Hoe werk je effectief samen in een duobaan?

Een duobaan kan een geweldige oplossing zijn voor zowel werkgevers als werknemers. Het biedt de flexibiliteit die je nodig hebt om werk en privé beter te combineren en zorgt, mits goed afgestemd, voor meer continuïteit in het werkproces. Maar voor Support Professionals, die vaak een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden hebben, brengt een duobaan ook de nodige uitdagingen met zich mee. De sleutel tot succes ligt bij goede communicatie en wederzijds vertrouwen. Hoe zorg je er samen voor dat de ondersteuning optimaal is, de werkstroom soepeler verloopt en de efficiëntie toeneemt?

#1 Duidelijke communicatie

Communicatie is de basis van elke succesvolle samenwerking, en dit geldt des te meer voor een duobaan. Het is essentieel om continu in contact te blijven met je duo-partner om misverstanden en verwarring te voorkomen. Neem daarom zoveel mogelijk tijd voor je overdracht; minimaal een ½ dag overlap.

• Plan een wekelijks overlegmoment om de taken en prioriteiten door te nemen. Dit kan bijvoorbeeld elke maandagmorgen zijn, zodat de week goed begint.
• Gebruik een gedeelde agenda waar iedereen toegang tot heeft. Noteer hierin alle belangrijke afspraken en deadlines.
• Stop met mailen met je persoonlijke, individuele mailadres. Regel daarvoor in de plaats een gezamenlijk e-mailadres.
• Gebruik digitale tools: Maak hiervoor gebruik van tools als OneNote, Microsoft Teams of een gedeelde Google Drive om informatie en updates gemakkelijk uit te wisselen.
• Stel duidelijke communicatieprotocollen op, zoals wanneer en hoe je elkaar informeert over belangrijke updates of wijzigingen in de planning.

#2 Consistente documentatie

Goede documentatie is cruciaal in een duobaan. Het zorgt ervoor dat jullie allebei altijd op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en voortgang van projecten.

• Maak een gedeeld notitieboek in bijv. OneNote waar jullie beiden belangrijke informatie, notities van vergaderingen, opmerkingen e.d. in bijhouden.
• Gebruik van CRM-systemen: Als de organisatie een CRM-systeem gebruikt, zorg er dan voor dat jullie beiden dit systeem consistent blijven bijhouden. Dit voorkomt dat belangrijke klantinformatie verloren gaat.
• Maak gebruik van templates en snelle stappen voor terugkerende e-mails, taken en/of documenten. Dit bespaart tijd en zorgt voor uniformiteit in de manier van werken.
• E-mails kunnen gemerkt worden met een vlag in Outlook (overleg wel even samen, welke kleur staat voor wie en/of wat). Op deze manier kun je bij het openen van de mailbox gemakkelijk selecteren, welke acties prioriteit hebben;

#3 Vertrouwen en respect

Vertrouwen en respect zijn fundamenteel in elke werkrelatie, maar in een duobaan zijn ze absoluut noodzakelijk. Beide partners moeten erop kunnen vertrouwen dat de ander zijn of haar taken correct en tijdig uitvoert.

• Zorg voor een eerlijke verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Dit voorkomt wrevel en zorgt ervoor dat jullie allebei gemotiveerd blijven.
• Respecteer elkaars werktijden en deadlines, en probeer flexibel te zijn als er onverwachte zaken opduiken.
• Wees bereid om je duo-partner te helpen bij onverwachte drukte.
• Iedereen werkt anders. Respecteer elkaars werkstijl en zoek naar manieren om deze verschillen te overbruggen.

#4 Flexibiliteit

Flexibiliteit is een must in een duobaan. Er zullen momenten zijn waarop je moet inspringen voor je collega of waarin de planning aangepast moet worden. Een open en flexibele houding helpt om onverwachte situaties goed op te vangen.

• Wees bereid om taken van je duo-partner over te nemen als deze bijvoorbeeld ziek is of een dringende afspraak heeft.
• Zorg ervoor dat er altijd een back-up plan is voor belangrijke taken en deadlines.

#5 Gebruik van technologie

Er tal van technologische hulpmiddelen die het samenwerken in een duobaan vergemakkelijken. Het is wel zaak om hier optimaal gebruik van te maken.

• Zorg er daarom voor dat je allebei de nodig kennis en vaardigheden hebt voor de software/systemen die gebruikt worden in de organisatie;
  • Gebruik bijv. het programma Canva voor het maken van professioneel ogende documenten, presentaties en social media posts. Dit kan vooral handig zijn als jullie ook verantwoordelijk zijn voor de interne of externe communicatie van het bedrijf.
  • Gebruik bijv. Trello voor het visueel beheren van projecten en taken. Je kunt borden maken voor verschillende projecten, kaarten toewijzen aan teamleden en deadlines instellen om de voortgang te volgen.
  • Gebruik bijv. Microsoft Outlook voor het beheren van takenlijsten. Gebruik daarbij de functies zoals gedeelde taaktoewijzingen om beter samen te werken met je duo-partner en manager.

Optimaal samenwerken in een duo-functie blijft continu aanpassen en verbeteren. Probeer de diverse tips uit en ontdek samen hoe je het beste uit jullie samenwerking kunt halen. En heb jij nog meer tips? Deel ze in de reactie onder dit artikel!