Duobaan: de oplossing?
Je hebt een leuke baan als secretaresse met veel verantwoordelijkheid. Op uitdrukkelijk verzoek van je werkgever werk je daarom nu ook fulltime. Op termijn wil je liever parttime gaan werken, maar dat kan waarschijnlijk niet op dit niveau. Het liefst wil je deze uitdagende functie houden èn minder werken. Dat wordt dus een dilemma.
Belang van de manager
Veel organisaties willen graag een professionele secretaresse die van de hoed en de rand weet en bij voorkeur altijd aanwezig is. Zo simpel is het. Alle situaties waarin andere collega’s deze secretaresses waarnemen zijn lastig. Waarnemers weten niet precies hoe het zit, hebben meer uitleg nodig of moeten gaan zoeken naar het goede antwoord en daar hebben de meeste managers nou precies een hekel aan. Nee, dan liever een fulltimer.
Duobaan als oplossing
Een duobaan is een mogelijke oplossing. Het gaat dan om één baan die door twee personen wordt ingevuld. En niet op de manier van “nee, dat doet mijn collega altijd” of “sorry, dat moet ik aan mijn collega vragen”. Nee, ik bedoel twee secretaresses die de volledige verantwoordelijkheid dragen voor alle taken. Het moet voor de organisatie en de manager niet uitmaken wie van beiden aanwezig is. Secretaresses in een duobaan zijn allebei volledig op de hoogte van alles. De manager hoeft zijn vraag maar één keer te stellen en krijgt ook in één keer het juiste antwoord. Dat is wat ik bedoel met een duobaan.
Afstemming verplicht
Op deze manier samenwerken met een collega-secretaresse vereist veel afstemming. Beide secretaresses informeren elkaar en zorgen er zelf ook voor dat ze goed geïnformeerd zijn. Halen en brengen dus. Investeren in elkaar op een zodanige manier dat de manager er geen last van heeft. Dit betekent automatisch dat jullie samen één professionele en waterdichte werkwijze hebben die tot in detail duidelijk is voor allebei. Daarnaast zijn jullie altijd bereikbaar voor elkaar, voor het geval dat …
In mijn praktijk kom ik ze slechts heel af en toe tegen: succesvolle secretaresses in een duobaan. Maar ze zijn er zeker, zelfs op hoog niveau en tot volle tevredenheid van hun manager. Het kan dus wel, maar je moet er wel wat voor over hebben. Allebei!
Met dank aan: Diana van Riel
Diana van Riel verbetert de managementondersteuning in organisaties en is eigenaar/seniortrainer van opleidings- en adviesbureau Rieel. Zij verzorgt professionele scholing voor secretaresses zowel individueel en in groepsverband en heeft ervaring in het begeleiden van secretaresses die in duoverband willen gaan werken. Kijk voor meer informatie over de mogelijkheden van Rieel op http://www.rieel.nl/
Diana,
Ik ben het helemaal met je eens. Het vormt een uitdaging, maar mogelijk is het zeker. Zoals je zelf al zegt, er moet wel gezorgd worden voor voldoende afstemming en het is belangrijk om kennis onderling te blijven delen.
Natuurlijk begrijp ik de eerste reactie van de werkgever. Er zijn echter voldoende voordelen. Denk bijvoorbeeld eens aan het vervangen bij ziekte en vakantie, het compenseren van bepaalde persoonlijke nadelen en het eerder genoemde delen van kennis. Het sparren onderling kan natuurlijk ook geweldige eindresultaten opleveren.
Ik ben dan ook erg benieuwd of er in de toekomst meer werkgevers open zullen staan voor een dergelijke oplossing.
Groet,
Joyce
Beste Diana,
Leuke column. Deze kwestie kom ik al jarenlang tegen. Goede secretaresses die fulltime willen werken, zijn schaars. Daarentegen is het aanbod van secretaresses die parttime willen werken erg groot. Vraag en aanbod komen hier niet met elkaar overeen. Als hoofd secretariaat heb ik toen al snel besloten twee parttimers voor een duobaan te zoeken. Het resultaat was een enorm aanbod aan goede secretaresses.
Aan de andere kant denk ik dat tegenwoordig met alle ontwikkelingen op het gebied van het Nieuwe Werken juist de kans om een goede fulltimer te vinden weer toegenomen is, mits werknemer en werkgever zich flexibel opstellen. Als werknemers hun werk-privébalans beter kunnen vormgeven, dan zijn zij eerder bereid meer uren per week te werken.
Met vriendelijke groet,
Annemarie Kap
Beste Joyce,
Je noemt precies de voordelen waar een werkgever ook vrolijk van wordt. Wat betreft de onderlinge afstemming tussen de secretaresses, adviseer ik één werksysteem waar beiden in werken, op dezelfde manier. Overdracht kan dan beperkt blijven en dat is ook weer een voordeel.;-)
Groetjes Diana
Beste Annemarie,
Slimme actie van je. Dat kan ik andere leidinggevende ook aanbevelen. Voor de toekomst denk ik ook dat HNW er toe kan leiden dat meer secretaresses fulltime willen en kunnen werken. Vooral de hoge parttimers (meer dan 30 uur per week). Misschien is het voor de lagere parttimers nog een brug te ver om fulltime te werken, zelfs met HNW en een flexibele houding. De tijd zal het leren. Ik volg de ontwikkelingen net als jij nauwgezet.
Groetjes Diana