Op rolletjes of in de soep?

door Ingeborg · 26 maart 2013

Veel assistants die ik spreek, vinden het lastig de zorg om hun taken tijdig los te laten. Zij hebben een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Zo blijven ze collega’s reminders sturen.

Telkens weer lossen ze – soms onder gemopper – problemen van anderen op.

Voorbeelden

Stukken worden te laat en in een verkeerd format aangeleverd. Je maakt last minute de zaak toch in orde. Je laat verstek gaan bij die interessante bijeenkomst. Wél jammer! Maar de (interne) klant gaat voor, toch?
In de projectvergaderingen zal de datum voor het volgende overleg worden geprikt aan het eind van de bijeenkomst. Maar telkens redden jullie het nét niet meer. En zo ben jij degene die de volgende dag belast is met het inplannen van de nieuwe datum.
Met eindeloos herinneren via mail en voicemail lukt het je om alle input van de managers binnen te slepen. Zodat jij (pfff) je salesoverzicht tijdig voor de MT-vergadering kunt aanleveren bij de directeur.

Wat kost dit je een tijd en energie. Irritatie welt op, je vraagt je gefrustreerd af wat er aan je collega’s (of aan jou) mankeert dat men zo met je denkt te kunnen omgaan.

Je bent vast assertief genoeg om aan te geven dat het zo niet langer kan. Maar vervolgens los je het probleem toch weer op. Dat resulteert helaas in meer van hetzelfde. Je collega’s hebben snel door dat ze even door jouw gesputter heen moeten om het werk daarna toch gedaan te krijgen. Zo wordt dat verantwoordelijkheidsgevoel, een van je grootste kwaliteiten, een behoorlijke valkuil.

Misschien heb je altijd te horen gekregen dat je rekening moet houden met anderen. Terecht. De andere kant van de medaille is dat je wellicht minder hebt geleerd om aandacht te schenken aan je eigen belangen en behoeftes. Of je hoorde vaak “Flink zijn hoor!”. Dat heeft ertoe bijgedragen dat je sterk bent en bergen werk aan kunt. Verantwoordelijkheden van een ander neem je dan wel heel makkelijk van hem of haar over. En zo weet men je te vinden.

Zo’n patroon rust op een aantal pijlers. Een ervan wordt gevormd door de “moetens” in je mindset:

Ik moet dat salesoverzicht tijdig compleet hebben.
Mijn collega’s moeten mij aardig vinden.
Ik moet dit zelf kunnen oplossen.
De managers moeten zich aan de afspraken houden.
Ik moet dit takenpakket aankunnen.
Ik moet mijn behoefte aan planmatigheid maar even negeren.
Ik moet…

Bevrijd je van al die moetens door te beseffen

Ik mag stilstaan bij wat voor mij belangrijk is.
Ik mag om hulp vragen.
Ik mag loslaten wat een ander vindt, doet of laat.
Ik mag aandacht vragen voor mijn werkwijze.
Ik mag mij aan mijn planning houden.
Ik mag ‘t in de soep laten lopen.

Wat!? In de soep laten lopen? Zijn wij managementondersteuners er niet juist voor om het werk op rolletjes te laten lopen? Ja – tot op zekere hoogte. Als je telkens de ballen van collega’s in de lucht aan het houden bent, gaat het te ver.

Dus

1. Geef aan wat jij te bieden hebt, en hoe.
2. Maak helder wat je wanneer van anderen verwacht.
3. Laat deze richtlijnen morrend weer varen om vooral te voorkomen dat er iets mis loopt.
4. Baal daar stevig van en verander wat je kunt: je eigen mindset en gedrag.

a. Inventariseer je (irreële) “moetens”, en laat ze los.
b. Maak een lijst van wat mag. En geniet ervan.
c. Houd je – vooruit, met enige flexibiliteit – goedgehumeurd aan je eigen regels!

Komt die collega voor de zoveelste keer op het laatste moment aanzetten met een chaos van een offerte? Je mag vriendelijk en beslist aangeven dat je dit keer niet kunt overwerken. Je collega moet nu keelschrapend aan de klant uitleggen dat het een dagje later wordt (oeiii, in de soep!). En neemt de volgende keer de moeite de juiste offertetemplate op te duikelen en de zaken tijdig aan te leveren. Prettig idee, niet?

Heb je het salesoverzicht niet compleet? Je mag het laten bij één (1!) herinnering. De directeur heeft nu een vervelende MT-vergadering met onvolledige managementinformatie (aiii, in de soep!). Dat brengt haar/hem ertoe de managers aan te spreken op hun nalatigheid. Zo, het probleem ligt waar het hoort: bij (de aansturing van) de managers.

Natuurlijk, de manier waarop je het brengt maakt hét verschil. Daarover meer in een ander artikel. Voor nu: geef jezelf, op het juiste moment, toestemming om los te laten. En ziedaar. Anderen nemen de consequenties van hun gedrag. Het werk loopt na een poos op rolletjes, en jij doet je job ontspannen, daadkrachtig en vrolijk. Soms is daarvoor eerst die soep nodig. Wie weet smaakt ie je best!

Durf jij?