Haal het maximale uit je werkdag! Zo manage je de verwachtingen

Het werk van een assistant is allesbehalve simpel. Je moet voortdurend schakelen tussen verschillende taken, zorgen dat alles op rolletjes loopt, en vaak moet je ook nog het onmogelijke waarmaken. Maar met de juiste aanpak kun je veel effectiever werken en zelfs de grootste uitdagingen de baas zijn. In deze blog leggen we de nadruk op de veelzijdigheid en complexiteit van jouw rol, met praktische tips over communicatie, organisatie en het managen van verwachtingen. Zo haal je het maximale uit je dag en behoud je de controle.

#1 Wees duidelijk en assertief

Een van de belangrijkste vaardigheden die je als assistant nodig hebt, is goede communicatie. Zonder heldere afspraken en duidelijke informatie kan er veel misgaan. Of het nu gaat om een eenvoudige taak of een groot project, het is essentieel om te weten wat er precies van je wordt verwacht. Durf daarom vragen te stellen en geef zelf ook duidelijk aan wat je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen.

Voorbeeld: Stel, je leidinggevende vraagt je om een meeting te organiseren, maar geeft weinig details. Vraag dan meteen door: “Wie moeten er bij zijn? Wat is het doel van de meeting? Moet er iets voorbereid worden?” Dit voorkomt dat je later nog eens alles moet aanpassen en zorgt voor een duidelijke basis vanaf het begin.

#2 Gebruik de juiste toon en lichaamstaal

Het is niet alleen belangrijk wat je zegt, maar ook hoe je het zegt. Je toon en lichaamstaal spelen een grote rol in hoe je boodschap overkomt. Zelfs wanneer je met moeilijke of onrealistische verzoeken te maken hebt, kun je met een vriendelijke maar assertieve toon en houding veel bereiken.

Voorbeeld: Als je een onhaalbaar verzoek krijgt, probeer dan met een rustige toon te zeggen: “Laten we samen even kijken naar de prioriteiten, zodat ik ervoor kan zorgen dat alles goed wordt afgehandeld.” Hiermee voorkom je dat je direct nee zegt, maar stel je wel grenzen op een vriendelijke manier. Daarnaast is het belangrijk om de balans te bewaken tussen professioneel en informeel contact met je leidinggevende. Omdat je vaak in een vertrouwenspositie zit, kan het verleidelijk zijn om te familiair te worden, wat grenzen kan vervagen. Door altijd een bepaalde mate van professionaliteit te behouden in toon en taal, zorg je ervoor dat de verwachtingen helder blijven en de samenwerking soepel verloopt.

#3 Luistervaardigheden en doorvragen

Een belangrijke, maar vaak over het hoofd geziene, vaardigheid voor assistants is het stellen van gerichte vragen en actief luisteren. Door goed te luisteren en vragen te stellen, kun je misverstanden voorkomen en krijg je meteen alle benodigde informatie om je werk efficiënt te doen. Dit bespaart je uiteindelijk veel tijd en frustratie.

Voorbeeld: Stel je leidinggevende vraagt je om een evenement te organiseren. In plaats van direct aan de slag te gaan met de paar details die je hebt, vraag je door: “Welke locatie heb je in gedachten? Hoeveel gasten worden er verwacht? Is er een budget waar ik rekening mee moet houden?” Door goed te luisteren en de juiste vragen te stellen, krijg je een volledig beeld en voorkom je misverstanden. Zo zorg je niet alleen dat je alle benodigde informatie hebt, maar kun je ook onrealistische verzoeken snel herkennen en helpen bijsturen naar een meer haalbare oplossing. Dit bespaart je later veel tijd en voorkomt onnodige stress.

