Ga jij binnenkort een evenement organiseren?
Als professional zeg je natuurlijk gelijk “ja” tegen je opdrachtgever. Je hebt immers de skills om projectmatig te werken, je kunt organiseren en je bent vindingrijk. Misschien kun je nog wat tips en inspiratie gebruiken. Laten we bij het begin beginnen: de briefing.
Voordat je aan de slag gaat, is het goed om samen met je opdrachtgever stil te staan bij de uitgangspunten van het evenement. Stel hem of haar daarom de volgende vragen en verwacht een uitgebreid en helder antwoord. In een goede briefing komen onder meer de volgende vragen aan de orde:
- Voor welke stakeholders is deze bijeenkomst belangrijk en wie willen wij er dus zeker bij hebben?
- Wat is het profiel van onze stakeholders (denk aan: woonplaats, sociale status, leeftijd, vervoerswijze etc)
- Wat verwachten onze stakeholders van ons en wat is er in het verleden voor hen georganiseerd?
- Wat willen wij bij deze stakeholders bereiken?
- Hoeveel geld willen we investeren om onze doelstellingen te bereiken?
- Wie uit onze organisatie hebben we daar voor nodig?
- Wie draagt binnen onze organisatie de verantwoordelijkheid en is budgethouder/beslissingsbevoegd?
- Wat stel je je voor bij dit evenement?
Met name het budget wordt in de praktijk vaak een beetje in het midden gelaten. “Doe maar een goed voorstel en dan vinden we wel een potje om het te betalen” is een bekend antwoord. Niet doen want dan loop je vaak tegen een “nee” op. Ook de opdracht: “kom maar met een paar leuke voorstellen” is gevaarlijk. Want wat is leuk? Leuk is een subjectief begrip. En bijna alle opdrachtgevers onderschatten de tijd die je met een goed plan kwijt bent. En tot slot: als de uiteindelijke opdrachtgever niet is vastgelegd en/of je daarnaast te maken hebt met een interne organisatiecommissie kan het heel veel energie kosten als er knopen doorgehakt moeten worden. Dus gewoon nooit met de opdracht aan de gang gaan voor je zeker weet dat bovenstaande vragen naar je eigen tevredenheid zijn beantwoord.
Vanuit de antwoorden leg je de randjes en hoekjes van de puzzel en kun je verder gaan met de invulling. Dat vraagt natuurlijk ook ambachtelijke kennis over sfeer en verzorgingsniveau op locatie, over infrastructuur (bij intern evenement bijvoorbeeld hoeveelheid toiletten en stroomgebruik) en inleving in de uiteindelijke beleving door de gasten.
Betrek ervaringen van collega’s in je plannen en maak via websites als meetingreview.com een afwogen keuze in toeleveranciers. Uiteindelijk heb je één doel: een mooie beleving voor je gasten en return on investment voor jullie organisatie.
Volg ons