Effectief onderhandelen voor secretaresses

Als secretaresse kan je een belangrijke rol spelen bij contractonderhandelingen, zoals bijvoorbeeld bij het inkopen van nieuw kantoormeubilair of het selecteren van locaties voor bedrijfsevenementen. Effectief kunnen onderhandelen is dan de sleutel voor succes. In dit blog delen we een aantal tips om je onderhandelingsvaardigheden te verbeteren.

1. Begin met een grondig onderzoek

Voordat je aan een onderhandeling begint, is grondig onderzoek belangrijk. Verzamel de nodige informatie over de andere partij, zoals hun behoeften, prioriteiten en mogelijke alternatieven. Stel je voor dat je verantwoordelijk bent voor het inkopen van nieuwe kantoormeubelen en je moet onderhandelen met verschillende leveranciers. Zorg ervoor dat je weet welke soorten meubelen ze aanbieden, welke prijsklassen er zijn en of er opties zijn voor installatie en service na verkoop. Hoe meer je weet, hoe sterker je positie in de onderhandelingen.

2. Stel duidelijke doelen en grenzen

Effectief onderhandelen betekent ook dat je van tevoren weet wat je precies wilt bereiken met de onderhandelingen. Moet je bijvoorbeeld contracten bespreken met leveranciers? Bepaal dan vooraf welke prijsvoordelen je wilt behalen en tot welk bedrag je bereid bent te gaan. Wees realistisch over wat haalbaar is en waar je flexibel kunt zijn. Duidelijke doelen helpen je om gefocust te blijven tijdens de onderhandelingen en voorkomen dat je concessies moet doet die niet gunstig zijn voor je werkgever.

3. Luister actief

Stel je voor dat je onderhandelt met een softwareleverancier voor een nieuwe kantoorapplicatie. Luister dan aandachtig naar de functionaliteiten die de leverancier biedt, de ondersteuning die ze kunnen bieden bij implementatie, en eventuele trainingsopties voor collega’s. Door goed te luisteren naar de mogelijkheden en services van de leverancier, kan je een weloverwogen beslissing nemen die aansluit bij de behoeften van de organisatie.

4. Zoek naar gemeenschappelijke grond

Probeer gemeenschappelijke belangen te identificeren en te benadrukken tijdens de onderhandelingen. Door te focussen op gedeelde doelen, kan je een positieve sfeer creëren en het onderhandelingsproces soepeler laten verlopen. Stel je voor dat je onderhandelt met een (vergader)locatie voor jullie evenement. Als de locatie duurder is dan je budget, kun je proberen om bepaalde extra’s inbegrepen te krijgen, zoals gratis parkeergelegenheid of extra uren zaalhuur, om de waarde te verhogen zonder de kosten te verhogen.

5. Let op non-verbale signalen

Let tijdens de onderhandelingen op non-verbale signalen, zowel van jezelf als van de andere partij. Zorg ervoor dat je zelfverzekerd overkomt. Ga rechtop zitten, maak oogcontact en praat rustig en duidelijk. Probeer ook te letten op de non-verbale signalen van je gesprekpartner: als je gesprekspartner bijvoorbeeld naar voren leunt en enthousiast lijkt, dan betekent vaak dat je gesprekspartner geïnteresseerd is in wat je te zeggen hebt. Aan de andere kant, als je gesprekspartner achterover leunt of aan het fronsen is met zijn of haar wenkbrauwen, dan kan dit wijzen op ontevredenheid of onzekerheid. Als je dit tijdens het gesprek in de gaten hebt, dan kan je je strategie proberen aan te passen.

Door deze tips toe te passen, kan je met vertrouwen deelnemen aan belangrijke (onderhandelings)gesprekken. Heb jij nog andere, effectieve tips of strategieën die voor jou goed werken en wil je die met ons delen? Laat het ons dan weten door een reactie onder dit artikel te plaatsen. We zijn je dankbaar!