De werkkostenregeling, hoe zit dat ook alweer?

Je hebt er vast weleens van gehoord. De werkkostenregeling (WKR). Maar wat houdt dit nu precies in? En hoe kan je de WKR inzetten? Welke mogelijkheden biedt de WKR? Voor veel Support Professionals die betrokken zijn bij HR aangelegenheden is dit waardevolle kennis. In dit blog lees je er alles over.

Wat is de WKR?

Met de WKR kan je als bedrijf een onbelaste vergoeding (of diensten of producten) aan je werknemers geven. Uiteraard is dit wel aan een aantal regels gebonden. Hierover later meer. De WKR is een uitstekend fiscaal middel om in verschillende situaties in te zetten. De werknemer ontvangt extra netto inkomen, diensten of producten. De werkgever hoeft hierover geen (extra) afdrachten te doen. Voor werknemers heeft het gebruik maken van de WKR als bijkomend voordeel dat het niet leidt tot verhoging van het (fiscale) inkomen. En dat is fijn voor de mensen die bijvoorbeeld huursubsidie of kinderopvangtoeslag ontvangen, omdat deze regelingen afhankelijk zijn van het inkomen.

Voorbeelden

De WKR kan in talloze situaties ingezet worden. Hieronder een aantal voorbeelden:

• Eindejaarsuitkering;
• Eenmalige uitkering;
• Fiets regeling;
• Kerstpakket;
• Personeelsuitje of bijdrage aan de personeelsvereniging.

Met name de eenmalige (netto) uitkering is de laatste jaren in opkomst. Dit komt onder andere omdat veel werkgevers hun medewerkers willen steunen om de sterk gestegen prijzen voor energie en boodschappen te kunnen betalen. En voor werkgevers is het vaak ook voordeliger om een eenmalige uitkering te verstrekken, dan een structurele (hoge) loonsverhogingen toe te passen.

Wat zijn de regels?

Een werkgever mag een percentage van het loon gebruiken voor de WKR. Dit noem je de vrije ruimte. In dit jaar (2023) bedraagt de vrije ruimte 3% over de eerste € 400.000 loon. Dit gaat dan dus over het loon van alle werknemers opgeteld. Over het bedrag aan loon boven € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 1,18%. Dus stel dat je in een bedrijf werkt waar de totale loonsom € 350.000 bedraagt, dan is de vrije ruimte voor de WKR in totaal 3% van € 350.000 = € 10.500. Bedraagt de loonsom meer dan € 400.000, bijvoorbeeld € 600.000. Dan is de rekensom als volgt: tot € 400.000 3% = € 12.000 / het overige, in dit geval € 200.000 x 1,18% = € 2.360. Totaal is de vrije ruimte dan dus € 14.360.

Nog meer mogelijkheden

Binnen het gebouw van de WKR is het voor werkgevers ook mogelijk om gerichte vergoedingen (gerichte vrijstellingen) te geven en te gebruiken. Deze  gaan dan niet ten koste van de vrije ruimte. Denk bijvoorbeeld aan vergoedingen voor abonnementskosten voor openbaar vervoer, telefoonvergoedingen en een laptop of mobiel van de zaak. Wanneer werknemers deze ook privé gebruiken, hoef je deze als werkgever niet tot het loon te rekenen. Er geldt hiervoor geen maximum zoals voor de vrije ruimte. Voor het hiervoor genoemde, is het wel nodig om rekening te houden met het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium. Dit betekent dat het voor de functie van de medewerker wel nodig moet zijn om een telefoon of laptop te hebben. Wanneer niet wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium wordt de vergoeding of het bedrijfsmiddel alsnog fiscaal belast.