Maak je documenten nu simpel en snel toegankelijker

Als secretaresse of VA heb je dagelijks te maken met een breed scala aan documenten, e-mails en presentaties. Wist je dat je die ook eenvoudig toegankelijk kunt maken voor iedereen, inclusief mensen met een beperking? Dit doe je snel en makkelijk met de Accessibility Checker van Microsoft 365.

Je bent als professional al gewend om overal aan te denken en alle details te checken. Het toegankelijk maken van je documenten hoort daar ook bij. Het mooie is: met de tools die je waarschijnlijk al dagelijks gebruikt, zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook, kun je dat heel eenvoudig doen.

Waarom is digitale toegankelijkheid belangrijk voor jou als secretaresse of VA?

Je rol is vaak een spil in de communicatie en organisatie. Of je nu werkt aan interne documenten, klantcommunicatie of presentaties, toegankelijkheid is cruciaal. Niet alleen om ervoor te zorgen dat iedereen in het team de informatie kan begrijpen en gebruiken, maar ook om te laten zien dat je oog hebt voor inclusie. Het vergroot de impact van je werk én het vergroot de waarde die je levert aan je werkgever of klant.

Wat doet de Microsoft 365 Accessibility Checker?

De Accessibility Checker helpt je om je documenten, e-mails en presentaties toegankelijk te maken voor mensen met een beperking. Denk bijvoorbeeld aan:

• Alternatieve tekst toevoegen aan afbeeldingen, zodat mensen met een visuele beperking weten wat er op een afbeelding staat. Meer over alt-teksten lees je in mijn blog ‘Maak je website toegankelijk met alt-teksten‘.
• Kleurcontrasten verbeteren, zodat tekst leesbaar is voor iedereen.
• Beschrijvende hyperlinks gebruiken, zodat het duidelijk is waar een link naartoe leidt.

Meer weten over digitale toegankelijkheid? Lees van mijn blogs hierover of volg me op sociale media.

Hoe werkt het?

1 Open de Accessibility Checker: In Word, Excel of PowerPoint, ga naar het tabblad ‘Controleren’ en klik op ‘Toegankelijkheid controleren’. In Outlook doe je dit bij het opstellen van een e-mail via het tabblad ‘Controleren’.

In Word

In de Nieuwe Outlook

2 Bekijk de resultaten: De checker geeft een lijst van mogelijke problemen in je bestand en biedt suggesties om deze op te lossen. Zo kun je snel verbeteringen aanbrengen.

3 Los de problemen op: Klik op een probleem in de lijst en volg de voorgestelde stappen om het document toegankelijk te maken.

Tips voor secretaresses en VA’s:

• Maak het een gewoonte: Check de toegankelijkheid van je documenten voordat je ze verstuurt of publiceert. Het kost maar een paar minuten, maar kan een groot verschil maken.
• Leer van de checker: Gebruik de suggesties om steeds beter te worden in het creëren van toegankelijke content. Uiteindelijk zul je veel van de aanbevelingen automatisch toepassen.
• Communiceer bewust: Bij elke e-mail of presentatie die je maakt, kun je bijdragen aan een inclusieve werkomgeving.

Waarom is dit zo belangrijk?

Vanaf juni 2025 wordt de European Accessibility Act van kracht, en dat betekent dat toegankelijkheid niet meer alleen een optie is, maar een verplichting. Deze wetgeving richt zich met name op het MKB en zorgt ervoor dat digitale diensten en producten voor iedereen toegankelijk moeten zijn, ook voor mensen met een beperking. Als secretaresse of VA speel je hierin een cruciale rol, omdat jij vaak degene bent die documenten, e-mails en presentaties opstelt. Door nu al de Accessibility Checker te gebruiken, zorg je ervoor dat je voorbereid bent en je werk altijd voldoet aan de wetgeving. Zo blijf je niet alleen professioneel, maar ook toekomstgericht bezig.

De voordelen op een rij:

• Eenvoudig en gebruiksvriendelijk: Geen technische kennis vereist.
• Inbegrepen bij je Microsoft 365-abonnement: Dus geen extra kosten.
• Versterkt je professionele imago: Toegankelijke documenten laten zien dat je oog hebt voor detail en inclusie.

Met de Accessibility Checker zorg je ervoor dat je werk niet alleen van hoge kwaliteit is, maar ook toegankelijk voor een breed publiek. Begin vandaag nog, want elke stap telt in het inclusiever maken van onze digitale wereld.

Heb je hulp nodig?

Als technisch VA help ik je graag om je documenten, e-mails en andere digitale content toegankelijk te maken. Of je nu vragen hebt over de Accessibility Checker van Microsoft 365, hulp nodig hebt bij de technische kant van je werk, of je werkprocessen wilt optimaliseren – ik sta voor je klaar. Stuur gerust een e-mail naar nicoline@nicolines-office.nl, dan kijken we samen naar de mogelijkheden. Want samen maken we de digitale wereld toegankelijker én efficiënter! Wil je meer lezen over digitale toegankelijkheid? Abonneer je op mijn nieuwsbrief of volg me op LinkedIn.