Notuleertips voor ervaren secretaresses

Deze keer geef ik graag enkele goede adviezen voor secretaresses die beleidsvergaderingen notuleren. Vaak moeizame besprekingen en wellicht ook felle discussies die je moet samenvatten in een professioneel verslag. En dat is behoorlijk lastig, zeker als er geen concrete actiepunten of besluiten zijn.

Situatie 1

Bijna iedereen heeft een mening over het onderwerp maar er is weinig overeenstemming in wat er gezegd is. Men spreekt doorlopend door elkaar heen. Er worden steeds meer kanten van het onderwerp belicht en het lijkt dat de vraagstelling alleen maar groter wordt. Maak in dit geval een tabel met twee kolommen (links smal en rechts breder) en per spreker/deelnemer een rij. Noteer links de namen van de sprekers en hun afdeling en geef rechts een samenvatting van het gehele betoog van de betreffende persoon. De volgorde waarin zaken worden gezegd staat los van de volgorde in jouw samenvatting

Situatie 2

Er wordt een notitie besproken. Een kleine minderheid heeft grote bezwaren tegen bepaalde aspecten van de inhoud en de andere aanwezigen draaien er vooral om heen. Benoem eerst in twee/drie zinnen de belangrijkste kern van het rapport, noteer ook datum, kenmerk en eventueel versienummer van het stuk. Vermeld daarna eerst waarover men het wel met elkaar eens is en daarna de aspecten waar bezwaren tegen zijn. Bijvoorbeeld: “Iedereen is van mening dat er snel een goede oplossing moet komen met een breed draagvlak binnen de organisatie. De afdeling Personeelszaken heeft ernstige bezwaren tegen het verlengen van arbeidsovereenkomsten.”

Situatie 3

Er is een brainstorm/discussie over een onderwerp. De argumenten voor en tegen vliegen in hoog tempo en in willekeurige volgorde over tafel. Maak een tabel met twee kolommen en meerdere rijen. Noteer links in de rijen de “argumenten voor” en rechts de “argumenten tegen”. Als er een eindconclusie en/of besluit is, kun je die het handigst noteren in de onderste twee cellen die je samenvoegt.

Meer weten?

Diana Mouw-van Riel verbetert de managementondersteuning in organisaties en is eigenaar/senior trainer van opleidings- en adviesbureau Rieel. Informatie over de trainingen vind je op www.rieel.nl en/of de Facebook-pagina Rieel-secretaresses. Of volg Diana op Twitter waar zij onder de naam Diana_Rieel dagelijks verslag doet van haar belevenissen in de secretaressepraktijk.

© Het is niet toegestaan om deze column of een gedeelte daarvan openbaar te maken of te kopiëren zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de auteur, Diana Mouw-van Riel.