Help, een bestuursvergadering!

Bestuursvergaderingen…Veel secretaresses hebben ermee te maken. In de meeste gevallen betekent dit een zware werklast, zowel in de voorbereiding als na afloop. Secretaresses die uren achtereen in de kopieerkamer te vinden zijn om stapels documenten te printen en in te binden voor de eerstvolgende boardmeeting is (helaas) nog steeds realiteit. Koeriers zorgen er nog steeds voor dat alle vergaderstukken op tijd bij alle leden van het management of de Raad van Bestuur komt.

Deze werkprocessen zijn niet alleen een flinke klus voor het (bestuurs-)secretariaat, maar het beperkt ook de productiviteit tijdens vergaderingen. Zoeken naar de juiste pagina in een vergaderboek van 300 pagina’s kost flink wat tijd!

Met deze drie tips kun jij zorgen voor een vlekkeloze vergadering.

Voorbereiding is het halve werk

Een goede voorbereiding is het halve werk. Een heldere agenda met alle belangrijke bijlagen die op tijd worden gedeeld met alle betrokkenen, zorgt ervoor dat iedereen zich goed kan voorbereiden. Zijn er nog last-minute wijzigingen en werk je met een digitale vergaderoplossing? Dan krijgen alle betrokkenen direct de laatste wijzigingen in de agenda via een notificatie in de app. Als dat niet zo is, dan zit er niets anders op dan de boel nog een keer extra te kopiëren en uit te reiken tijdens de vergadering.

Is de laatste versie up-to-date?

In de meeste bestuursvergaderingen wordt gewerkt met dikke vergaderboeken. Deze bevatten alle belangrijke stukken die behandeld moeten worden. Voor een efficiënte vergadering is het belangrijk dat alle stukken altijd up-to-date zijn. Dit kan nogal eens een uitdaging zijn…Een digitale oplossing rekent af met deze frustratie. Met behulp van een board portal krijgen bestuursleden bijvoorbeeld via een tablet of laptop toegang tot een digitale versie van hun vergaderstukken. Hierin kunnen ze vervolgens geheel digitaal aantekeningen maken, discussies voeren en vragenlijsten invullen. Het secretariaat kan ook volledig digitaal in een handomdraai de vergaderboeken klaarmaken en klaarzetten in de digitale omgeving. Een win-win situatie dus.

Actiepunten & archivering

Na afloop van een bestuursvergadering is het belangrijk dat alle actiepunten worden opgeschreven en opgevolgd. Bovendien moeten alle documenten zorgvuldig gearchiveerd worden. Staat jouw kantoor vol met kasten met oude vergaderboeken? Ook hier geldt; maak een slimme overweging waar technologie kan helpen om dit soort archaïsche werkwijzen te versimpelen. Werk je al met een digitale vergaderomgeving? Dan is archivering ineens geen kerntaak meer. Alle documenten staan immers netjes in een veilige omgeving. Nog een groot pluspunt: met een board portal kun je met één druk op de knop het volledige digitale archief doorzoeken. Handig als je historische informatie nodig hebt rondom een bepaald thema.

Bovenstaande tips kunnen helpen om een belangrijke vergadering zo soepel mogelijk te laten verlopen. De laatste tip die ik nog wil meegeven is: maak gebruik van de technologische mogelijkheden die we tegenwoordig voor handen hebben. Door bepaalde punten in het vergaderproces te digitaliseren, realiseer je een veel efficiëntere vergadering. Voor iedereen.

Jesse Thiel is Country Manager Nederland bij Diligent. Hij helpt dagelijks organisaties in de transitie naar een digitale boardroom met behulp van Diligent Boards. In de praktijk merkt hij dat secretaresses en management assistentes een cruciale rol spelen in deze overgang. Als columnist zal hij dan ook praktische tips en informatie aanreiken hoe zij deze rol goed kunnen vervullen.