Documenten in Office 365 in je eigen huisstijl

door Ingeborg · 9 mei 2016

Onze manier van werken en communiceren is anno 2016 enorm veranderd. Microsoft heeft met Office 365 het kantoorwerken een stuk makkelijker gemaakt. Zo kun je offline en online werken vanaf elke gewenste locatie met je bekende Office programma’s en nog veel meer. Denk bijvoorbeeld aan online vergaderen, online bestanden bewaren, synchroniseren en delen met anderen plus informatie zoeken op basis van persoonlijke profielen.

Je eigen huisstijl online gebruiken?

Microsoft biedt aan gebruikers van Office 365 vele thema’s online aan. Je kunt daarbij zoeken in diverse categorieën en eenvoudig een sjabloon selecteren. Het gaat hierbij om standaarden die door iedereen kunnen worden gebruikt.

Daarnaast kun je ook gebruik maken van een zogenaamde documentgenerator. Dit is een softwarepakket waarmee je documenten maakt, volledig in je eigen huisstijl.

Als voorbeeld nemen we xential, een oplossing ontwikkeld door een Nederlands bedrijf dat werkt in combinatie met jouw eigen Office 365 omgeving. Je kiest eenvoudig uit sjablonen die voor je zijn klaargezet. Uiteraard is de toegang daarbij beveiligd zodat mensen het niet onrechtmatig kunnen gebruiken. Vaak zijn er sjablonen ontwikkeld voor meerdere mensen binnen je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan offertes, contracten, rapporten en natuurlijk ook aan algemene sjablonen zoals brieven, notulen, HR enz.

Een documentgenerator begeleidt je bij het invullen van het sjabloon. Je voorkomt hiermee dat stukken worden vergeten of dat er foute informatie wordt geknipt en geplakt uit andere documenten. Natuurlijk ben je ook vrij om documenten te typen die alleen zijn voorzien van je eigen huisstijl zonder voor gedefinieerde teksten

Waar sla je je documenten op?

Dit is een vraag die vaak wordt gesteld. Het is belangrijk hier goed over na te denken en afspraken met elkaar over te maken. Feitelijk kun je kiezen wat het beste bij je past. We beschrijven in de combinatie met xential twee voorbeelden:

Wanneer je Microsoft Office 365 gebruikt, kun je documenten in de Cloud opslaan. Dit betekent dat documenten worden gearchiveerd in je eigen OneDrive for Business of SharePoint online omgeving. Documenten kunnen vanuit daar eenvoudig weer worden geopend met Word online en eventueel bewerkt.
Bij een opslag op een lokale schijf worden documenten als een ‘download’ aangeboden (uiteraard is het ook mogelijk dit geautomatiseerd in te richten in combinatie met lokale archiefsystemen). Documenten kunnen vanuit daar eenvoudig worden geopend met Office2016 en eventueel bewerkt.

Conclusie

Microsoft sluit met Office 365 aan op onze nieuwe manier van leven en werken. De combinatie met een documentgenerator zoals xential zorgt ervoor, dat we eenvoudig professionele documenten kunnen maken.