#4 Documenteer en communiceer resultaten

Een goede gewoonte is om alles wat je doet goed te documenteren. Zo zorg je niet alleen voor overzicht voor jezelf, maar ook voor duidelijkheid richting je team of leidinggevende. Daarnaast kun je, wanneer er vragen zijn of wanneer iets niet duidelijk is, altijd terugvallen op deze documentatie. Wanneer je aan een bepaalde taak of project werkt, moet je vaak coördineren met anderen binnen het bedrijf. Het is daarbij ook belangrijk om je presentatie van de informatie aan te passen aan de voorkeuren van de ontvanger. Sommige mensen geven de voorkeur aan een overzichtelijke spreadsheet, terwijl anderen liever een kort verslag of visuele presentatie ontvangen. Door te communiceren op een manier die aansluit bij de voorkeur van de ontvanger, vergroot je de kans op betrokkenheid en begrip.

Voorbeeld: Werk je aan een groot project met meerdere collega’s? Houd dan een gedeeld document bij waarin de voortgang staat. Zo zorg je ervoor dat iedereen altijd op de hoogte is van wat er al gedaan is en wat nog moet gebeuren. Dit voorkomt dat mensen langs elkaar heen werken en zorgt voor meer efficiëntie. Als je weet dat je leidinggevende liever met spreadsheets werkt, stuur je hem bijvoorbeeld een kort overzicht in Excel in plaats van een uitgebreid rapport. Dit maakt de communicatie niet alleen efficiënter, maar ook effectiever.

#5 Blijf realistisch blijven en stel grenzen

Het is niet altijd makkelijk, maar als assistant is het belangrijk om grenzen te stellen en duidelijk te zijn over wat wel en niet haalbaar is. Te vaak wordt van assistants verwacht dat ze alles kunnen oplossen, ook wanneer de middelen of tijd ontbreken. Door realistisch te zijn over wat je kunt doen en wat de prioriteiten zijn, voorkom je dat je jezelf overbelast.

Voorbeeld: Je leidinggevende vraagt om een rapport dat eigenlijk meer tijd kost dan je hebt. In plaats van simpelweg ja te zeggen, kun je voorstellen: “Het rapport kan ik morgen volledig af hebben, maar ik kan je alvast de belangrijkste gegevens opsturen, zodat je daar vandaag mee verder kunt.” Dit laat zien dat je meedenkt en zorgt ervoor dat je niet in onmogelijke situaties belandt.

#6 Vier je successen en zorg voor feedback

Succes is zelden het resultaat van één persoon. Zorg er daarom voor dat je de tijd neemt om iedereen te bedanken die heeft bijgedragen aan het project of de taak. Dit versterkt de samenwerking en geeft collega’s het gevoel dat hun inzet wordt gewaardeerd. Een eenvoudig bedankje of een korte e-mail met de resultaten kan al veel betekenen.

Voorbeeld: Heb je met succes een complex evenement georganiseerd? Stuur dan een bedankje naar iedereen die betrokken was en deel een overzicht van de hoogtepunten en behaalde resultaten. Maak gebruik van deze gelegenheid om ook anderen te complimenteren en te laten weten dat hun bijdrage belangrijk was voor het succes. Dit versterkt teamgevoel en kan de samenwerking in de toekomst vergemakkelijken.

Daarnaast is ook feedback is een belangrijk onderdeel van persoonlijke groei. Door regelmatig feedback te vragen, laat je zien dat je jezelf wilt verbeteren en openstaat voor constructieve kritiek. Dit helpt niet alleen om je vaardigheden verder te ontwikkelen, maar versterkt ook de relatie met je leidinggevende en collega’s. Het laat zien dat je serieus bezig bent met je werk en altijd op zoek bent naar manieren om te verbeteren.

Voorbeeld: Na het afronden van een project kun je aan je leidinggevende vragen: “Is er iets dat ik de volgende keer anders kan doen?” Dit laat zien dat je openstaat voor verbetering en stelt je in staat om continu te leren en groeien. Probeer specifiek te zijn in je vragen, zodat je gerichte feedback krijgt. Bijvoorbeeld: “Hoe vond je dat de communicatie over het project verliep? Zijn er dingen die ik hierin kan verbeteren?”