Hoe proactief ben jij?
De mate waarin een secretaresse proactief werkt, is vaak onderwerp van gesprek. Ik hoor steeds vaker managers zeggen dat ze een proactieve secretaresse willen. Dat komt goed uit want ook secretaresses noemen zichzelf graag proactief. Maar wat is dat nu eigenlijk proactief en wat doe je dan precies proactief? In de praktijk zie ik grote verschillen. Daarom heb ik een methode ontwikkeld om proactiviteit concreet te maken. Een handig hulpmiddel voor secretaresses om te kijken waar er nog groei zit in jouw functie én om het gesprek daarover aan te gaan met je manager.
Iedere secretaressetaak is in te delen volgens onderstaande zelfstandigheidsniveaus. Het is een hulpmiddel om te kijken waar er nog groei zit in je huidige taken. Ik gebruik hier het voorbeeld van het bestellen van een lunch voor een werkbespreking, maar je kunt de methode toepassen op alle secretaressetaken. Doe er je voordeel mee en ga het gesprek aan over proactief werken!
1. Regelen op verzoek
De manager geeft aan graag wat te willen eten met de gasten tijdens de werkbespreking die rond lunchtijd is gepland. De secretaresse neemt deze taak op zich en bestelt de gevraagde producten.
2. Vragen
De secretaresse ziet dat de manager een werkbespreking heeft rond lunchtijd. Ze vraagt of het een goed idee is om alvast wat te bestellen en zo ja wat dan? Vervolgens bestelt ze de gevraagde producten.
3. Voorstel doen
De secretaresse ziet dat de manager een werkbespreking heeft rond lunchtijd. Op basis van haar eerdere ervaringen maakt ze alvast een voorstel in de vorm van een bestellijst. Deze lijst legt ze tijdig ter goedkeuring voor aan de manager. Daarna bestelt ze de lunch.
4. Doen zonder overleg
De secretaresse ziet dat de manager een werkbespreking heeft rond lunchtijd. Op basis van haar eerdere ervaring bestelt ze een lunch die past bij de aard van de bespreking. Achteraf controleert ze bij de manager of alles naar wens was.
5. Volledig gedelegeerde taak
De secretaresse oriënteert zich op de mogelijkheden voor het bestellen van lunches. Ze praat met verschillende partijen over de mogelijkheden, prijs-/kwaliteitverhouding, bestel- en annuleringsvoorwaarden. Ze kiest twee of drie alternatieven en maakt afspraken met de leverancier. In het jaarlijkse beoordelingsgesprek legt ze verantwoording af over deze taak en het benodigde budget.
Diana van Riel verbetert de managementondersteuning in organisaties en is eigenaar/seniortrainer van opleidings- en adviesbureau Rieel. Zij verzorgt professionele scholing voor secretaresses zowel individueel en in groepsverband. Kijk voor meer informatie op http://www.rieel.nl
Volg ons