Efficiënt werken: Het nut van sjablonen in Microsoft Word

door Ingeborg · 30 augustus 2023

Als Secretaresse of Support Professional ben je vaak verantwoordelijk voor het opstellen van diverse soorten documenten, variërend van brieven en rapporten tot notulen en presentaties. In een drukke werkomgeving is het heel erg belangrijk om zo efficiënt mogelijk te werken. Hier komt het gebruik van sjablonen in Microsoft Word goed van pas! Sjablonen zijn een mooi hulpmiddel dat je tijd bespaart, consistentie bevordert en je in staat stelt om professionele documenten te creëren, zonder telkens opnieuw te beginnen.

Waarom Sjablonen in Microsoft Word gebruiken?

Een sjabloon is in feite een vooraf ontworpen document dat je kunt aanpassen aan je specifieke behoeften. Het biedt een solide basis met de juiste opmaak, stijlen en indeling, waardoor je niet steeds vanaf nul hoeft te beginnen. Voor Support Professionals, die vaak met strakke deadlines te maken hebben, zijn sjablonen een waardevolle aanvulling op hun gereedschapskist. Hier zijn drie concrete redenen waarom sjablonen een must zijn:

Tijdsbesparing

Tijd is een kostbaar goed in elke professionele omgeving. Met sjablonen kun je veel tijd besparen, omdat je niet steeds opnieuw dezelfde opmaak en indeling hoeft te creëren. Met een goed ontworpen sjabloon hoef je alleen maar de specifieke inhoud van het document aan te passen, waardoor je sneller kunt werken en meer taken kunt afhandelen.

Consistentie en professionaliteit

Consistentie is essentieel voor een professionele uitstraling van je documenten. Met sjablonen kun je ervoor zorgen dat alle documenten die je maakt dezelfde stijl en opmaak hebben. Dit helpt om een samenhangende visuele identiteit te behouden voor je organisatie. Of je nu brieven schrijft, rapporten opstelt of presentaties maakt, sjablonen zorgen ervoor dat je altijd een uniforme en professionele uitstraling behoudt.

Vermindering van fouten

Het handmatig opzetten van opmaak en indeling kan leiden tot fouten, vooral wanneer je haast hebt. Met sjablonen minimaliseer je het risico op fouten, omdat de basisstructuur al is ingesteld. Dit betekent dat je je kunt concentreren op de inhoud van het document, in plaats van je zorgen te maken over de juiste opmaak.

Nu je begrijpt waarom sjablonen zo waardevol zijn, laten we eens kijken naar drie praktische tips om ze effectief te gebruiken:

1. Aanpassen van sjablonen

Hoewel sjablonen een geweldige startpunt zijn, is het belangrijk om ze aan te passen aan de specifieke behoeften van je document. Pas de tekst, de regel- en alinea-afstand, afbeeldingen en eventuele specifieke details aan zodat ze overeenkomen met het doel van je document. Zorg ervoor dat je de sjabloon behoudt als basis, maar maak de nodige aanpassingen om het document relevant te maken.

2. Opslaan en organiseren

Zorg ervoor dat je aangepaste sjablonen opslaat op een toegankelijke locatie, bijvoorbeeld in een speciale map op je computer of op een gedeeld netwerk. Dit maakt het gemakkelijk om ze te vinden en te gebruiken wanneer je ze nodig hebt.

3. Onderhoud en updates

Sjablonen moeten worden onderhouden en indien nodig bijgewerkt. Houd rekening met veranderingen in bedrijfsinformatie, logo’s of opmaakvereisten. Periodiek onderhoud van je sjablonen zorgt ervoor dat ze actueel blijven en consistent blijven met de evoluerende behoeften van je organisatie.

Maar hoe maak je een sjabloon? Hieronder hebben we het voor je beschreven. We gaan hier uit van het gebruik van Word in Office 365

Stap 1: Open een nieuw document

Open Microsoft Word in Office 365.
Klik op “Nieuw document maken” om een nieuw leeg document te openen.

Stap 2: Maak het sjabloon

Voer de basisopmaak uit die je in je sjabloon wilt opnemen, zoals de indeling, koppen, logo’s en eventuele andere elementen die je consistent wilt gebruiken.

Stap 3: Opslaan als sjabloon

Ga naar het tabblad “Bestand” (of “File”).
Klik op “Opslaan als” (of “Save As”).

Stap 4: Kies de opslaglocatie

Navigeer naar de locatie waar je het sjabloon wilt opslaan, zoals je persoonlijke documentenmap of een specifieke map voor sjablonen.

Stap 5: Kies het bestandstype

Klik op het vervolgkeuzemenu naast “Opslaan als type” en selecteer “Word-sjabloon (*.dotx)”.

Stap 6: Geef het sjabloon een naam

Geef het sjabloon een duidelijke en herkenbare naam, zodat je het gemakkelijk kunt vinden wanneer je het wilt gebruiken.

Stap 7: Opslaan

Klik op de “Opslaan” knop om het sjabloon op te slaan.

Stap 8: Gebruik het sjabloon

Wanneer je in de toekomst een nieuw document wilt maken op basis van dit sjabloon, ga je naar het tabblad “Bestand”, selecteer je “Nieuw” en zoek je onder “Persoonlijk” naar je sjabloon.