Je probleemoplossend vermogen vergroten met deze tips en technieken

Er gaat in jouw vak geen dag voorbij waarbij je probleemoplossend moet denken en handelen. Hierin uitblinken is een essentiële vaardigheid voor een succesvolle Secretaresse en Support Professional. Wanneer er problemen zijn, dan zijn er vaak snelle en goede oplossingen nodig. Vaak komt het management dan als eerste bij jou met de vraag: los jij het even op? In dit blog bespreken we hoe je een aantal tips en technieken kunt toepassen om je probleemoplossend vermogen te vergroten.

1. Begrijp het probleem

Het is natuurlijk het allerbelangrijkste om het probleem te begrijpen voordat je begint om het op te lossen. Dus begin altijd met het definiëren van het probleem. Schrijf het op. Wat is het specifieke probleem en welke gevolgen heeft het? Identificeer vervolgens de oorzaken van het probleem. Zijn er interne of externe oorzaken die het probleem hebben veroorzaakt? Verzamel alle informatie die je kan helpen om het probleem te leren begrijpen. Praat eventueel ook nog met collega’s, zodat je de context van het probleem echt goed begrijpt.

2. Oplossingen bedenken

Als je het probleem begrijpt dan komt natuurlijk het moment om een oplossing te gaan bedenken. Hiervoor zijn een aantal handige technieken beschikbaar. Om te beginnen: wees open-minded en sta open voor alle ideeën. Creatieve oplossingen kunnen soms uit onverwachte hoek komen. Werk samen: betrek collega’s en eventuele teamleden bij het brainstormen over oplossingen. Verschillende invalshoeken van verschillende collega’s leiden vaak sneller tot oplossingen. Gebruik hulpmiddelen: er zijn hulpmiddelen die je kunnen helpen om het probleem en de mogelijke oplossing te visualiseren. Bijvoorbeeld een whiteboard of post-its. Probeer in deze fase nog niet om het probleem daadwerkelijk op te lossen, maar focus op het verzamelen van zoveel mogelijk ideeën over de mogelijke oplossing.

3. Prioriteren

Nu je een lijst van mogelijke oplossingen hebt, is het zaak om de best passende oplossing voor het probleem te kiezen. Je kan dit het beste doen door de mogelijke oplossingen te beoordelen op basis van onderstaande criteria:

1. Haalbaarheid: kan de mogelijke oplossing in de praktijk worden gebracht? Is er genoeg tijd voor? Zijn de middelen die er voor nodig zijn beschikbaar?
2. Impact: wat voor impact gaat iedere mogelijke oplossing hebben? Lost dat het probleem dan volledig op? Welk idee heeft uiteindelijk de grootste uitwerking?
3. Kosten: denk je een oplossing gevonden te hebben? Zoek uit welk budget je daarvoor nodig hebt. Beoordeel of de kosten opwegen tegen de benodigde inspanning.
4. Tijdsbestek: bepaal bij iedere mogelijke oplossing hoeveel tijd het duurt om de oplossing te implementeren. Soms is een snelle oplossing noodzakelijk en heb je geen tijd voor langdurige implementatietrajecten.

4. Implementeren van de oplossing

Nadat je de best mogelijk oplossing voor het probleem hebt gekozen is het tijd om de oplossing te implementeren. Ofwel, actie! Ook hiervoor zijn een aantal praktische technieken te gebruiken: maak eerst een actieplan en beschrijf daarin wie, wat doet, wanneer en hoe. Blijf daarbij ook duidelijk communiceren aan iedereen die bij de oplossing betrokken is over wie, wat en op welk moment precies moet doen. En houdt iedereen goed op de hoogte over de voortgang. Wees flexibel, want het kan voorkomen dat je soms tot nieuwe inzichten komt tijdens de implementatie van de gekozen oplossing.

5. Leren

Ieder probleem en de aanpak ervan levert een kans op om, als mens en als organisatie, te leren en te groeien. Het is dus aan te raden om tijdens en na de implementatie van de oplossing met elkaar te evalueren over de gekozen aanpak. Dit kan bruikbare inzichten opleveren, die je in staat stellen om een volgende keer nog beter en nog efficiënter het probleem op te lossen.