Slim gebruikmaken van je tijd

Wanneer je op een dag een beetje slim met je tijd bent omgegaan, zijn je meest urgente klussen gedaan en heb je een prettig en voldaan gevoel. Het is daarom handig om te weten op welke manier jij je dag het best kunt indelen. De enige manier om daarachter te komen is om simpelweg uit te proberen wat voor jou wél en niet werkt. Dat kan voor iedereen dus anders zijn. Toch heb ik gezien dat er ook elementen zijn die voor iedereen lijken te werken, namelijk: ‘je dag goed beginnen’, ‘één ding tegelijk doen’ en ‘overzicht houden’.

Een goed begin is het halve werk

Het is vervelend om toe te geven, maar ik ben jarenlang verkwistend met mijn tijd omgegaan. Ik begon mijn werkdag namelijk vaak met het beantwoorden van e-mails en het plegen van niet altijd even urgente telefoontjes. Aan het ‘echte’ werk – bijvoorbeeld het maken van een presentatie voor een klant – begon ik pas na de lunch. Dat is voor velen niet bepaald het beste moment van de dag. Regelmatig moest ik als gevolg van mijn niet slimme timemanagement overwerken om het ‘spoed’-werk toch nog op tijd af te krijgen.

Intussen weet ik dat ik het meest ingewikkelde werk eerst moet doen. Meestal is dat iets waarbij ik mijn volle concentratie nodig heb en soms is het werk waar ik het meest tegen opzie. Het geeft een kick voor de rest van de dag als je de meest urgente to do’s al voor een groot deel gedaan hebt. Ik moest er wel aan wennen om mijn e-mail niet meer standaard open te hebben staan. Mijn telefoon zet ik tegenwoordig op ‘niet storen’. Ik heb dit zo geregeld dat telefoontjes van mijn kinderen er wél doorheen komen. Dat vind ik een geruststellend idee.

Doe één ding tegelijk

Eén ding tegelijk doen is een slimme manier om handig gebruik te maken van je tijd en zoveel mogelijk taken van je lijstje gedaan te krijgen. Hoe tegenstrijdig het ook klinkt. Al gaat muziek luisteren terwijl ik autorijd altijd wel goed. Met mijn moeder bellen terwijl ik de spruitjes schoonmaak gaat ook prima. Het lukt echter niet om naar een serieus interview op Radio 1 te luisteren en tegelijkertijd op mijn navigatiesysteem te letten om de weg te vinden. Twee dingen tegelijk doen die je concentratie vergen lukt vrijwel nooit.

Maar ook al doe je één ding tegelijk, het is reuze inefficiënt als je iedere keer gestoord wordt terwijl je iets aan het doen bent. Iedere keer als er op je telefoon een nieuwe melding is, raak je afgeleid, omdat je wilt weten waar het bericht over gaat en of het dringend is. Schakelen tussen verschillende werkzaamheden – al kijk je maar even op je telefoon – kost veel moeite en gaat ten koste van je concentratie en daarmee ook van de kwaliteit van je werk.

Af en toe hoor ik mensen zeggen dat het voor hen waarschijnlijk niet geldt: ‘Ik kan wel prima multitasken!’ Dan adviseer ik om het eens uit te proberen; om echt maar één ding tegelijk te doen. E-mailmeldingen uit, telefoon uit en een stille plek op je werk opzoeken. Het is ongemakkelijk in het begin, omdat veel mensen last hebben van: ja maar, zo meteen mis ik iets. Het is wennen, maar meestal willen mensen daarna niet meer anders. Je hebt simpelweg minder tijd nodig om je werk af te krijgen. En het is ook nog eens veel relaxter werken.

Zorg dat je overzicht houdt

Mijn vriendin Valérie was altijd bang dat ze iets van haar taken zou vergeten. Daarom had ze een lijst in Outlook op haar werklaptop, privé een to-dolijst op haar smartphone, losse post-its met urgente klusjes op haar bureau, en in de keuken thuis had ze ook nog een lijstje voor de boodschappen en afspraken voor haar kinderen. Ze werd er gek van. Totdat ze van haar secretaresse leerde om alle to do’s op één plek te noteren. Het maakt op zich niet uit of dat nu een papieren lijst is of dat je gebruikmaakt van een handige app als Todoist of Trello (zowel voor je smartphone als de computer).

Het hebben van overzicht geeft rust. Ook al weet je dat je waarschijnlijk niet alles wat je je voorneemt af zult krijgen. Je kunt er op deze manier wel voor zorgen dat je (bijna) niets meer vergeet. Zelf maak ik trouwens één uitzondering. Voor mijn boodschappen houd ik een apart lijstje bij in de app van Albert Heijn. Zodra iets op is, scan ik de barcode en staat het product op mijn lijst. Ik gebruik zelfs de functie die ervoor zorgt dat de boodschappen op mijn lijstje gesorteerd worden in de looproute van mijn plaatselijke winkel.

Ook al begin je je dag met het allerbelangrijkste, doe je nog maar één ding tegelijk en zorg je voor overzicht, je zult waarschijnlijk nog regelmatig het gevoel hebben van ‘druk druk’. Maar je gaat in ieder geval wél zo slim mogelijk met je tijd om.

Geschreven door: Godelieve Meeuwissen

Godelieve is trainer en coach. Ze helpt professionals in de publieke sector om een inspirerende én effectieve leider te worden. Ze is als bedrijfskundige opgeleid aan universiteit Nyenrode en als econoom aan de Universiteit van Amsterdam. Ben jij leidinggevende in de publieke sector en wil je in contact komen met Godelieve? Neem gerust contact op via www.zinhoudeninjewerk.nl