Een eigen Word sjabloon maken

Doe jij dat ook vaak? Een oud document pakken, de onnodige tekst eruit halen en vervolgens nieuwe tekst invoeren? Ja? Soms is dat best veel werk; alle oude tekst weg, blijkt dat de formattering niet klopt, moet je het weer opnieuw instellen. Dat kan makkelijker. Het is namelijk heel eenvoudig om je eigen sjabloon te maken.

Wanneer je een eigen sjabloon hebt, kun je heel eenvoudig een nieuw document maken door Word te openen en bij ‘Bestand/Nieuw’ een standaard document type, sjabloon, te kiezen. In dit sjabloon kun je dan al een aantal dingen vooraf ingesteld hebben staan, zodat je bijvoorbeeld direct de brief kunt gaan typen zonder dat je eerst gegevens weg hoeft te halen. Super makkelijk dus!

Hoe maak je zo’n sjabloon dan zul je je afvragen? Wel, dat zullen we uitleggen. Maak eerst een leeg document op de manier die je gewend bent: een oud document leegmaken. Zet hierin alles wat je in je standaard document, sjabloon, zou willen zien. Dus alle instellingen die in elke brief, of notulen die je maakt, weer terug keren. Denk aan formattering, pagina nummers, titels, adresblok, datum, onderwerp, etc… Als je helemaal tevreden bent, heb je je lege ‘sjabloon’ gemaakt en kun je deze gaan opslaan.

Opslaan doe je door naar ‘Bestand/Opslaan als’ te gaan. In de nieuwste Word versie moet je nu eerst de locatie waar je het document opslaat opgeven, kies maar even iets, maakt niet uit wat, want Word gaat dat straks wijzigen. In het volgende scherm ga je de sjabloon een naam geven, maar nog belangrijker; ga je aangeven dat het document wat je gemaakt hebt, een sjabloon is. Dit doe je door achter ‘Opslaan als’ te klikken en te kiezen voor ‘Word-sjabloon (*.dotx)’. Je zult nu zien dat de locatie boven in het scherm wijzigt naar ‘…<jou naam>\Mijn Documenten\Aangepaste sjablonen’. Dit is een speciale locatie voor Word waar alle door, of voor jou, gemaakte sjablonen opgeslagen worden. Klik op ‘Opslaan’ om je sjabloon te bewaren. Klaar!

Als je nu naar ‘Bestand/Nieuw’ gaat om een nieuw document te maken, zie je bij de bestandstypen, sjablonen, jou nieuw gemaakt sjabloon staan. Klik je hierop, krijg je het lege document en kun je direct aan het werk. Vanaf nu kun je elke keer zo je nieuwe brief, notulen, e.d. maken. Makkelijk zat, toch!?

Succes met het maken van je sjablonen. Mocht je er toch nog niet helemaal uit komen, schroom niet om contact met ons op te nemen.

Geschreven door Johan van Wensen