10 principes voor samen werken op afstand

Steeds meer organisaties kiezen voor hybride werken. Om hybride te werken is het allereerst belangrijk dat er optimaal digitaal wordt samengewerkt. Uit onderzoek van CBS blijkt dat we digitaal vaardig zijn als het gaat over het zoeken van informatie en gebruik van de sociale media. Maar heb je het over het gebruik van kantoorapplicaties, dan scoren we veel lager. De mogelijkheden worden vaak onvoldoende benut, of we zijn op een ‘oude manier’ blijven werken met nieuwe tools.

Om de omslag te maken naar hybride werken, is het noodzakelijk dat we echt digitaal gaan denken en werken. In ons recente boek ‘Samen werken op afstand’ noemen we 10 principes die hierin essentieel zijn.

5 van de 10 principes lichten we hieronder er alvast voor je uit:

#1 Werk transparant samen

Wat ons betreft start dit met het openzetten van de agenda’s, zodat je kunt zien wie waar mee bezig is én waar. Vertrouwelijke afspraken kun je indien nodig afschermen, zo ziet iedereen tenminste dát je bezet bent. Een eenvoudige volgende stap in transparant werken is bijvoorbeeld met directe collega’s of je duo-collega samenwerken in een gedeeld notitieblok (zoals in OneNote) en een gedeelde actielijst (zoals in Planner). Zo voorkom je veel heen-en-weer gemail, en de onrust en dubbele bestanden die daar vaak mee gepaard gaan. Laat de technologie voor je werken!

#2 Synchroon en a-synchroon

Waarschijnlijk doe je een deel van je werk op locatie en vaak ook synchroon (terwijl iedereen aan het werk is), zoals het notuleren of faciliteren van vergaderingen. Het uitwerken, voorbereiden en plannen van complexe vergaderingen en andere activiteiten kun je vaak ook prima a-synchroon doen, én vanaf iedere plek. Doordat we steeds digitaler zijn gaan werken, kunnen we het werk veel flexibeler organiseren. Maar in jouw rol zijn mensen vaak ook afhankelijk van jou en willen ze je graag zien en spreken. Het is de kunst hierin een goede balans te vinden. Maak er afspraken over met je leidinggevende en je andere collega’s. Een goede combinatie van samen tegelijkertijd aanwezig zijn, maar ook op je eigen tijd werken als dat kan is een mooie ambitie.

Zorg dat afspraken waarvoor je fysiek bij elkaar komt of op locatie werkt van meerwaarde zijn boven het werken op afstand. Maak dat het de moeite waard is elkaar te zien, spreken, kennis te delen, dingen voor elkaar te krijgen en van en met elkaar te leren.

#3 Uitspreken, afspreken en aanspreken

Over afspraken maken gesproken… Om goed samen te werken is het belangrijk dat je met elkaar afspreekt hoe je dat doet. In een hybride context zie je elkaar misschien minder vaak en daardoor kan ook eerder miscommunicatie ontstaan. Door zaken uit te spreken, verwachtingen te bespreken en door daar afspraken over te maken, kun je elkaar helpen en aanspreken.

#4 Experimenteer, evalueer en leer

De manier waarop we werken verandert, evenals banen, rollen en taken. Digitalisering draagt hieraan bij en staat niet stil. Experimenteren met nieuwe werkwijzen, hulpmiddelen en eventueel met een andere rol- of taakverdeling is essentieel om goed te blijven samenwerken. Probeer wat werkt – en wat niet. Wat doe je als ‘het’ niet werkt? En: welke afspraken maken dat het werkt? Dus: experimenteer, evalueer en leer, ook met je samenwerkafspraken!

#5 Is het doel helder?

Er wordt veel van je gevraagd. In een hybride context is niet altijd direct zichtbaar wat er allemaal op je bordje ligt. Om te zorgen dat je niet alleen “de dingen goed doet”, maar ook kunt focussen op “de goede dingen doen”, is het belangrijk om regelmatig de waarom-vraag te stellen? Welk doel heeft een verzoek? Wat heeft prioriteit? Zo kun je – in overleg – gemakkelijker bepalen of iets kan wachten, of door iemand anders opgepakt kan worden.

Meer weten?

De wereld wordt steeds complexer en minder voorspelbaar en daarom moeten organisaties snel kunnen schakelen en inspelen op wat nodig is om zichzelf te onderscheiden of te blijven bestaan. Technologie is daarin niet meer weg te denken en een voorwaarde hiervoor. Maar uiteindelijk draait het om de mens, de visie en bereidheid het echt anders in te richten. In het boek ‘Samen werken op afstand’ nemen we je mee in wat het hybride werken betekent voor jouw organisatie en wat ervoor nodig is om voor elkaar te krijgen. Het boek kun je bestellen op www.samenwerkenopafstand.com.