Excel Tip: Bespaar veel werk met Snel aanvullen
Soms heb je veel gegevens in 1 kolom staan en bedenk je later dat het toch handiger was geweest om dit in 2 (of meer) aparte kolommen te zetten. Geen probleem! Dat hoef je niet zelf te doen, maar laat je Excel voor je uitvoeren.
Tekst naar kolommen
Wellicht ken je de functie Tekst naar kolommen. Dit is een handige functie, maar kan niet altijd toegepast worden. Je kunt dit alleen gebruiken als er een specifiek teken is waarop de kolom gesplitst kan worden. Bijvoorbeeld een puntkomma in een export vanuit je crm. In een eerder verschenen artikel leg ik uit hoe die functie Tekst naar kolommen werkt.
Snel aanvullen/Flash fill
Heb je niet zo’n specifiek teken waarop je die kolom kunt splitsen? Geen nood! Daarvoor is er de functie Snel aanvullen (ook wel Flash fill genoemd). Deze functie is beschikbaar in Excel 2013 en in alle versies die daarna verschenen zijn.
Ik heb even mijn favoriete voorbeeldbestand erbij gepakt: een verzonnen adressenlijst waarin ik in kolom G de straat en het huisnummer in 1 kolom heb staan. Dit wil ik nu splitsen, in kolom H wil ik de straat vermelden en in kolom I het huisnummer.
Dit kan niet geheel automatisch, Excel heeft wel een voorbeeld nodig. Daarom verdeel ik het eerste adres zelf.
Nu klik ik, terwijl ik in cel H1 sta, op tabblad Start bij Bewerken op Doorvoeren en vervolgens op Snel aanvullen (of Flash Fill). Datzelfde doe ik nog een keer terwijl ik in cel I1 sta.
De rest van de gegevens zijn door Excel netjes aangevuld. Hoe ideaal is dat! Dat scheelt natuurlijk zeeën van tijd.
Tip: is dit nog niet gelukt? Dan kan het zijn dat je nog een aantal meer voorbeelden moet geven.
Let op! Controleer de gegevens nog wel even. Wanneer gegevens afwijken van ‘de massa’ kan het fout gaan, bijvoorbeeld als je voor- en achternaam wilt splitsen en er staat halverwege ergens een dubbele achternaam.
Maar goed, een snelle controle is veel minder werk dan alles zelf handmatig splitsen, dus raad ik deze functie nog steeds van harte aan!
Kom je er met bovenstaande beschrijving niet helemaal uit? Neem dan contact met mij op.
Volg ons