Hoe een oprecht compliment vakkundig de nek om te draaien

Veel managementondersteuners werken zich dagelijks een slag in de rondte om stukken tijdig, netjes opgemaakt en geredigeerd de deur uit te krijgen. Om die last minute zakenreis nog gauw slim te boeken. Of die spetterende teambuilding te regelen. Herkenbaar, wellicht. En, wordt het gezien, al je geren en gevlieg? Met tussendoor ook nog een luisterend oor voor deze of gene?

Van veel secretaresses en andere assistants hoor ik dat zij zich best gewaardeerd voelen, maar niet altijd in de mate die past bij hun vergaande inspanningen. Dat kan teleurstelling geven, of je vraagt je af of men eigenlijk wel in de gaten heeft hoeveel tijd al die grote en kleine klussen op je bord jou kosten. Moe maar voldaan ontaardt dan in afgemat en geïrriteerd. Of je raakt onzeker: is het misschien toch niet (goed) genoeg wat je doet?

Op zo’n moment kan een compliment of een oprecht bedankje enorm goed doen! “En die ontbreken dus juist”, hoor ik je zeggen. Maar dat valt nog te bezien. Want komt waardering – in welke vorm dan ook – eigenlijk wel bij jou aan? Als je moe, onzeker of geërgerd bent, is het maar de vraag of je een positieve opmerking over jouw prestaties tot je door laat dringen! Of je dat überhaupt wilt. En dan heb je de keus:

A.

met enige zelfreflectie kijken naar je eigen aandeel in de communicatie met je collega’s

B.

overgeleverd zijn aan de sleur en de stress die anderen je bezorgen

Mocht je gaan voor optie B., lees dan vooral door, want ik hierna geef ik je een uitermate effectief recept om complimenten buiten de deur (en je hart) te houden. Maar let op! Volg je de aanwijzingen niet exact op, dan loop je het risico van onuitputtelijke energie en grote opgewektheid. Nu dan:

Recept voor waardering-werend beton

Ingrediënten:

• een (over)volle planning op de backoffice
• aanzienlijke inzet van jouw kant
• collega’s met goede bedoelingen en veel deadlines
• moeheid, onzekerheid en/of irritatie

Bereidingswijze:

Om te beginnen is het erg belangrijk dat, als er iets positiefs over jou gezegd wordt, jij weet dat het allemaal een beetje overdreven wordt. Je doet heel gewoon je werk, dat is niets bijzonders. Vat je een complimentje op als een notitie van iets speciaals in jouw persoonlijkheid en je talenten? Dan bestaat het gevaar dat je het pand – ondanks de drukke dag – blij en licht verlaat.

Wat je ook moet doen is flink nadenken. Vooral niet voelen. Als iemand je komt bedanken, redeneer dan onmiddellijk de flits van trots weg die in je opkwam. Geef je die warme trots-flits in je buik aandacht, dan – oei – heb je dik kans dat je energievoorraad behoorlijk groeit.

Ga ervan uit dat wát je interne klanten je ook vertellen, zij dat uit eigenbelang doen. Zij hebben hun eigen agenda en willen hun doelen bereiken. Als zij met een compliment komen, weet je dus dat ze alleen maar iets van je willen. Pas op: ga je geloven dat je collega (deels) oprecht is, dan komen complimenten binnen en loop je risico op een onzinkbaar goed humeur.

Verder moet je er natuurlijk voor zorgen dat je ego niet te groot wordt. Mocht je een leuke opmerking krijgen over dat project dat je gecoördineerd hebt, let er dan op dat je zelfbeeld bescheiden blijft. Want stel je voor dat je langzamerhand gaat geloven dat je de organisatie echt iets te bieden hebt. En je elke dag vol vertrouwen op kantoor komt in de wetenschap dat je iets waardevols toevoegt!

Dan een groot aandachtspunt. De positieve aandacht van je collega’s heb jij niet nodig. Het zit wel goed met jouw zelfvertrouwen, dus wat moet je met een compliment? Als je speelt met het idee dat waardering ook voor jou van belang kan zijn, word je wellicht milder, en evenwichtiger in je oordeel. Dus kijk hiermee uit!

Zie verder kleine signalen voor wat ze zijn. Een “goed gedaan” in de mail is gewoon een beleefdheidsfrase. Die wordt geschreven in hoofdletters en gevolgd door vijf uitroeptekens pas een compliment. Een mogelijk dankbare blik vat je misschien verkeerd op; je hebt tenslotte niet expliciet gehoord dat je werk op prijs is gesteld. Laat je die waarderende knipoog in jouw richting tot je doordringen, dan heb je een volgende keer misschien wel echt zin om iemand te helpen! Met het desastreuze gevolg dat je nog meer waardering krijgt uiteraard.

Tot slot is het belangrijk dat je complimenten toeschrijft aan degene aan wie ze toekomen. Iemand anders dus. Als je geprezen wordt om de perfecte organisatie van het laatste marketingevenement, roep dan gauw dat jouw aandeel in de klus reuze is meegevallen. De vorige secretaresse had al een handig draaiboek op de server gezet. Dat hoefde je alleen nog maar aan te passen. Eigen je je het compliment toe, dan loop je voor je het weet rond met een vrolijke grijns op je gezicht (die er niet meer af wil).

Volg je dit recept nauwkeurig, dan ben je verzekerd van een dagelijkse, zich herhalende routine in je betonnen comfortzone. Wijk je ervan af, dan kan dat op punten spannend zijn. Ik moedig je aan dat toch te doen. Omdat het leidt tot mooie leerervaringen en effectievere communicatie. Zodat je ontspant en… vleugels krijgt met kleine en grote opstekers uit diezelfde dagelijkse praktijk!

Heleen ter Avest

Heleen ter Avest helpt top-assistants zoals directiesecretaresses, officemanagers, teamleiders van de backoffice, freelance assistants en managementassistenten om vol overtuigingskracht, energie en zelfvertrouwen de lead te nemen in hun werk.

Neem ook een gratis abonnement op het e-magazine Ontwikkeltips voor top-assistants. Schrijf je in via www.investcoaching.nl en ontvang het mini-e-book “Feedback de baas – 9 succesfactoren voor in je verander(en)de rol van assistant” als welkomstcadeautje!