Hoe vergader je effectief via videoconferencing ?

Nu het thuiswerken misschien wel het nieuwe normaal wordt, gaan bedrijven ook meer vergaderen via videoconferencing. In het begin van de Corona crisis kwam dit met horten en stoten op gang, maar inmiddels draait een gemiddeld bedrijf zijn hand niet meer om voor een Zoom conferencing of een meeting via MS Teams.

Videoconferencing klinkt goed en het kan ook zeer effectief zijn maar toch zijn er wat zaken waar je op moet letten, zowel als voorzitter maar ook als deelnemer. Zo zit de voorzitter vaak wat minder ‘strak’ in zijn voorzitterschap dan in een fysieke vergadering. Het komt ook vaak voor dat twee deelnemers discussies domineren en andere deelnemers daardoor afhaken en achterover gaan leunen. Waar je in een fysieke vergadering vaak wel even kunt interrumperen is dat met een videoconferencing toch iets lastiger. Als er 4 mensen tegelijk praten weet je vaak niet meer wie nou wat heeft gezegd. Het wordt chaos, dat is het moment dat deelnemers afhaken omdat ze het allemaal niet meer kunnen volgen.

Hoe houd je de videoconferencing vergadering nou effectief? Dat doe je met deze tips:

1. Gebruik videoconferencing en géén conference call lijn. Videoconferencing creëert een gevoel van samen zijn, omdat je elkaar ziet. Met een conference call lijn zie je elkaar niet en weet je niet precies wie er aan het woord is. Programma’s zoals Zoom, MS Teams en Skype zijn handig om mee te werken.

2. Test 5 minuten van tevoren of alles naar behoren werkt. Zorg dat je een stabiele internetverbinding hebt. Dat houdt in dat je alle andere apparatuur die op internet is aangesloten uit zet. Zorg dat video’s of Powerpoint presentaties klaar staan zodat je deze makkelijk kunt laten zien via het delen van je scherm. Vraag ook aan alle deelnemers om 5 minuten van tevoren alles te testen. Spreek met alle deelnemers af dat iedereen zijn geluid op mute zet, tenzij je iets wilt zeggen. Dit voorkomt een hoop ruis en irritante achtergrondgeluiden.

3. Houd je als voorzitter aan de vergaderpunten. Geef aan het begin van de vergadering aan wat het doel is van de vergadering en vraag of er nog ingekomen punten zijn zodat er een duidelijke vergaderstructuur ontstaat. Spreek af – indien de vergadering waarschijnlijk langer dan 1 uur gaat duren – of jullie na een uur bijvoorbeeld even 15 minuten pauze houden. Zo is voor iedereen duidelijk hoe lang de totale vergadering zal duren.

4. Zorg dat iedereen aan het woord komt. Dit kan soms lastig zijn bij een virtuele vergadering maar zorgt er wel voor dat iedereen zich aangesloten voelt. Vraag dus als voorzitter regelmatig een ieder naar zijn/haar mening. Ga dus de ‘virtuele tafel’ langs.

5. Als er presentaties zijn gepland tijdens de virtuele vergadering zorg dan als voorzitter dat deze maximaal 5 minuten duurt. Een presentatie tijdens een virtuele vergadering is voor veel deelnemers aan die vergadering een lange zit. Ze raken verveeld, want alleen maar luisteren is voor de gemiddelde persoon ronduit saai. Zorg er in ieder geval voor dat iedereen de presentatie kan zien en daardoor mee kan lezen.

6. Houd de vergadering kort en krachtig. De meeste medewerkers moeten nog steeds wennen aan het virtuele vergaderen. Het kost ze energie. Houd de vergadering daarom kort en bespreek alleen datgene wat er écht besproken moet worden.

Veel succes met deze tips!

Geschreven door Caroline van Aart

Caroline is eigenaar van en virtual assistant bij Shift Office Support. Ze is een doortastende assistant en tekstschrijver, die altijd in de hoogste versnelling aan de slag gaat. Ze houdt ervan om zaken te signaleren en deze proactief op te pakken. Niet lullen maar poetsen zoals ze in Rotterdam zeggen. Laat dat nou ook net haar lievelingsstad zijn en het plaatje is compleet. Daarnaast is Caroline een enorme regelneef en is niks haar teveel.

Kijk voor meer informatie eens op haar website of mail haar via caro@shiftos.nl. Bellen mag via (06) 13624375.