Effectief projectmanagement: tips voor Support Professionals

Als Support Professional kan je een waardevolle bijdrage leveren aan het projectteam, mits je je rol op een effectieve en krachtige wijze weet te pakken en uit te voeren. We helpen je graag op weg door een aantal waardevolle tips voor effectief projectmanagement met je te delen.

#1 Houd de communicatie op gang

De projectmanager stelt een projectplan of plan van aanpak op met daarin duidelijke doelstellingen, mijlpalen en deadlines. Het is aan jou als ondersteuner om de voortgang daarvan te bewaken en eventuele knelpunten te signaleren. Om de communicatie op gang te houden is het belangrijk om regelmatig (status)updates te geven. Zo zorg je ervoor dat alle belanghebbenden (dus ook eventuele externe partijen) altijd weten wat er hen verwacht wordt. Moedig teamleden aan om mogelijke veranderingen of uitdagingen te delen. Juist door open te staan voor input en feedback van anderen, kan je effectief inspelen op veranderingen, eventuele weerstand voorkomen en de teamdynamiek proberen te bevorderen.

Tip: maak hierbij gebruik van (online) tools, zoals bijvoorbeeld Trello, Asana en/of Teams

#2 Delegeer

Door taken te delegeren verminder je de werkdruk en op die manier geef je andere teamleden ook nog eens extra vertrouwen en meer verantwoordelijkheid. Taken worden op die manier ook vaak uitdagender en veelzijdiger.

#3 Blijf deadlines in de gaten houden

Houd deadlines in de gaten. Denk vooruit en anticipeer op mogelijke problemen. Als eventuele knelpunten of andere uitdagingen zich voordoen, wees dan creatief in het vinden van passende oplossingen. Denk buiten de gebaande paden en moedig teamleden ook aan om met ideeën te komen. Soms is een beetje extra flexibiliteit de juiste aanpak om obstakels te overwinnen en het project weer op koers te krijgen.

#4 Zorg voor goede documentatie

Houd belangrijke documenten toegankelijk voor alle teamleden. Zorg dat men weet waar notulen, actie- en/of besluitenlijsten te vinden zijn. Dit vergemakkelijkt een vlotte samenwerking en maakt het gemakkelijker om informatie terug te vinden als dat nodig is.

Tip: onthoud dat Teams ook een transcriptie-functie heeft. Dit bespaart je tijd met het maken van notulen.

#5 Leer en verbeter continu

Blijf het project – ook tussentijds -evalueren. Wat ging goed en wat kan beter? Door te reflecteren op de ervaringen en lessen te trekken uit de veranderingen en uitdagingen, kun je je projectmanagement skills verder ontwikkelen en zo, in de toekomst, projecten nog effectiever ondersteunen.

Cursus projectmanagement

Wil jij leren om nog beter te ondersteunen bij complexe projecten? Bekijk en vergelijk dan deze aanbieders van cursussen projectmanagement en vraag bij interesse meteen een gratis brochure aan.