Stress bij het notuleren? Met dit stappenplan is dat verleden tijd!

Notuleren is van essentieel belang voor het bijhouden van besluiten en uitkomsten tijdens bestuursvergaderingen. Zonder notulen kunnen details na een tijdje vergeten worden. Notulen laten bovendien goed zien hoe bepaalde besluiten tot stand zijn gekomen. Toch kan het lastig zijn om goed te notuleren.

Hieronder deel ik drie stappen om succesvol te notuleren.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Voordat een bestuursvergadering van start gaat, is het goed om zoveel mogelijk informatie omtrent de agenda te verzamelen. Een heldere agenda geeft iedereen de mogelijkheid om zich goed voor te bereiden en alle punten bespreekbaar te maken. Bovendien zorgt het voor efficiëntere vergaderingen, omdat deelnemers precies weten welke punten wel en niet besproken worden. Ga dus goed na of er niets ontbreekt en of de volgorde logisch is. Vervolgens is het van belang om de agenda tijdig te delen met alle bestuurders. Soms kan het ook handig zijn om ook de notulen van de voorgaande vergadering te delen. Verandert er tussentijds iets in de agenda? Breng ook iedereen daarvan op de hoogte.

Zorg voor een heldere lay-out

Tijdens de vergadering begin je met de notulen. Noteer helder de datum en de deelnemers aan de vergadering. Verder is het belangrijk om kort en bondig te blijven. Beschrijf de uitkomsten van ieder agendapunt. Vraag om verheldering wanneer een besluit niet volledig is of de vervolgstappen niet duidelijk besproken zijn.

De lay-out voor een notulen bevat de volgende punten:

• Datum, tijd en locatie van de bestuursvergadering
• Naam van de voorzitter en notulist
• Een kort overzicht van de voorgaande notulen en uitkomsten
• Beslissing bij ieder agendapunt:
  • Ondernomen acties
  • Voorstellen die gedaan worden
  • Hoe het bestuur stemt op het voorstel
  • De belangenverstrengeling
• Actiepunten
• Eindtijd van de vergadering en een datum van de volgende meeting

Ruim tijd in voor de uitwerking

Ga na de vergadering direct aan de slag met de uitwerking van de notulen. De informatie zit dan immers nog vers in je geheugen. Zorg altijd voor een korte toelichting bij iedere genomen beslissing. Geef ook aan waar bijbehorende documenten terug te vinden zijn. De laatste stap? Lees alles nog goed door en laat de notulen eventueel nog lezen door een collega om spellingfouten eruit te halen. Vervolgens kan je deze delen met het bestuur. Let hierbij wel op de veiligheid, je deelt immers belangrijke bedrijfsinformatie. Als dit in verkeerde handen valt, kan dat verstrekkende gevolgen hebben. E-mail is in de meeste gevallen niet beveiligd. Een gouden tip om de veiligheid te borgen is om gebruik te maken van veilige online tools. Hiermee kun je eenvoudig en veilig bestuursinformatie digitaal delen met het bestuur.

Met bovenstaande drie tips hoeven notulen niet voor stress te zorgen; met aandacht voor detail en een stappenplan wordt notuleren efficiënter en eenvoudiger en kunnen belangrijke beslissingen makkelijker genomen worden.

Geschreven door: Jesse Thiel

Jesse Thiel is Country Manager Nederland bij Diligent. Hij helpt dagelijks organisaties in de transitie naar een digitale boardroom met behulp van Diligent Boards. In de praktijk merkt hij dat secretaresses en management assistentes een cruciale rol spelen in deze overgang. Als columnist zal hij dan ook praktische tips en informatie aanreiken hoe zij deze rol goed kunnen vervullen.

Meer tips? Lees ook het artikel “Notuleertips voor ervaren secretaresses”