Nú peinzen, piekeren en plannen voor de zomer!

door Jort van Woggelum · 26 mei 2015

De zomerperiode komt er aan. Voordat het zo ver is moet er meestal nog heel wat geregeld worden op het secretariaat.

Leidinggeven vraagt om een goede afweging van alle belangen. De belangen van individuele secretaresses, het team én de gehele organisatie. Als leidinggevend secretaresse is het jouw verantwoordelijkheid de belangen en doelstellingen van de organisatie zo goed mogelijk te vertalen naar het secretariaat.

Plannen

Juist de misschien wel rustige zomerperiode moet vooraf goed geregeld worden. Wie gaat wanneer op vakantie en hoelang? Wie vervangt wie, met notuleren of hoe organiseren we de telefonische bereikbaarheid? Het zijn zaken die een goede voorbereiding nodig hebben en veel werk opleveren, voordat iedereen ook daadwerkelijk weg kan.

Een prima hulpmiddel om je zaken goed te plannen is Excel.

Goede bestandsopbouw in Excel (Excel tip!)

Als een Excel bestand goed is opgebouwd dan is het mogelijk om er veel informatie uit op te halen. Bijvoorbeeld via de functie Filter. Maar wat is nu eigenlijk een “goed opgebouwd” Excel bestand?

Begin bij het einde

Stel jezelf eerst de vraag: wat moet het bestand opleveren? Wil je als resultaat een grafiek met een specifieke tabel? Dan is het natuurlijk van belang dat je de gegevens ergens in het bestand verwerkt. Heb je liever alle gegevens flexibel, zodat je kunt filteren en je eigen tabellen of planningen kunt samenstellen? Dan zal de opbouw wellicht anders zijn. En wil je beide, dan kan dat ook. In alle gevallen begin je bij het einde. Als je weet wat de output moet zijn, bepaalt dat de input.

Houd overzicht door het aantal tabbladen waarmee je werkt te beperken

Een tabblad voor elke week van het jaar zorgt ervoor dat je het overzicht kunt kwijtraken. Maak liever op het tabblad met gegevens een extra kolom aan met daarin de datum, week, maand, of kwartaal.

Zorg ervoor dat je één tabblad hebt met daarin de invoergegevens

Als je altijd alle gegevens in één tabblad hebt staan, dan wordt het een stuk eenvoudiger om hiernaar te verwijzen. Bijvoorbeeld met formules die je nodig hebt om tabellen samen te stellen of grafieken weer te geven. Maak een tabblad met invoergegevens, één met tabellen/formules en eentje met grafieken. Op die manier minimaliseer je het aantal tabbladen en houd je een goed overzicht.

Plaats per kolom slechts één gegevensvraag.

Door in het invoertabblad per kolom niet meer dan één gegevensvraag weer te geven, wordt het een stuk eenvoudiger om met behulp van formules, aantallen te berekenen of zelf te filteren. Noteer dus in twee afzonderlijke kolommen de straatnaam en het huisnummer. Mocht het nodig zijn, dan kun je deze altijd nog samenvoegen. Splitsen is altijd lastiger.

Ik hoop dat je hierdoor je vakantieplanning efficiënt kunt regelen. Kun je zelf straks ook relaxed op vakantie.

Wil je meer informatie over Excel? Neem gerust contact met ons op.

Meteen aan de slag? Je kunt een planningsjabloon downloaden van onze website!