Het Nieuwe Werken: zo doe je dat!

Het is donderdag, een graadje of 30 en ik heb eigenlijk nog vakantie. Dus om toch mijn column voor SecretaresseNet op tijd af te leveren, heb ik mijn laptop op de tuintafel gezet en zit ik, omringd door groen, lekker even een uurtje te werken met een lekker muziekje op de achtergrond. Als dat geen flexwerken is!

Als zelfstandige heb ik natuurlijk alle vrijheid in mijn keuze voor een werkplek. Wil ik ongestoord werken, dan sluit ik me op in mijn thuiskantoor. Heb ik behoefte aan een meer stimulerende omgeving, dan kies ik voor een van de flexwerkplekken in de stad, met kans op een interessante dialoog met een mede-ondernemer.

Gelukkig kunnen ook steeds meer werknemers zelf de werkplek uitkiezen die het beste past bij wat ze die dag moeten doen. Ook secretaresses!

In deze blog vertel ik je over drie valkuilen waar jij in zou kunnen vallen als je werkt volgens Het Nieuwe Werken. Natuurlijk heb ik de tips voor je om dat te voorkomen!

1. Niet ongestoord kunnen doorwerken

Of je nu in een kantoortuin zit of een dag thuis werkt, op veel plekken is het de zoete inval. Daar ben jij als secretaresse waarschijnlijk helemaal aan gewend, toch? Maar dat maakt het probleem helaas niet minder reëel. Iedere storing kost je niet alleen tijd maar ook aandacht, het duurt minuten voordat je weer echt geconcentreerd kunt werken. Het is dus voor iedereen – ook jou – van levensbelang om af en toe zonder storingen door te kunnen werken. Dat komt je productiviteit ontzettend ten goede.

Zorg er daarom voor dat je klussen waar echte concentratie voor nodig is, ook op een afgezonderde plek kunt doen. Of zet desnoods een koptelefoon op je hoofd en spreek af met je collega’s dat je dan niet beschikbaar bent voor vragen of verzoeken (echte noodgevallen natuurlijk uitgezonderd).

Werk je thuis, maak dan ook zulke afspraken met je huisgenoten. Het is wel handig als de kids weten dat hoewel mama thuis is, ze desondanks niet beschikbaar is voor alle kleine en grote levensvragen (zoals waar de hagelslag is). Dat geldt trouwens ook voor de ‘grote kinderen’!

En last but not least: vergeet niet om duidelijke afspraken te maken over de communicatie en eventueel je telefoon uit te zetten. Een dag thuis werken kan heerlijk zijn als je zonder storingen een klus wilt afmaken. Maar die droom verandert makkelijk in een nachtmerrie als de ene na de andere collega je belt met vragen over onbenullige zaken.

2. Niet alles bij de hand hebben

Hoewel Het Nieuwe Werken vaak alleen maar gebruikt wordt om te besparen op de huisvestingslasten, is er veel meer winst te behalen. Idealiter stelt HNW medewerkers in staat om echt optimaal te presteren door de ideale werkplek te kiezen. Soms is dat het kantoor en soms – zoals voor mij vandaag – de achtertuin.  Maar dan moet je wel ook op die andere plekken de beschikking hebben over de spullen en/of informatie die je nodig hebt om je werk te doen.

Check dus van tevoren of je ook van thuis uit bij alle documenten op de server kunt en je mail net zo handig kunt afhandelen als op kantoor. Werk je thuis en moet je gewoon bereikbaar zijn, is er dan een goede telefoonverbinding geregeld? En, niet onbelangrijk, is de internetverbinding ter plaatse ook echt snel genoeg?

Is de toegang op de een of andere manier beperkt, bedenk dan van tevoren heel goed welke werkzaamheden je wilt uitvoeren en zorg dat je de benodigde documenten meeneemt. Dat kan op papier maar natuurlijk ook digitaal. Of richt speciaal voor je thuiswerk klussen een Dropboxmap (of alternatief) in.
Wat je ook doet, zorg dat je je werk goed plant zodat je ook de juiste werkplek gebruikt. Of andersom: zodat je het juiste werk op de juiste plek doet. Dat zal je zeker ook helpen om de dag echt goed te benutten.

3. Hou je werktijden in de gaten

Veel werknemers die volgens HNW werken, maken gebruik van de flexibele werktijden. Overdag de kinderen van school halen en ’s avonds – als de kinderen eenmaal in bed liggen – nog even de laptop aan om nog een uurtje te werken.

Een ideale situatie, mits je je werktijden wel goed in de gaten houdt. Want hoewel het voor de werkgever voordelig lijkt voor je werkgever als jij ook nog buiten werktijden bezig bent, toont onderzoek aan dat werknemers die na 9 uur nog even de smartphone gebruikt om mail te checken de dag erna toch echt minder productief is.

Volkswagen had het dus goed bekeken toen het bedrijf in 2011 al maatregelen nam om te zorgen dat werknemers buiten werktijd geen mail meer doorgestuurd kregen.

De reden voor de verminderde productiviteit is gelegen in het niet goed kunnen ontspannen. Want als je net de mailbox nog even hebt doorgeploegd, is je hoofd nog bezig met werken terwijl je lijf eigenlijk toe is aan slaap.

Daarnaast verhindert het blauwe licht dat van de beeldschermen afkomt ook nog eens de productie van het slaaphormoon melatonine. Weersta dus de afleiding om ’s avonds nog even de smartphone erbij te pakken (ook als je privé even je Facebook wil checken) als je de volgende dag lekker uitgeslapen wakker wilt worden.

Met dank aan Patricia Gorissen

Onder het motto ‘Goed Georganiseerd maakt effectiever‘ helpt professional organizer Patricia Gorissen haar klanten om meer overzicht te creëren, betere beslissingen maken en zo slimmer te werken.