Effectiever werken met timemanagement en Excel

Je werkdagen zijn vaak net te kort. Collega’s en je leidinggevende vragen je om tussendoor iets op te pakken. Vind jij het moeilijk om je vast te houden aan de planning die je voor jezelf gemaakt hebt? Het is daarom tijd om een antwoord te vinden op de toenemende werkdruk.

We geven je in dit artikel een aantal algemene tips èn natuurlijk een aantal Excel tips, waarmee je efficiënter kunt werken. Want als je duidelijk weet wat je moet doen, werk je effectiever aan je doelen, ervaar je minder stress én niet onbelangrijk, heb je meer plezier in je werk!

Plezierig werken

• Plan. Er wordt weleens gezegd dat 1 minuut planning 10 minuten bespaard in de uitvoering. Bepaal dus voor elke dag wat je wilt gaan doen. Maak een to-day list. Bekijk je to-do list en markeer 5 actie’s die je die dag gaat doen wat er ook gebeurt. Je kunt dit ook ’s avonds doen of aan het einde van je werkdag. De volgende dag kun je dan meteen effectief aan het werk.
• Blijf uit je in-box. Plan een aantal tijdstippen op de dag waarop je e-mails beantwoordt of telefoontjes pleegt. Mail en telefoon zijn vaak ‘stoorzenders’ en leiden af van je werk. Door ook deze activiteiten te plannen, reageer je altijd binnen enkele uren (wat voor iedereen acceptabel is) én kun jij ongestoord aan een specifiek project werken.
• Voorkom perfectionisme. Het is natuurlijk belangrijk om een kwalitatief product te leveren maar vaak besteden mensen onnodig veel tijd aan kleine details. In de regel is 80% goed genoeg. Besteed dus niet onnodig veel tijd aan het maar steeds verbeteren.
• Leer NEE zeggen. Je herkent het misschien: je hebt het druk want morgen heb je een belangrijke deadline en je baas komt binnen met een belangrijke opdracht. Neem je de opdracht aan en maak je het probleem van je baas jouw probleem, of durf je nee te zeggen? Vaak is dit een moeilijke beslissing, maar belangrijk is dat je zelf de controle houdt over de dingen die je doet. Doe dit wel op een nette manier door bijvoorbeeld te zeggen: “mijn hoogste prioriteit voor deze week is het behalen van de deadline. Wil je dat ik deze extra opdracht na de deadline uitvoer of wil je dat ik de deadline verschuif?” Hiermee laat je de keuze aan je leidinggevende en zorg je dat je zelf de controle houdt over de dingen die je doet.
• Daarnaast is het efficiënt en prettig om met de juiste programma’s/tools te werken. Op het web vind je veel tips hoe je planningen en activiteitenlijstjes kunt maken met je telefoon of tablet. En notuleer je vergaderingen, of schrijf je veel rapporten werk met Word. Maak je berekeningen, een planning of wil je gegevens kunnen filteren gebruik Excel.

Exceltip!

Wanneer je  jouw to-do list in Excel maakt, dan kun je alle activiteiten noteren in kolom A (activiteitenlijst). Om van je to-do list een to-day list te maken, kun je achter de relevante activiteiten een kruisje zetten. Geef kolom B een duidelijke titel, bijvoorbeeld to-day. Als je van tevoren al meerdere to-day lists wilt maken, plaats dan achter elke activiteit de datum waarop je de activiteit wilt voltooien.

Via filteren kun je vervolgens kiezen voor alle regels met een kruisje of alle regels met de datum van die dag. Door te filteren krijg je alleen de voor die dag relevante activiteiten te zien.

Hoe filter je in Excel?

Het is praktisch om bij het plaatsen van een filter eerst de tabel te selecteren en daarna pas het filter aan te zetten. Op deze manier weet je namelijk zeker dat Excel het filter op het gebied van jouw keuze zet.

Filter plaatsen

• Een filter plaats je door in het menu Start te klikken op Sorteren en filteren en daarna te klikken op Filter.
• Wanneer je vervolgens op het driehoekje achter de titel van kolom B (bijvoorbeeld to-day) klikt, zie  je meerdere mogelijkheden waaronder de door jou ingevoerde opties. Bij het gebruik van kruisjes, zie je de optie Lege cellen en kruisjes (x). Bij het gebruik van datums kun je de gewenste datum aanvinken.

Ik wens je weer veel plezier met deze tips en mocht je met een Excelvraag zitten, neem dan gerust contact met ons op!

Geschreven door: Jort van Woggelum