De voorzitter praat
Bij het webinar ‘Voorzitten van een vergadering’, dat ik op 25 september gaf, stelde iemand de vraag wat je moet doen als de voorzitter de meeste informatie over de vergaderpunten heeft.
Dat is lastig. Want dan lopen twee rollen door elkaar. De ene is de rol van de voorzitter en de tweede is de rol van informatiegever.
Als die twee rollen door één iemand vervuld worden krijg je de vreemde situatie dat de voorzitter zichzelf het woord zou moeten ontnemen als hij of zij te veel praat. Dat gebeurt nooit. Hij of zij kan zichzelf altijd het woord geven en kan dan de hele vergadering vol praten.
Dat is niet de bedoeling van een vergadering. Je probeert juist iedereen aan het woord te laten komen.
Daarom raad ik je aan die twee rollen niet bij dezelfde persoon te leggen.
Als de voorzitter over een punt informatie geeft kan de vice-voorzitter, of iemand anders die dat wil, dit punt voorzitten en zorgen dat de voorzitter zich ook aan de gestelde tijd en regels houdt.
Dit geeft duidelijkheid en is voor zowel de voorzitter als voor de vergaderdeelnemers prettiger.
Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Met dank aan: Carla van den Bos
Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link: ‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
Wat een goede tip Carla! Ik herken dit probleem direct, want ook ik heb vergaderingen voorgezeten waarbij ik vooral veel informatie moest geven. Het ging in dat geval ook om informerende vergaderingen, waarin slechts weinig besluiten genomen hoefde te worden.
Deze manier van vergaderen zat me niet helemaal lekker, omdat ik eigenlijk van mening ben dat de input voor een groot deel van de aanwezige deelnemers moet komen en de voorzitter vooral de vergadering moet sturen.
De situatie is momenteel niet meer van toepassing, maar ik zal je tip zeker onthouden!
hallo Joyce,
dank je wel voor je reactie! Ik vind het fijn dat het ook voor jou herkenbaar is.
Ik geef al jaren workshops over vergaderen en voorzitten van een vergadering en dit is één van de problemen die ik vaker hoor. Nu het tijdens het webinar ‘Voorzitten van een vergadering’ gesteld werd als vraag leek het me een mooi onderwerp voor een column.
Met vriendelijke groet,
Carla van den Bos
Vergaderen doe je zo!