Effectief delegeren kan je leren!

Delegeren is het overdragen van taken en bevoegdheden, inclusief de verantwoordelijkheid. Maar de leidinggevende blijft eindverantwoordelijk. Mooi, denk je misschien? Dat kan het zeker zijn, maar veel leidinggevende vinden het moeilijk om taken en situaties te delegeren. Soms uit angst dat een medewerker de taak niet goed zal uitvoeren met alle gevolgen van dien. Of ze hebben het idee dat het uitleggen van de taak misschien wel meer tijd zal kosten en doen het daarom maar gewoon zelf.

Ervaren leiders en leidinggevenden weten dat het tegenovergestelde waar is. Door goed te delegeren hou je tijd over om zelf meer voor elkaar te krijgen. Vind jij het op dit moment nog moeilijk om te delegeren? En  twijfel je over hoe je dit zo effectief mogelijk kan doen? Dan hebben we een aantal tips voor je op een rijtje gezet. Effectief delegeren kan je namelijk leren.

Tip 1. Begin klein

Begin eens met het delegeren en overdragen van kleine en overzichtelijke taken. Iets waar jij niet direct onrustig van wordt mocht het misgaan. Bijvoorbeeld het plannen van een vergadering en het uitnodigen van de deelnemers. Hoe vaak doe jij dit zelf per week? Wat levert het jou op als je dit kan delegeren?

Tip 2. Accepteer als het fout gaat

Dit is misschien wel de grootste drempel als het op delegeren aankomt. Accepteer het als het fout gaat. Alleen door fout(jes) te maken kunnen medewerkers ontwikkelen en groeien. Het is dan natuurlijk wel van belang dat jij als leidinggevende feedback geeft op wat er is gebeurt. Overigens is het minstens zo belangrijk, misschien nog wel belangrijker dat je ook feedback geeft als de gedelegeerde taak goed is uitgevoerd.

Tip 3. Laat de gedelegeerde taak bij je medewerker

Als het uitvoeren van een gedelegeerde taak bij je medewerker niet helemaal goed gaat of als hij of zij er moeite mee heeft is de impuls reactie vaak om het dan toch maar zelf te doen en de taak terug te nemen. Dat is juist hetgeen je niet moet doen. Laat de gedelegeerde taak gewoon bij je medewerker. Hij of zij ontwikkelt juist bij lastige taken.

Tip 4. Communicatie

Is duidelijk wat jij verwacht als (eind)resultaat van de gedelegeerde taak of opdracht? Om te kunnen bepalen of het resultaat is wat jij verwacht, moet het voor de medewerker volledig duidelijk zijn wat jij verwacht. Dit kan je onder andere bereiken door te vragen aan je medewerker om te vertellen wat de opdracht en het beoogde resultaat zijn. Maar je zou de taak of opdracht inclusief het verwachte resultaat natuurlijk ook gewoon kunnen opschrijven. Maar ook dan geldt dat het nodig is om degene die de taak gaat uitvoeren te laten bevestigen dat hij of zij begrijpt wat het resultaat is dat jij verwacht.

Tip 5. Evalueer

Het is belangrijk om regelmatig te evalueren over de voortgang en resultaat van de gedelegeerde taak of opdracht. Dit heeft natuurlijk net als tip 4. alles met communicatie te maken. Maar  het geeft degenen die de taak uitvoert ook meer vertrouwen als hij of zij weet op de goede weg te zijn. En voor jezelf is het ook prettig om te weten. Maar evalueren is natuurlijk ook een mogelijkheid om indien nodig bij te sturen.

Tip 6. Faciliteer

Wanneer je taken of situaties delegeert moet je de medewerker ook faciliteren. Heeft hij of zij wel de vereiste bevoegdheden en rechten in het ICT systeem? Heeft hij of zij eigenlijk wel tijd om gedelegeerde taken op te pakken? Of moeten er bestaande taken van jouw medewerker aan anderen worden overgedragen?

Zoals je ziet gaat delegeren er niet alleen om dat jij meer gedaan krijgt, hoewel dit natuurlijk ook heel belangrijk is. Delegeren gaat ook om groei en ontwikkeling  van medewerkers. Immers, zij gaan taken uitvoeren die moeilijker of groter zijn dan voorheen.

Wanneer jij als leidinggevende in staat bent om zo goed mogelijk te delegeren draag je dus bij aan je eigen effectiviteit en aan de ontwikkeling van je medewerkers. Een win-win situatie.