Je wilt Virtual Assistant worden en nu?

Je hebt de term Virtual Assistant vast al een aantal keer voorbij zien komen. Dat kan niet anders als Management Ondersteuner of Secretaresse. Het is een term die je steeds vaker ziet. En steeds meer ondernemers maar ook bedrijven werken samen met een Virtual Assistant.

Wat houdt het nu precies in?

Een Virtual Assistant of Online Office Professional is iemand die zich heeft bekwaamd in het ondersteunen van ondernemers of managers op afstand. Het op afstand ondersteunen gaat toch anders in zijn werk dan wanneer je op locatie werkt. Je werkt, zoals het woord het al zegt, virtueel. Je moet dus veel kennis hebben van de online tools die er bestaan want even naar het kantoor naast je lopen waar de directeur zit die je ondersteunt en iets vragen gaat dus niet. Je ontzorgt de ondernemer, manager of directeur (je opdrachtgever) en wilt hem/haar dus zo min mogelijk ‘lastig’ vallen met vragen. Eigenlijk zorg je ervoor dat je zelf alles managed en dat kan alleen als je diverse tools gebruikt waarin je alles bijhoudt en werk je verder met diverse systemen omdat je niet, als het goed is, één opdrachtgever hebt maar meerdere. Je zet dus meerdere keren per dag een andere pet op. Ook dit moet je kunnen.

Mirelle Petit en ik zijn 3 jaar geleden gestart met onze onderneming en inmiddels mogen wij zo’n ruim 30 klanten bedienen. Hier zitten niet alleen zelfstandig ondernemers tussen. Denk ook bijvoorbeeld aan de MKB-bedrijven die graag een Office Manager willen die fulltime beschikbaar is maar waar parttime werk voor is. Ook deze MKB-bedrijven behoren tot onze klanten. Want zeg nu zelf hoe fijn is het om een Office Manager te hebben die op ieder moment van de dag kan reageren op zaken die spoed hebben en je als directie niet hoeft te wachten tot de Office Manager over twee dagen weer een dag komt werken.

Kortom genoeg stof om over na te denken als je met de gedachten speelt om je eigen bedrijf op te starten als Virtual Assistant. Ik wil je graag een aantal tips meegeven.

Tip 1: wat komt er kijken bij het opstarten van je eigen bedrijf?

Als je besloten hebt om je eigen bedrijf te starten als Virtual Assistant, is er een aantal belangrijke zaken die geregeld moeten worden. Heb jij bijvoorbeeld al een leuke bedrijfsnaam of is je businessplan al uitgeschreven? En niet te vergeten: je inschrijven bij de Kamer van Koophandel en een zakelijke rekening openen. Dit zijn al een aantal dingen die je aan je ‘to-do’ lijstje kunt toevoegen. Maar denk bijvoorbeeld ook aan Personal Branding;, wat zijn jouw talenten in jouw eigen visie en in die van anderen, welke eerste indruk maak jij, wat zijn jouw “scherpe randjes en hoe zet je jouw “scherpe randjes” om in een positieve bijdrage?

Tip 2: hoe kom je aan klanten?

Als alles staat, je website is klaar, je visitekaartjes komen net vers van de drukker en je hebt je ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, dan rijst de vraag al heel snel en nu? Want ja: je hebt nu de mooiste website van alle VA’s en jouw visitekaartjes springen eruit. Hoe kom je dan nu aan je klanten?

Als eerste is het heel belangrijk om het tegen iedereen te zeggen dat je voor jezelf bent begonnen. Zorg dat je een goede pitch klaar hebt die je ten alle tijden zo kunt vertellen. Zelfs tegen het neefje van het nichtje van de tante waar je mee zit te kletsen op een verjaardag. Mensen zijn geïnteresseerd en onthouden jouw verhaal. Die mensen komen ook weer mensen tegen en zo komt het balletje vanzelf aan het rollen. Altijd zorgen dat je je visitekaartjes bij je hebt. Stop er in iedere tas een aantal. Je weet maar nooit.

Gebruik van Social Media is ook heel belangrijk. Denk aan LinkedIn, Facebook, Twitter of Instagram. Allemaal kanalen waar je goed kunt promoten. Zorg dat je zichtbaar wordt en blijft.

Tip 3: hoe richt je je werkplek in.

Daar ga je, de auto in met zwetende handen op weg naar je eerste potentiële klant. Uiteraard heb je je goed voorbereidt en weet je al genoeg over deze potentiële klant. Toch blijft het eerste gesprek maar afwachten hoe dat gaat verlopen. En ja hoor, gesprek verliep fantastisch en je eerste opdrachtgever is binnen. En spoedig volgt de tweede en de derde. Maar nu? Voor de ene klant heb je een agenda nodig die je moet beheren, bij de volgende werken ze met een CRM-systeem die open moet staan, en de volgende heeft een boekhoudsysteem waar je snel in moet kunnen. En dan heb je ook nog de mailboxen per klant die je open wilt hebben staan. Je switcht van de een naar de ander en al snel ben je het overzicht kwijt. Maak per klant een profiel aan op je desktop. Op het moment dat je voor die klant aan het werk gaat klik je op dat profiel en alles opent zich vanzelf. Op deze manier bewaar je de rust voor jezelf en kun je makkelijk per klant de dingen afhandelen.

Nu snap ik dat het al een beetje begint te duizelen. Al die tips en hoe werkt dat dan precies zo’n werkplek inrichten, hoe weet ik met welke tools ik moet werken? En zichtbaar zijn; hoe gaat dat precies in zijn werk? Buiten dat er nu ook een financiële administratie op je afkomt voor je bedrijf.

Deze vraag kregen wij steeds meer van startende VA’s en ook de vraag of wij hen wilden coachen bij het opzetten. Ook vragen die wij per mail krijgen van VA’s hoe wij dat nu gedaan hebben met Elle Office Support.

Om deze reden zijn wij een jaar geleden begonnen met opzetten van een Academy. Een jaar want zoiets moet je gewoon gedegen en goed neerzetten. Wij hebben trainers gevraagd voor de verschillende modules. We zijn om de tafel gaan zitten met echte Learning Professionals en hebben avond aan avond zitten brainstormen en werken aan deze Academy. Sinds 1 januari bestaat nu: Welles! Office Academy waarbij je als VA alle fijne kneepjes van het vak leert.

Wil jij dat ook? Kijk dan eens op de site van Welles! Office Academy. Wie weet helpt het jou op weg naar jouw toekomst en je eigen bedrijf als VA!

Wellicht tot snel!

Mirelle en Mariëlle