Help, mijn manager en collega’s werken op afstand!

door Ingeborg · 15 maart 2016

Steeds meer organisaties gaan over op werken volgens de principes van Het Nieuwe Werken. Misschien is dat in de organisatie waar jij werkt ook al het geval. En zo niet, dan komt dat er echt wel aan. Voorheen was jouw manager meestal ‘in huis’ en collega’s waar je regelmatig contact mee had zaten eigenlijk ook altijd op hun plek. Nu kan het zo maar zijn, dat jij jouw manager misschien maar 1 of 2 keer per week ziet. Voorheen ging jij over de agenda van jouw manager, nu worden er buiten jou om afspraken gemaakt. Gewoon via een telefoontje rechtstreeks naar de manager of via een bericht via Whatsapp. Ook de hoeveelheid informatie is enorm toegenomen en komt niet meer via 1 of 2 kanalen maar via heel veel kanalen. En je merkt nu dat zaken soms zijn afgehandeld voordat jij er erg in hebt. Ook kun je nu niet meer altijd bij een collega binnenlopen om een vraag te stellen, omdat die collega niet altijd op zijn plek zit en vaak ergens anders op een flexplek werkt en jij weet niet altijd precies waar. Je bent niet meer van alles op de hoogte. Je hebt de touwtjes niet meer in handen.

Tijdens coaching gesprekken die ik voer met secretaresses, komt vaak naar voren dat zij dit heel erg lastig vinden. Voorheen wisten zij precies wat er speelde, waar welke informatie te vinden was, wie waar was en wanneer welke afspraak gepland stond. Nu voelen veel secretaresses vaak dat ze het overzicht kwijt zijn, dat ze niet zo meetellen als voorheen, dat managers andere behoeften hebben en niet altijd aangeven wordt wat die behoefte dan is. Secretaresses hebben vaak het gevoel de grip te verliezen.

7 tips om meer grip te krijgen

Go with the flow! Beweeg mee. Als jouw manager op afstand werkt, kun jij ook op afstand werken. Als jouw manager niet ‘in huis’ is, maakt het voor hem of haar niet uit waar jij zit, zolang het werk maar gedaan wordt. Maak vooral goede afspraken over je bereikbaarheid. Je hoeft echt niet 24/7 bereikbaar te zijn als je werkt volgens de principes van Het Nieuwe Werken.
Zet het volgende misverstand uit je hoofd: ‘Het Nieuwe Werken betekent thuis werken’. Een van de principes van Het Nieuwe Werken is plaats- en tijdonafhankelijk werken. De plaats hoeft niet per definitie thuis te zijn.
Verander je mindset. Ja, ook een secretaresse mag op afstand werken. Het heeft niet altijd meerwaarde als jij op jouw vaste plek blijft zitten, terwijl jouw manager en collega’s er niet zijn. “Ja, maar ik moet weten wat er speelt….” Ja precies, en daarom moet je meebewegen en ook op afstand gaan werken. In de buurt van manager en collega’s, of een keer een ochtend thuis om jouw eigen taken af te krijgen of gewoon in het gebouw waar je werkt maar een verdieping hoger om ongestoord jouw taken af te handelen. En als jij niet van je plek af wil, verander dan de manier van samenwerken. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je echt langs elkaar heen gaat werken en dan groei je al heel snel uit elkaar.
Organiseer alles zó, dat jij gemakkelijk op afstand kunt werken.
Maak een planning van welke taken je wil gaan afhandelen en zorg dat je alles wat je daarvoor nodig hebt bij je hebt.
Plan genoeg tijd in de agenda om bij te praten met je manager. Zo blijf je op de hoogte. Bespreek ook hoe jullie met elkaar in contact blijven want dat is belangrijk.
Neem eens een kijkje in de keuken van een secretaresse die werkt volgens de nieuwe manier van werken. Op 21 april 2016 organiseert Share Office Support samen met Youmeet en YNNO de Secretaresse Xperience. Tijdens deze dag heb jij de mogelijkheid om een kijkje in de keuken van Het Nieuwe Werken te nemen. Meer informatie over de Xperience vind je hier.

Ik heb zelf ruim 25 jaar gewerkt als secretaresse en weet dat het best lastig kan zijn om je manier van werken aan te passen aan ontwikkelingen waar jij geen grip op hebt. Hoe blijf je van toegevoegde waarde als je de touwtjes niet meer in handen hebt en niet meer precies weet wat er speelt? In het leertraject ‘van secretaresse naar futureproof professional’ deel ik de dingen die ik heb gedaan om van toegevoegde waarde te blijven. Ik leer je stap voor stap hoe je dit kunt aanpakken.