collega’s. Het is dan vooral belangrijk dat de interne communicatie verbeterd wordt. Ook daar kan de secretaresse een belangrijke rol bij spelen.

Wat verdient een secretaresse?

Een secretaresse op mbo-niveau verdient tussen de € 2500 tot € 2700/€ 2900 euro bruto op basis van een fulltime dienstverband*. Een starter verdient ongeveer 2000 tot 2500 euro bruto per maand o.b.v. fulltime. En naarmate de taken en verantwoordelijkheden toenemen, wordt ook het salaris wat hoger: € 2700/€ 2900 bruto o.b.v. fulltime. De max ligt ongeveer rond de € 4000 als je managementassistent(e) of directiesecretaresse werkzaam bent. Een functie op  bestuursniveau kan zelfs oplopen tot € 5000 bruto per maand.

*bron: randstad

Veranderingen in het secretaressevak

Vroeger werd de secretaresse vooral gezien als de dame die de koffie rondbrengt. De laatste jaren is het secretaressevak dermate veranderd dat het wel echt een essentiële en onmisbare rol is in elke moderne organisatie.

Zo kan de secretaresse een belangrijke rol spelen bij het waarborgen van de efficiëntie en effectiviteit van een bedrijf. Zij denken steeds vaker ook proactief mee en kunnen zo helpen bij het creëren van een gestroomlijnde en georganiseerde werkomgeving. Ze kunnen een belangrijke schakel zijn tussen leidinggevenden en andere medewerkers binnen de organisatie. Ze fungeren dan als verbindende schakel tussen verschillende afdelingen en/of projecten. Het kunnen coördineren en managen van projecten wordt daarbij ook een belangrijke vaardigheid. Scholing en het volgen van een vervolgopleiding blijft daarbij dan ook altijd van essentieel belang.

Secretaresse vacatures

Wil jij aan de slag als secretaresse of ben je op zoek naar een collega-secretaresse? Waar vind je dan secretaresse vacatures? Er zijn verschillende online vacature banken zoals Indeed, Nationale Vacaturebank en tegenwoordig ook gewoon via Google zoeken. Op SecretaresseNet is er ook een vacature-overzicht.

Een cruciale rol

In sommige gevallen, vooral bij ondersteuners die ook leidinggevende taken hebben, kan een secretaresse ook verantwoordelijk zijn voor het trainen en begeleiden van nieuwe medewerkers. Hierbij komt dan ook het stukje personeelsmanagement kijken.

En ook bij het opzetten van nieuwe processen en werkprocedures kan een secretaresse een cruciale rol spelen. Denk hierbij aan het samenwerken met collega’s van verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat nieuwe procedures op de juiste manier worden geïmplementeerd én ook worden opgevolgd.

Hopelijk is na het lezen van dit blog het belang van een secretaresse binnen een organisatie voor iedereen duidelijk: een professionele en deskundige secretaresse die de dagelijkse activiteiten van een bedrijf ondersteunt en coördineert is van vitaal belang voor een organisatie. Door hun werk zorgen zij ervoor dat leidinggevenden en collega’s efficiënter en effectiever kunnen werken en zo kan een organisatie blijven groeien en ontwikkelen.