Kostenbeheersing voor Officemanagers: een stappenplan

door Ingeborg · 28 augustus 2024

Het beheren van het kantoorbudget en het toepassen van kostenbeheersing zijn essentiële taken voor Officemanagers. Efficiënter werken en besparen zonder aan kwaliteit in te boeten is de sleutel tot succes. In deze blog delen we een stappenplan om vaste uitgaven te onderzoeken, kosten te besparen en een efficiënter kantoor te runnen.

1. Besparen op de vaste kantoorkosten

Huur is vaak een van de grootste vaste uitgaven voor een kantoor. Het is daarom belangrijk om regelmatig de markt te onderzoeken om te zien of de huidige huurprijzen nog aansluiten bij de markt. Overweeg om opnieuw te onderhandelen met de verhuurder, vooral als er alternatieve locaties beschikbaar zijn die (veel) goedkoper kunnen zijn. Als verhuizen geen optie is, dan kun je mogelijk korting krijgen door opnieuw te onderhandelen en dan voor te stellen om een langere huurovereenkomst aan te gaan. Verhuurders zijn dan vaak geneigd om korting te geven.

Nutsvoorzieningen zoals elektriciteit, water en verwarming kunnen ook een grote impact hebben op het budget. Een energie-audit kan helpen om inefficiënties op te sporen en gebieden te identificeren waar besparingen mogelijk zijn. Overweeg het installeren van programmeerbare thermostaten, energiezuinige verlichting, en bewegingssensoren om het energieverbruik te verminderen.

2. Onderhandel met leveranciers

Een andere manier om snel kosten te besparen is door opnieuw te onderhandelen met leveranciers. Als officemanager moet je tenslotte streven naar de beste prijs-kwaliteitverhouding. Vergelijk offertes van verschillende leveranciers en laat ze met elkaar concurreren om zo betere prijzen of voorwaarden te krijgen. Denk hierbij ook aan het aangaan van langetermijncontracten om extra korting te krijgen.

Wanneer je ervoor kiest om leveringen te bundelen bij één of enkele leveranciers, betekent dit dat je al je bestellingen voor bepaalde producten of diensten bij een kleiner aantal leveranciers plaatst, in plaats van bij veel verschillende bedrijven. Door dit te doen, kun je grotere hoeveelheden in één keer inkopen, wat vaak leidt tot volumekortingen. Leveranciers zijn namelijk vaak bereid om korting te geven wanneer je in bulk inkoopt, omdat het hen helpt om hun eigen productie- en verzendkosten te verlagen.

Daarnaast heeft het bundelen van leveringen nog meer voordelen. Door het aantal leveranciers waarmee je werkt te verminderen, vereenvoudig je de logistiek en administratie. Je hebt dan minder verschillende bestellingen, facturen, en leveringen om te beheren, wat betekent dat er minder tijd nodig is voor het verwerken van al deze zaken. Minder leveranciers betekent ook minder communicatie en minder coördinatie, wat het risico op fouten of misverstanden verkleint. Al deze factoren samen zorgen ervoor dat je zowel tijd als geld bespaart, terwijl je tegelijkertijd een efficiënter en overzichtelijker inkoopproces creëert.

3. Implementeren van kostenbesparende producten

Hoewel in het eerste opzicht het kostenplaatje van nieuwe, energiezuinige apparaten hoger kan zijn, betaalt deze investering zichzelf vaak terug in de vorm van lagere energierekeningen. Kijk ook naar het vervangen van oude kantoorapparatuur (zoals koelkasten, computers e.d.) door energiezuinige modellen. Controleer voor de zekerheid ook nog even of je alle (gloei)lampen al hebt vervangen door LED-verlichting en kijk naar de mogelijkheden van verlichting die automatisch aan- en uitgaat op basis van beweging. Dat bespaart aanzienlijk op energiekosten door te voorkomen dat lichten onnodig blijven branden in ongebruikte ruimtes.

En kijk ook eens naar de instellingen van print- en kopieerapparaten. Mogelijk is er een handige mogelijkheid om dubbelzijdig printen te promoten en ongewenste afdrukken te voorkomen. Loop ook de instellingen voor standaard zwart/wit printen in plaats van kleur eens na.

4. Software voor kostenbeheersing

Er zijn heel veel softwareprogramma’s op de markt die ook overzicht kunnen geven voor kostenbeheersing (vraag ook je boekhouder eens naar de mogelijkheden van jullie boekhoudsoftware). Deze softwareoplossingen bieden een breed scala aan functies die inzicht geven in de financiële situatie van het kantoor. Ze laten bijvoorbeeld precies zien waar het geld naartoe gaat door uitgaven in verschillende categorieën te verdelen, zoals kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen, personeelskosten, en meer. Hierdoor kun je snel zien waar de grootste kostenposten zitten en waar er mogelijk besparingen gerealiseerd kunnen worden.

Daarnaast maakt deze software het vaak ook mogelijk om automatisch gedetailleerde rapporten te genereren. In plaats van handmatig gegevens bij te houden en zelf analyses te maken, kan de software dit werk voor je doen. De rapporten geven een helder overzicht van de uitgaven in een bepaalde periode, vergelijken deze met het budget en signaleren waar overschrijdingen dreigen te ontstaan. Dit betekent dat je altijd up-to-date informatie hebt over de financiële situatie van je kantoor, zonder dat je hier zelf veel tijd en moeite in hoeft te steken.

Een ander belangrijk voordeel van deze tools is dat ze kunnen helpen bij het bewaken van budgetten. Je kunt vooraf budgetten instellen voor verschillende uitgavenposten, en de software houdt in de gaten of je binnen deze grenzen blijft. Als er bijvoorbeeld een risico is dat je een bepaald budget gaat overschrijden, kan de software je hiervan op de hoogte stellen. Op deze manier kun je snel actie ondernemen om te voorkomen dat de kosten uit de hand lopen.

Zorg ervoor dat alle afdelingen binnen het bedrijf zich bewust zijn van het budget en hun rol hierin. Door open communicatie en samenwerking kan het hele team bijdragen aan kostenbeheersing. Betrek medewerkers bij het proces en vraag om hun input bij mogelijke besparingen. Een idee hiervoor kan zijn om een winactie te introduceren bij je collega’s. Het meest innovatieve idee of het meest besparende idee wint een leuke prijs!

5. Verminder verspilling

Een zorgvuldig opgesteld inkoopbeleid draagt bij aan effectieve kostenbeheersing en vermindering van verspilling. Dit beleid moet duidelijke richtlijnen bevatten voor de aanschaf van kantoorbenodigdheden, waarbij overbodige aankopen worden vermeden en gekozen wordt voor duurzame opties. Door regelmatig de voorraadniveaus te controleren en alleen te bestellen wat echt nodig is, kun je onnodige uitgaven en verspilling aanzienlijk verminderen.

Stimuleer het hergebruik van materialen waar mogelijk, zoals het hergebruiken van papier voor notities of het opnieuw inzetten van kantoorapparatuur. Dit draagt natuurlijk ook bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Daarnaast kan het opzetten van een recyclingprogramma ook helpen om afval te verminderen en kosten te besparen op afvalverwerking.