Een professionele secretaresse is niet alleen aardig!

Veel secretaresses vinden het lastig om kleine ergernissen over collega’s uit te spreken. Liever houden ze hun mening voor zich en bemoeien er zich niet mee. “Op die manier krijg je onderling geen problemen en vindt iedereen je aardig”, zegt men dan.

In mijn praktijk zie ik keer op keer juist de nadelen van deze ‘sociale’ werkwijze. De kans op problemen neemt toe en aan de kwalificatie “aardig” heb je als professional niet veel.

Als ik samenwerkingsproblemen analyseer, stuit ik vaak op hetzelfde patroon. Secretaresses Karin en Jolanda hebben een redelijk goede klik. Ze werken nu ruim een jaar samen. Karin ergert zich aan het computergedrag van Jolanda. Karin ziet namelijk dat Jolanda onder werktijd de website van Facebook bezoekt. Dat stoort, zeker als Karin bezig is met een lastige spoedklus. Ze vindt het niet haar taak om Jolanda hier op te wijzen: “we zijn tenslotte allemaal volwassen”. Jolanda weet niets van deze irritatie en is zich van geen kwaad bewust. De irritaties bij Karin nemen beetje bij beetje toe. Ze let nu ook beter op Jolanda. Langzamerhand vallen haar steeds meer zaken op: Jolanda houdt zich niet strikt aan de werktijden, krijgt regelmatig privételefoontjes en was laatst ook vergeten een MT-vergadering te verzetten met alle vervelende gevolgen van dien.

Het is de bekende emmer die langzaam vol druppelt. Karin neemt haar irritaties mee naar huis. Jolanda merkt natuurlijk wel dat Karin anders is als anders. Ze vermoedt dat Karin thuis wat problemen heeft en biedt aan samen na werktijd eens koffie te gaan drinken. Karin slaat vriendelijk de uitnodiging af. Ze heeft buiten kantoortijd geen behoefte aan Jolanda. En zo gaat het verhaal verder. Iedereen kan de afloop voorspellen. Het kan drie maanden duren, zes of nog langer, maar op een dag barst de bom. Karin vindt het moeilijk om het gesprek met Jolanda aan te gaan en stelt het uit en dan is er bijna geen weg meer terug: de onderlinge relatie is ernstig beschadigd.

Hoe moet het dan wel? Benoem afwijkende zaken direct op een sympathieke manier. Houd het vooral klein. Bijvoorbeeld: “Hé, je zit op Facebook! Goed om daar ook te melden dat we nu aan het werk zijn en een spoedklus hebben.” Maak er een goede gewoonte van potentiële irritatiebronnen bespreekbaar te maken voordat ze tot problemen leiden. Secretaresses die op deze wijze feedback geven worden positief gewaardeerd. Ze nemen ook verantwoordelijkheid voor een goede sfeer. Dat is de basis voor een goede samenwerking op het secretariaat: van aardig via vaardig naar waardig. Alleen aardig blijkt in de praktijk keer op keer onvoldoende te zijn.

Geschreven door: Diana Mouw-van Riel

Diana Mouw-van Riel verbetert de managementondersteuning in organisaties en is eigenaar/senior trainer van opleidings- en adviesbureau Rieel. Volg Diana op Twitter, waar zij onder de naam Diana_Rieel dagelijks verslag doet van haar belevenissen in de secretaressepraktijk.

© Het is niet toegestaan om deze column of een gedeelte daarvan openbaar te maken of te kopiëren zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de auteur, Diana Mouw-van Riel (diana.van.riel@rieel.nl).