Excel Tip | Nieuw jaar, nieuwe kansen!

2014 is net begonnen en je hebt goede voornemens en plannen gemaakt. Een nieuwe start geeft vaak nieuwe energie. Je begint lekker met een schone lei. Vanaf nu ga je het heel anders doen. Beter, sneller, gestructureerder. Efficiënter ook. Je gaat enthousiast aan de slag.

Je stelt voor je taken een planning en een urenverantwoording op, en je legt de gegevens van je contactpersonen vast. Prima start: je hebt meteen overzicht.

Bekende problemen

Het duurt niet lang of de eerste problemen dienen zich aan. Problemen die bij jou en je collega’s zorgen voor frustratie. Net als vorig jaar en het jaar daarvoor.

Je bent te veel tijd kwijt aan het bijhouden van de planning en overige taken. Je Excelwerkblad voldeed in eerste instantie goed, maar naarmate de informatie uitdijt raak je ook het overzicht kwijt. Het bijhouden van de verschillende werkbladen kost (te)veel tijd. Net als vorig jaar en het jaar daarvoor.

Bouw een bestand goed op!

Een belangrijke manier om problemen te voorkomen met je werkblad is het juist opbouwen van je bestand.

Houd overzicht door het aantal tabbladen waarmee je werkt te beperken. Een tabblad voor elke dag, week of maand van het jaar zorgt ervoor dat je het overzicht kwijtraakt. Maak liever op het tabblad met gegevens een extra kolom aan met daarin de data, week, maand of kwartaal.

Zorg ervoor dat je één tabblad hebt met daarin de invoergegevens. Als je altijd alle gegevens in één tabblad hebt staan, dan wordt het een stuk eenvoudiger om hiernaar te verwijzen. Bijvoorbeeld met formules die je nodig heeft om tabellen samen te stellen of grafieken weer te geven. Maak een tabblad met invoergegevens, één met tabellen/formules en eentje met grafieken. Op die manier minimaliseer je het aantal tabbladen en houd je overzicht.

Plaats per kolom slechts één gegevensvraag. Door in het invoertabblad per kolom niet meer dan één gegevensvraag weer te geven, wordt het een stuk eenvoudiger om met behulp van formules aantallen te berekenen of zelf te filteren. Noteer dus in twee afzonderlijke kolommen de straatnaam en het huisnummer. Mocht het nodig zijn dan kun je deze altijd nog samenvoegen. Splitsen is altijd lastiger.

Met dank aan: Jort van Woggelum

Meer weten over Excel of heb je een (Excel)vraag? Neem gerust contact op met Ter Zake Excel, www.terzake-excel.nl. Wij verzorgen naast cursussen Excel ook maatwerkoplossingen en plaatsen hier regelmatig een Exceltip.