Ontvangst van bezoek

We hebben er dagelijks mee te maken maar zit er ook een beleid achter de ontvangst van zakelijke bezoekers? Het is namelijk best een belangrijk onderdeel van het zakenleven, het maakt tenslotte deel uit van de eerste indruk, maar wordt er ook over nagedacht?

Voor mijn werk kom ik regelmatig bij bedrijven op bezoek, dus qua ontvangst ben ik inmiddels een ervaringsdeskundige. En de ene ontvangst is de andere niet, wat het overigens juist zo leuk maakt. Van een eenvoudig welkom tot aan strenge registratie met bezoekerspasjes en al. Een streng beleid is meestal niet voor niets, en begon bij mij al een keer bij de slagboom waar mijn auto geregistreerd werd door een meneer in een hokje. Aangevuld met een uitgebreide registratie bij de receptioniste waar ik een bezoekerspas aan mijn mooie jasje moest bevestigen. Ik snap de noodzaak, maar daar gaat je outfit. Dat ik mocht plaatsnemen in de zorgvuldig ingerichte wachtkamer met luxe banken en een tv, waar rekken vol vakbladen stonden en een kopje koffie werd aangeboden maakte een hoop goed. Dat plaatsnemen doe ik trouwens nooit, opgehaald worden terwijl ik zoveel lager zit en daardoor letterlijk naar mijn gesprekspartner moet opkijken geeft mij geen prettige start. Waarom er altijd van die lage banken staan, is me een raadsel. Dus sta ik meestal te wachten tot de secretaresse me komt halen. En met een beetje geluk wandel ik door met kunst behangen gangen waar ik een kijkje achter de schermen kan nemen, want ook dat draagt bij aan die eerste indruk.

Het kan ook anders. Dat ik bijvoorbeeld zelf naar mijn gesprekspartner op zoek moet bij een bedrijf. Lopend van loods naar loods op mijn hoge hakken en met mijn aktetas onder mijn arm geklemd. Overal vragend naar de juiste persoon die ik uiteindelijk ergens op de werkplaats tref omdat er ‘een spoedje’ tussendoor was gekomen. Vervolgens zit ik met een plastic bekertje gevuld met kantinekoffie op een plastic stoeltje aan een van de kantinetafels. Dat kan ook, en hoeft qua gespreksinhoud niet te verschillen. Het is maar hoe je er zelf mee omgaat. Maar over het algemeen is de ontvangst vrijwel overal hetzelfde. Je kent het wel: ontvangst bij de receptie, opgehaald worden door de secretaresse, het gesprek voeren in een vergaderruimte waar de koffie geserveerd wordt en de suiker en melk op tafel staat.

In mijn geval is het gesprek vaak met de secretaresse, aangezien zij meestal de contactpersoon voor de zakenreizen is, en dan nemen we onderweg naar de vergaderruimte gewoon een kopje koffie mee. Herkenbaar? Of gaat het er bij jou op kantoor heel anders aan toe?* Sta er eens bij stil op welke manier de bezoeker ontvangen wordt, hoe jij gasten ontvangt. Is dat op de automatische piloot of probeer je er elke keer iets van te maken? Verplaats jezelf eens in de bezoeker, en ervaar hoe die beleving is. Zorg er vervolgens voor dat die eerste indruk positief is, en de keren daarna natuurlijk ook, want het werkt!

* Ontvang jij bezoek op een bijzondere manier? Of ben je wel eens geweldig goed of slecht ontvangen als bezoeker? Laat het me weten, want ik ben er benieuwd naar!

Met dank aan: Laura Bellai

Laura Bellai is ondernemer, moeder en echtgenote. Momenteel woont, werkt en leeft Laura met haar gezin onder de rook van Rotterdam, in de Hoeksche Waard. Na haar carrière als secretaresse, besloot ze te gaan ondernemen.

De afgelopen tien jaar stond ze aan het roer van zakenreisbureau UNIGLOBE Merk Travel en ontdekte veel raakvlakken met het secretaresse vak. Daarnaast schreef ze het managementboek ‘Rokkie, is de succesvolle zakenvrouw Rocky in een Rokkie?’ waarin Laura op luchtige wijze haar persoonlijke ervaringen met die van collega zakenvrouwen bundelt. Laura is ervaringsdeskundige op het gebied van het succesvol combineren van de rollen die de eigentijdse vrouw kan en mag combineren.

Meer informatie over Laura en over haar boek kun je vinden op www.laurabellai.nl