Niet meepraten, maar wel invloed hebben
In dit artikel gaat Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! in op een aspect van de rol van de secretaresse als notulist.
Als secretaresse zit je vaak in de situatie dat je luistert en het opschrijft. Dat doe je bijvoorbeeld bij de vergaderingen als je die notuleert.
Een opmerking die ik vaak krijg is het jammer is dat je niet mee kan praten. Je hebt immers veel kennis en ervaring. Dat is zo, maar helaas ben je geen onderdeel van de vergadering.
Wat kun je wel doen?
- Je kunt de vergadering voor bespreken met de voorzitter. Op dat moment komt jouw kennis en ervaring van pas. Samen maak je de agenda. Je zet daar alleen belangrijke en dringende onderwerpen op. Samen bespreek je de mogelijke uitkomsten van discussies en hoe dit af te wegen is. Als je dit nu niet doet maar wel zou willen: spreek de voorzitter erop aan en stel dit voor. Voor een voorzitter is het vaak prettig om samen het voorwerk te doen.
- Zorg dat hetgeen gezegd wordt zo duidelijk mogelijk is. Als jij niet precies begrijpt waar het over gaat zijn er vast deelnemers aan je vergadering die het ook niet begrijpen. Stel dus vragen als het je niet duidelijk is. Dit past helemaal binnen je taakomschrijving. Je moet immers begrijpelijke notulen maken, die ook voor mensen die er niet bij zijn inzicht geven in wat er besproken en besloten is. Daarom moet je de inhoud helemaal begrijpen.
- Bij het uitwerken van de notulen komt jouw kennis en ervaring weer boven. Jij hebt de onderwerpen helemaal onder de knie. Daardoor maak je snel en efficiënt de notulen.
En als notulist ben je één van de pijlers van de vergadering. Jouw taak is belangrijk. Zonder jou is er geen verslag. Zonder jou gaat alles wat gezegd wordt, verloren. Wees je bewust van die verantwoordelijkheid.
En om je te helpen bij die taak: tot maandag 6 januari zijn alle digitale cursussen en 1-uur digitale trainingen in prijs verlaagd. Je betaalt de komende 3 weken slechts 50% van de prijs. Maak er gebruik van en spijker je kennis over vergaderen bij! Meer informatie vind je hier.
Ik wens je een heel plezierig 2014 met inspirerende vergaderingen!
Carla van den Bos, Vergaderen doe je zo!
Vraag nu gratis het e-boek ’10 Tips over Besluitvorming’ aan op www.vergaderendoejezo.nl. Meer informatie: www.vergaderendoejezo.nl of 06 20809676.
Volg ons