Heeft het maken van een planning nu wel zin?

Een veel gehoorde klacht van kantoorwerkers en zeker van managementondersteuners is dat het maken van een planning helemaal geen zin heeft. De ervaring leert namelijk dat de gemiddelde werkdag tegenwoordig samenhangt van onderbrekingen, interrupties en ad hoc beslissingen en tegen dergelijke omstandigheden is een planning helemaal niet bestand.

De keren dat je hebt geprobeerd je aan je planning te houden moest je aan het einde van de werkdag concluderen dat er van de zeven geplande klusjes er slechts twee voor de helft afgekomen waren. Niet dat je die dag niet hard gewerkt hebt, integendeel! Maar de tijd is besteed aan ongeplande klusjes tussendoor, telefoontjes, een spoedofferte die vóór vijf uur nog de deur uit moest en urgente klussen van een zieke collega. Allemaal nuttig werk. Maar ongepland. En demotiverend ook, als je steeds moet constateren dat je planning weer het onderspit heeft gedolven.

Niet meer plannen, dan? Laat het werk maar komen zoals het komen wil?

Dit kun je doen, maar de kans dat je werkdag dan wordt gestuurd door de prioriteiten van een ander is levensgroot aanwezig. Je eigen prioriteiten verdwijnen dan volledig uit beeld en voor je het weet zit je afgebrand en uitgeblust thuis.

Maar wat dan? Toch maar weer plannen?

Laten we eerst eens kijken wat plannen eigenlijk is. Plannen is niets meer of minder dan het maken van een plan. Een plan waarin je bedenkt wat je wilt gaan doen en wanneer je dat wilt gaan doen. En op zich is het is een vreselijk nuttige oefening om aan het begin van de dag of week vast te stellen wat voor die dag of week voor jou het belangrijkste is. Niet het meest dringend, nee: wat is het belangrijkst? Van al die dingen die op je bordje liggen: welke verdient het eerst je aandacht? En daarna? En daarna?

Vervolgens zet je dat niet op een bepaald moment in je agenda, maar schrijf je het op een apart lijstje. En dat lijstje is vervolgens jouw kompas of TomTom. Daarop staan namelijk de dingen die je wilt afmaken.

Het is dan nog steeds mogelijk dat er van buitenaf een dringend beroep op je tijd en aandacht wordt gedaan – de buitenwereld gaat gewoon op dezelfde voet door – maar omdat je vooraf hebt vastgesteld én vastgelegd wat voor jou prioriteit heeft is het gemakkelijker om nee te zeggen. Kortom een planning met jouw belangrijkste klussen is prima! Tenslotte nog één tip om de puntjes op de ‘i’ te zetten:

Zorg voor een realistisch plan of lijstje. Liever een lijstje met twee items die je echt kunt dan een lijst met zeven items die je onmogelijk op één dag uit te voeren zijn.

Succes en laat me weten of dit werkt!

Lukt het je niet alleen om de waan van de dag te doorbreken? Wil je graag begeleiding? Schroom dan niet om contact met me op te nemen! Lees hier meer over een individueel traject.

Wil je meer leren over slimmer werken en betere werkgewoonten? Schrijf je dan in voor Het Betere Werken in één dag.

Ingrid van Dijk is professional organizer en met haar bedrijf Beddingwerk traint en coacht zij mensen en organisaties die grip willen krijgen op hun tijd en taken om zo met energie te werken aan de zaken die er werkelijk toe doen. Kijk op www.beddingwerk.nl.